Payroll koppeling
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
Met een koppeling tussen Darwinbox en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers, salariswijzigingen en goedgekeurde uitdiensttredingen van de Nederlandse entiteit uit Darwinbox automatisch in AFAS, met de ingangsdatum die in Darwinbox staat. De salarisadministratie in Nederland typt niets meer over uit Darwinbox en vult alleen de Nederlandse loonbegrippen aan die Darwinbox niet kent.
Wat de koppeling doet
Internationale organisaties die HR wereldwijd in Darwinbox voeren en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit draaien, krijgen nieuwe Nederlandse collega's en loonsverhogingen vaak als mail of export uit het hoofdkantoor. De salarisadministratie zet die met de hand in AFAS en hoort een ingetrokken ontslag soms pas na de run.
- HR legt een nieuwe medewerker, een beloningswijziging of een vertrek vast in Darwinbox.
- KoppelHet haalt dagelijks de gewijzigde medewerkers op en houdt alleen die van de Nederlandse group company over.
- Een nieuwe medewerker komt in AFAS met persoonsgegevens, contract, functie, afdeling, rooster en salaris.
- Een nieuw basissalaris krijgt in AFAS de ingangsdatum van het component in Darwinbox.
- Pas als het vertrek in Darwinbox is goedgekeurd, zet KoppelHet de einddatum op het contract in AFAS.
Waar je op let bij Darwinbox en AFAS Profit
- Darwinbox geeft de beloning als een opbouw in componenten, en elk component heeft een eigen ingangsdatum en valuta. AFAS kent per salarisregel één bedrag in euro. KoppelHet neemt alleen het component dat als basissalaris is afgesproken en meldt een component in een andere valuta in plaats van het om te rekenen.
- Een vertrek in Darwinbox heeft de status goedgekeurd, in behandeling of ingetrokken. Alleen een goedgekeurd vertrek zet een einddatum in AFAS. Wordt een vertrek na doorzetten toch ingetrokken, dan krijgt de salarisadministratie een melding om de einddatum in AFAS weg te halen.
- Darwinbox houdt per group company het land bij. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van de Nederlandse group company naar AFAS, en bij twee Nederlandse bv's elk naar de eigen AFAS-werkgever.
- Welke velden Darwinbox via de API teruggeeft, hangt af van de dataset die Darwinbox bij de API-sleutel inricht. BSN, IBAN en het Nederlandse adres moeten daarin zitten; ontbreekt er een, dan vult de salarisadministratie het in AFAS aan en houdt KoppelHet de medewerker niet tegen.
- Wordt een aanname in Darwinbox verwijderd voordat de medewerker begint, dan staat die op de lijst met verwijderde medewerkers. KoppelHet legt die lijst naast AFAS en meldt een medewerker die daar al is aangemaakt, zodat er geen loonstrook voor iemand komt die nooit begon.
- Darwinbox kan loonstroken als pdf ontvangen, per looncyclus en met bruto, inhoudingen en netto. Als jullie dat willen, zet KoppelHet de AFAS-loonstrook na de run terug in Darwinbox, zodat Nederlandse medewerkers hem in dezelfde app vinden als hun collega's elders.
- Darwinbox geeft datums in meerdere notaties terug, zoals 07-Aug-2019 naast 07-08-2019. KoppelHet zet ze om naar de notatie die AFAS verwacht, zodat een maand en een dag niet worden verwisseld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat moeten we bij Darwinbox aanvragen?
API-toegang voor de outbound API's van Employee Core en Compensation, en een dataset met de velden die AFAS nodig heeft. Darwinbox zet dat op verzoek open; vraag het vroeg in het project aan.
Wat vult de salarisadministratie zelf in AFAS?
Cao, schaal en trede, loonheffingskorting en pensioen. Darwinbox kent die Nederlandse begrippen niet, en de koppeling overschrijft ze niet.
Wat gebeurt er met een loonsverhoging met terugwerkende kracht?
Het component in Darwinbox heeft een eigen ingangsdatum. Die komt mee naar AFAS, en AFAS verrekent het verschil in de volgende run.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox wordt gelezen via de Employee Core outbound API's (masterapi/employee met datasetKey en last_modified, getDeletedEmployees, separationDetails met separation_status, orgmasterapi/groupcompanylist) en de Compensation API componentctcbreakup (per component effective_date, currency, is_latest; filter group_company). Authenticatie met basic auth plus api_key per endpoint, of OAuth 2.0 met client credentials. API-toegang zet Darwinbox alleen op verzoek open.
- Loonstroken terug via Payrollapi/AddComponentPayslip (pdf als base64, period als paycycle-code, gross, deduction, net).
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee, met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary en AfasBankInfo.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Medewerker (EmId) of vrij veld | Vaste sleutel tussen beide systemen |
first_name, middle_name, last_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
date_of_birth | Geboortedatum | |
date_of_joining | Begindatum contract (DaBe) | Datumnotatie omzetten |
designation_name | Functie (FuId) | Via een vertaaltabel |
department_name | Organisatorische eenheid (DpId) | Via een vertaaltabel |
cost_center | Kostenplaats | |
ctc_break_up: component basissalaris (value, effective_date) | Salaris (EmSa) met ingangsdatum | Welk component het basissalaris is, leggen we per klant vast |
Contract Termination Date (separation_status Approved) | Einddatum contract (DaEn) |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding
Darwinbox → DATEV
Darwinbox DATEV koppeling: Duitse medewerkers, beloning en uitdiensttreding uit Darwinbox naar het DATEV-loonprogramma