HR naar ITSM
Darwinbox TOPdesk koppeling: collega's en tickets voor de Nederlandse vestigingen
Met een koppeling tussen Darwinbox en TOPdesk staan medewerkers van de Nederlandse entiteiten uit Darwinbox als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een melding bij elke nieuwe collega en elk goedgekeurd vertrek. Een vertrek dat in Darwinbox wordt ingetrokken of een aanname die wordt verwijderd, komt ook als melding bij de servicedesk, zodat er geen laptop of account voor niets wordt geregeld.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Darwinbox als wereldwijd HR-systeem gebruiken en TOPdesk voor IT en facilitair in Nederland, krijgen nieuwe collega's en vertrekkers vaak via e-mail van HR door. Wordt een vertrek later ingetrokken, dan hoort de servicedesk dat pas als de laptop al is ingenomen.
- HR legt een nieuwe collega vast en activeert die in Darwinbox, zoals nu.
- KoppelHet haalt de wijzigingen op en neemt alleen medewerkers van de Nederlandse entiteiten mee.
- De medewerker komt als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en de leidinggevende die vandaag geldt.
- De servicedesk krijgt een onboardingmelding met startdatum, functie en afdeling bij de behandelaarsgroep van de vestiging.
- Is een vertrek goedgekeurd, dan komt een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. Na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
Waar je op let bij Darwinbox en TOPdesk
- Een vertrek in Darwinbox heeft de status goedgekeurd, in behandeling of ingetrokken. Alleen een goedgekeurd vertrek levert een offboardingmelding op. Een vertrek in behandeling wacht, zodat de servicedesk niet begint aan iets wat HR nog kan afwijzen.
- Trekt HR een al goedgekeurd vertrek in, dan ziet KoppelHet dat bij de dagelijkse controle. De servicedesk krijgt een melding bij de bestaande offboardingmelding, zodat pas, laptop en account blijven waar ze zijn.
- Darwinbox houdt een lijst bij van aannames die zijn verwijderd voordat iemand begon, met de geplande startdatum en de reden. Staat er voor zo'n aanname al een onboardingmelding open in TOPdesk, dan meldt KoppelHet dat aan de servicedesk en maakt geen persoon aan.
- Darwinbox kan medewerkers ophalen op hun activatiedatum. KoppelHet gebruikt dat om een nieuwe collega op de dag van activatie als persoon in TOPdesk te zetten, ook als er verder niets aan zijn gegevens is veranderd.
- Vestigingen staan in Darwinbox als kantoorlocaties met entiteit, plaats en land. KoppelHet zet alleen de locaties van de Nederlandse entiteiten als vestiging in TOPdesk, zodat de servicedesk niet tientallen buitenlandse kantoren in de keuzelijst krijgt.
- Darwinbox bewaart de leidinggevende als historie, met een begin- en einddatum per periode. TOPdesk kent één leidinggevende per persoon. KoppelHet kiest de periode die vandaag loopt, zodat een waarnemer van vorig jaar niet als leidinggevende in TOPdesk blijft staan.
- Afdelingen in Darwinbox hebben een code, een moederentiteit en een status. Een afdeling die in Darwinbox niet meer actief is, krijgt in TOPdesk geen nieuwe personen meer, en KoppelHet meldt wie er nog op staat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding en een week voor de laatste werkdag van een goedgekeurd vertrek een offboardingmelding. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit jullie TOPdesk-sjabloon.
Komen collega's uit andere landen ook in TOPdesk?
Nee, alleen medewerkers van de entiteiten die bij deze TOPdesk horen. Welke dat zijn, leggen we bij de start vast.
Wat moet Darwinbox aan zijn kant regelen?
API-toegang en een dataset met de velden voor deze koppeling. Darwinbox zet dat alleen op aanvraag aan; vraag het aan het begin van het project aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de Employee Core API's (basic auth plus api_key per endpoint): masterapi/employee met datasetKey en last_modified of date_of_activation, orgmasterapi/departmentlist (department_code, parent_company_id, status), orgmasterapi/officelocationlist (company_name, city, country), UpdateEmployeeDetails/separationDetails (separation_status Approved, Pending of Revoked; Requested last day, Proposed Last Day, Date of Approval) en UpdateEmployeeDetails/getDeletedEmployees (Date of Joining, Deleted Reason). API-toegang en dataset alleen op aanvraag bij Darwinbox.
- Naar TOPdesk via de REST API met een applicatiewachtwoord van een operator: personen, vestigingen en afdelingen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren via /tas/api/persons/id/{id}/archive), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, operatorGroup, targetDate, externalNumber) of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | employeeNumber | TOPdesk accepteert maximaal 20 tekens |
Voornaam en achternaam (dataset) | firstName en surName | |
email | email | |
Designation | jobTitle | |
department_code en department_name | department | |
Office location (city, country) | branch | |
Manager met From en To | manager | De regel die vandaag geldt |
Date of joining | targetDate en briefDescription van de onboardingmelding | |
Laatste dag van een goedgekeurd vertrek | Offboardingmelding en archiveren |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding