Payroll koppeling
Darwinbox Loket koppeling: aannames, beloning en goedgekeurde vertrekken van de Nederlandse bv in Loket
Met een koppeling tussen Darwinbox en Loket komt een nieuwe medewerker van de Nederlandse group company uit Darwinbox als conceptwerknemer in Loket, en gaan loon, vaste toeslagen, eenmalige betalingen en een goedgekeurd vertrek met hun ingangsdatum naar het dienstverband. Het salarisbureau vult in Loket alleen de Nederlandse loongegevens aan, en een ingetrokken ontslag in Darwinbox zet het dienstverband in Loket weer actief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor alle landen in Darwinbox hebben en de Nederlandse bv laten verlonen in Loket, sturen het salarisbureau elke maand een overzicht met nieuwe mensen, verhogingen en vertrekkers. Darwinbox rekent vaak in jaarbedragen en kent ontslagen die later weer worden ingetrokken; dat levert in Loket handwerk en correcties achteraf op.
- KoppelHet haalt elke nacht de Darwinbox-medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn geactiveerd of gewijzigd, en houdt alleen die van de Nederlandse group companies over.
- Een nieuwe medewerker wordt een conceptwerknemer bij de juiste werkgever in Loket; de checklist voor nieuwe medewerkers start daar.
- Het salarisbureau vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om naar een werknemer.
- Beloningswijzigingen en extra betalingen gaan met hun ingangsdatum naar het dienstverband in Loket.
- Een goedgekeurd vertrek beëindigt het dienstverband; wordt het vertrek in Darwinbox ingetrokken, dan draait KoppelHet de beëindiging in Loket terug.
Waar je op let bij Darwinbox en Loket
- Een vertrek in Darwinbox heeft de status Approved, Pending of Revoked. KoppelHet zet de einddatum in Loket pas bij Approved. Wordt een goedgekeurd ontslag later ingetrokken, dan gebruikt KoppelHet de functie van Loket om de uitdienstmelding terug te draaien, zodat het dienstverband weer actief is zonder dat het salarisbureau het met de hand herstelt.
- Extra betalingen in Darwinbox hebben een frequentie, zoals eenmalig of wekelijks, en eventueel een stopdatum. Een eenmalige betaling komt in Loket in de periodegegevens van de periode waarin de betaaldatum valt. Een terugkerende betaling wordt een vaste looncomponent die stopt op de stopdatum uit Darwinbox.
- Darwinbox en de extra betalingen kennen een valuta per bedrag. Loket rekent in euro. Een component in een andere valuta houdt KoppelHet tegen met een melding aan HR, in plaats van een omgerekend bedrag in de loonrun te zetten.
- Darwinbox levert de wijzigingshistorie met een ingangsdatum per wijziging. Loket accepteert een nieuwe regel voor arbeidstijd alleen met een begindatum na de vorige regel en sluit die vorige zelf af. KoppelHet zet wijzigingen daarom op volgorde van ingangsdatum door; een correctie die vóór de laatste Loket-regel terug gaat, wordt een taak voor het salarisbureau.
- Darwinbox heeft voornaam, tweede naam en achternaam. Nederlandse voorvoegsels als van der staan daar in de achternaam of de tweede naam, terwijl Loket een eigen veld voor het voorvoegsel heeft dat de aanhef en de loonstrook bepaalt. KoppelHet haalt bekende voorvoegsels los en het salarisbureau ziet dat bij het omzetten van het concept.
- Darwinbox kan loonstroken van een externe payroll ontvangen. De API van Loket levert loonstroken echter alleen aan de eigen Loket-applicatie, niet aan externe partijen. Nederlandse medewerkers halen hun loonstrook daarom in werknemerloket; KoppelHet belooft geen loonstrook terug naar Darwinbox.
- Nieuwe mensen vindt KoppelHet via de activatiedatum in Darwinbox, los van andere wijzigingen. Zo komt een aanname die op de eerste werkdag pas wordt geactiveerd toch als concept in Loket, en wacht de checklist van Loket niet op een andere wijziging aan dezelfde medewerker.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de loonstrook uit Loket terug naar Darwinbox?
Niet via de API: Loket stelt loonstroken alleen beschikbaar in de eigen applicatie. Medewerkers vinden hun loonstrook in werknemerloket.
Wat gebeurt er als een ontslag in Darwinbox wordt ingetrokken?
Stond de einddatum al in Loket, dan draait KoppelHet de uitdienstmelding terug. Stond die er nog niet, dan gebeurt er niets in Loket.
Gaan verlofsaldi ook naar Loket?
Niet in de eerste versie. Verlof uit Darwinbox naar Loket kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de REST API met API-key en datasetKey - masterapi/employee met last_modified of date_of_activation, UpdateEmployeeDetails/employeehistory met filter_on_effective_date, UpdateEmployeeDetails/separationDetails (employee_ids en separation_status verplicht), payrollapi/componentctcbreakup en payrollapi/componentextrapayments (payment_frequency, payment_date, stopped_date, payment_currency, filter group_company). Datums als dd-mm-jjjj.
- Loket via de REST API met OAuth - POST conceptemployees per werkgever, InitiateNewHireChecklist, wages en workinghours per dienstverband (ketenvalidatie op begindatum), benefitsanddeductions, PATCH payrollperioddata, PATCH terminate (endDate is de laatste dag, endOfEmploymentDueToIllness verplicht bij een einddatum) en PATCH reinstate. GetPayslipsByEmploymentIdAndPayrollRunId is alleen beschikbaar voor de Loket-applicatie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Personeelsnummer | Vaste sleutel tussen beide systemen |
first_name, middle_name, last_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsels als van of de apart gezet |
date_of_birth | Geboortedatum | |
group_company_name | Werkgever | Vertaaltabel, één werkgever per Nederlandse bv |
date_of_joining | Begindatum dienstverband | |
componentctcbreakup (basiscomponent) | Bruto loon per periode met begindatum | |
componentextrapayments (One-Time) | Periodegegevens in de periode van payment_date | |
componentextrapayments (terugkerend) | Vaste looncomponent met einddatum | |
separationDetails (Approved) | Einde dienstverband (laatste dag) |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding