Identity en access management
Darwinbox Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Darwinbox, met het adres terug in Darwinbox
Met een koppeling tussen Darwinbox en Microsoft Entra ID krijgt een nieuwe medewerker uit Darwinbox automatisch een Microsoft-account met afdeling, functie en leidinggevende, en wordt het account geblokkeerd na de goedgekeurde laatste werkdag. KoppelHet zet daarbij het nieuwe werkadres terug in Darwinbox, zodat de medewerker met zijn Microsoft-account ook in Darwinbox zelf kan inloggen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Darwinbox als HR-platform en Microsoft 365 als werkomgeving loggen vaak via Entra ID in op Darwinbox, maar maken de Microsoft-accounts nog met de hand aan. Het adres in Darwinbox wijkt dan af van de Microsoft-inlognaam, waardoor single sign-on voor nieuwe collega's mislukt, en vertrekkers blijven actief tot IT het hoort.
- Darwinbox zet API-toegang aan en richt een dataset in met de velden die de koppeling mag lezen.
- KoppelHet leest de medewerkers die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, plus nieuwe medewerkers op hun activatiedatum.
- Een nieuwe medewerker krijgt een Microsoft-account; KoppelHet zet het werkadres terug in Darwinbox.
- Bij een goedgekeurd vertrek zet KoppelHet de vertrekdatum in Entra ID en blokkeert het account na de laatste werkdag.
- Een aanname die in Darwinbox wordt verwijderd voor de start, ruimt KoppelHet op in Entra ID.
Terug: Het werkadres uit Entra ID komt als e-mailadres van de medewerker in Darwinbox.
Waar je op let bij Darwinbox en Microsoft Entra ID
- Microsoft beschrijft single sign-on naar Darwinbox, gestart vanuit Darwinbox, en zegt dat de gebruiker daarvoor al in Darwinbox moet bestaan en geactiveerd moet zijn. KoppelHet zet daarom het nieuwe Microsoft-adres via de API terug in Darwinbox, zodat inloggen op de eerste werkdag werkt.
- Met dezelfde Darwinbox-aanroep die het e-mailadres zet, kan een medewerker die nog in afwachting staat ook worden geactiveerd en een datum in dienst krijgen. KoppelHet gebruikt alleen het adres; activeren blijft een beslissing van HR in Darwinbox.
- Darwinbox kan medewerkers ophalen op hun activatiedatum. KoppelHet gebruikt dat om een nieuwe collega op de dag van activatie een account te geven, ook als de rest van zijn gegevens niet is gewijzigd.
- Een vertrek in Darwinbox is goedgekeurd, in behandeling of ingetrokken. Alleen een goedgekeurd vertrek zet de vertrekdatum in Entra ID, zodat de offboarding-workflows van Microsoft op die datum starten. Wordt het vertrek ingetrokken, dan haalt KoppelHet de datum weer weg.
- Darwinbox houdt de leidinggevende bij als historie met een begin- en einddatum per periode. KoppelHet neemt de regel die vandaag geldt, zodat een tijdelijke leidinggevende uit een oude periode niet als manager in Entra ID blijft staan.
- Darwinbox houdt een lijst bij van verwijderde aannames, met datum en reden van verwijderen. Is daar al een Microsoft-account voor gemaakt, dan blokkeert KoppelHet het en meldt het aan IT, zodat er geen actief account blijft voor iemand die nooit begon.
- Darwinbox wordt gebruikt door grote organisaties met veel group companies. Alleen medewerkers van de group companies die bij deze Microsoft-omgeving horen krijgen een account; collega's van andere entiteiten slaat KoppelHet over.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat moet Darwinbox aan zijn kant regelen?
API-toegang en een dataset met de velden voor de koppeling. Darwinbox zet dat alleen op verzoek aan, dus vraag het vroeg in het project aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de Employee Core API's met basic auth plus api_key per endpoint, of OAuth 2.0: masterapi/employee met datasetKey en last_modified of date_of_activation, orgmasterapi/employeeManager (From, To), UpdateEmployeeDetails/separationDetails (separation_status Approved, Pending of Revoked), UpdateEmployeeDetails/getDeletedEmployees en terugschrijven met UpdateEmployeeDetails/update (email_id, optioneel activate en date_of_joining). API-toegang alleen op aanvraag bij Darwinbox.
- Naar Entra ID via Microsoft Graph (user, manager) of via API-driven inbound provisioning (/bulkUpload met SCIM; Entra ID P1 of hoger; maximaal 40 aanroepen per 5 seconden en 2.000 per etmaal met P1/P2, tot 50 bewerkingen per aanroep). employeeLeaveDateTime voor de offboarding-workflows.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | employeeId | In Entra ID maximaal 16 tekens |
first_name, last_name | givenName, surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
designation | jobTitle | |
department | department | |
group company | companyName | |
Leidinggevende (manager-historie) | manager | |
date_of_joining | employeeHireDate | |
Goedgekeurde laatste werkdag (separation) | employeeLeaveDateTime en accountEnabled |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding