Payroll koppeling
Darwinbox Nmbrs koppeling: HR-mutaties van de Nederlandse bv uit Darwinbox naar Nmbrs
Met een koppeling tussen Darwinbox en Nmbrs komen nieuwe medewerkers, salaris- en functiewijzigingen en goedgekeurde vertrekken van de Nederlandse bv uit Darwinbox vanzelf in het juiste Nmbrs-bedrijf. Het administratiekantoor of de eigen salarisadministratie werkt in Nmbrs met de gegevens en ingangsdatums uit Darwinbox, en de loonstrook kan terug naar Darwinbox.
Wat de koppeling doet
Wie HR voor de hele groep in Darwinbox heeft en de Nederlandse bv laat verlonen in Nmbrs, vaak door een administratiekantoor, stuurt elke maand een lijst met mutaties. Het kantoor vraagt na over ingangsdatums en valuta, en Nederlandse medewerkers halen hun loonstrook uit een ander portaal dan collega's elders.
- HR legt de wijziging vast in Darwinbox.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op en kijkt bij welke Nederlandse group company ze horen.
- De medewerker komt in het Nmbrs-bedrijf van die group company, met dienstverband, functie en salaris vanaf de ingangsdatum.
- Vóór de aanleverdatum controleert KoppelHet of alle wijzigingen zijn verwerkt en meldt wat niet door kon.
- Na de run kan KoppelHet de loonstrook uit Nmbrs in Darwinbox zetten.
Waar je op let bij Darwinbox en Nmbrs
- Bij meerdere Nederlandse bv's is elke group company in Darwinbox een eigen bedrijf in Nmbrs. KoppelHet legt die paren vast en filtert de beloning per group company, zodat een verhoging in de ene bv niet in het verkeerde Nmbrs-bedrijf belandt.
- Darwinbox kan een beloningscomponent als jaar- en als periodebedrag geven, met eigen valuta. Nmbrs rekent met een salaris per periode in euro. KoppelHet neemt het bedrag dat bij de Nmbrs-periode past en houdt een component in een vreemde valuta tegen met een melding.
- Een salaris in Nmbrs geldt vanaf een periode, terwijl Darwinbox een ingangsdatum per dag heeft. Valt die datum midden in de maand, dan zet KoppelHet de verhoging in de periode waarin de datum valt en meldt de salarisadministratie dat er een gebroken maand is.
- Darwinbox geeft een vertrek pas vrij met de lijst van medewerkers waar je naar vraagt. KoppelHet vraagt daarom voor elke Nederlandse medewerker de vertrekgegevens op en zet alleen een goedgekeurde einddatum in Nmbrs.
- Nmbrs-loonstroken kunnen als pdf naar Darwinbox, dat per looncyclus een loonstrook met bruto, inhoudingen en netto aanneemt, ook voor een extra run buiten de cyclus. Zo staan Nederlandse loonstroken op dezelfde plek als die van collega's in andere landen.
- Het administratiekantoor geeft de koppeling in Nmbrs alleen toegang tot de bedrijven van jullie groep. Andere klanten van het kantoor blijven buiten beeld, en Nederlandse loonbegrippen als loonheffingskorting en pensioen blijven bij het kantoor.
- Nieuwe Nmbrs-koppelingen bouwen we op de REST API, omdat Nmbrs de SOAP API per 1 maart 2027 stopt. Een overstap later in het jaar is dan niet nodig.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben twee Nederlandse bv's. Werkt dat?
Ja. Per group company in Darwinbox leggen we vast in welk Nmbrs-bedrijf de medewerkers komen.
Moet het administratiekantoor iets regelen?
Een koppeling in Nmbrs met toegang tot alleen jullie bedrijven. Cao, loonheffingskorting en pensioen blijven bij het kantoor.
Moet de loonstrook terug naar Darwinbox?
Nee, dat is een keuze. Standaard loopt deze koppeling van Darwinbox naar Nmbrs; de loonstrook terug kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via masterapi/employee met last_modified, orgmasterapi/groupcompanylist, separationDetails (employee_ids verplicht, separation_status Approved) en componentctcbreakup (annual_value, value, currency, effective_date, filter group_company). Loonstroken terug via Payrollapi/AddComponentPayslip met type_of_document leeg of off cycle payslip.
- Nmbrs via de REST API met OAuth 2.0 op werkgeversniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Personeelsnummer | |
first_name, middle_name, last_name | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
date_of_birth | Geboortedatum | |
group_company_name | Nmbrs-bedrijf | Vertaaltabel, één Nmbrs-bedrijf per Nederlandse bv |
date_of_joining | Datum in dienst | |
designation_name | Functie | Via een vertaaltabel |
ctc_break_up: basiscomponent | Salaris met ingangsperiode | Maandbedrag uit value of annual_value |
Contract Termination Date (Approved) | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding