DyVerlof, verzuim en uren
Dayforce Dyflexis koppeling: werktoewijzingen en weekuren automatisch in de planning
Met een koppeling tussen Dayforce en Dyflexis komen medewerkers van de vestigingen die in Dyflexis roosteren automatisch uit Dayforce in de planning, met een contract per werktoewijzing, de vestiging uit de locatie en de normale weekuren. Indiensttredingen en vertrek die HR in Dayforce vooruit invoert, staan op tijd in Dyflexis.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Dayforce voeren en hun Nederlandse of Belgische vestigingen in Dyflexis laten roosteren, voeren elke nieuwe medewerker opnieuw in Dyflexis in. Een vertrek dat in Dayforce al weken vaststaat, komt in de planning vaak pas na de laatste werkdag.
- HR voert in Dayforce een indiensttreding of wijziging in, ook met een latere ingangsdatum.
- KoppelHet vraagt de gewijzigde medewerkers op voor de organisatie-eenheden die in Dyflexis plannen.
- Per werktoewijzing komt een contract in Dyflexis, met vestiging, contracttype en weekuren.
- Een beheerder koppelt een nieuwe medewerker eenmalig aan een Dyflexis-medewerker.
- Bij vertrek sluit het contract op de einddatum uit Dayforce.
Waar je op let bij Dayforce en Dyflexis
- Dayforce legt de normale weekuren vast op de dienstverbandstatus, niet op de werktoewijzing. Een medewerker met twee werktoewijzingen heeft dus één urenaantal. KoppelHet zet de uren op het contract van de primaire toewijzing; het tweede contract krijgt de uren uit een afspraak per vestiging.
- Een dienstverbandstatus in Dayforce heeft een betaalsoort, uurloner of vast salaris, en een klasse zoals voltijd of deeltijd. Dyflexis-contracttypes bepalen of iemand vaste uren heeft of oproepbaar is. KoppelHet vertaalt die combinatie, zodat een oproepkracht niet met een vast weekrooster in de planning staat.
- Dayforce geeft gegevens standaard terug zoals ze vandaag gelden. Met een datumbereik geeft de API ook toekomstige regels. KoppelHet vraagt die op, zodat een overplaatsing per volgende maand al als nieuw contract met die startdatum in Dyflexis staat.
- Indiensttredingen en vertrek staan in Dayforce vaak weken vooruit. KoppelHet zoekt daar apart op datum in en uit dienst, en niet alleen op wijzigingsdatum, zodat een vertrek tijdig in Dyflexis het contract afsluit en er na de laatste dag geen diensten meer worden gepland.
- Dayforce geeft een veld alleen terug als het een waarde heeft en de rol van de API-gebruiker er rechten op heeft. Ontbreken locatie of weekuren, dan stuurt KoppelHet geen half contract naar Dyflexis maar een melding naar HR.
- Een werktoewijzing in Dayforce heeft ook een FTE. Dyflexis vraagt naast uren het gemiddeld aantal dagen per week. KoppelHet leidt de dagen af uit een tabel per vestiging en contracttype, omdat de FTE alleen de omvang geeft en niet over hoeveel dagen die verdeeld is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de uren uit Dyflexis terug naar Dayforce?
Niet in deze koppeling. Uren voor de Nederlandse salarisverwerking zijn een aparte stroom die kan later als uitbreiding.
Gaat het loon mee naar Dyflexis?
Standaard niet. Loonkosten in de planning met uurlonen uit Dayforce kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees) met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate, filterHireStartDate, filterTerminationStartDate en orgUnitXRefCode. Details per XRefCode met Expand=EmploymentStatuses,WorkAssignments (NormalWeeklyHours, PayType, PayClass, Location, IsPrimary, FTE, EffectiveStart, EffectiveEnd) en ContextDateRangeFrom en ContextDateRangeTo. Rolfunctie RESTful Services > Employee vereist.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days); upserts met scope external_employees.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employeeReference en personnelNumber | |
FirstName en LastName | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
WorkAssignments.Position.XRefCode en EffectiveStart | contractReference | |
WorkAssignments.Location | office | Via een vertaaltabel |
EmploymentStatuses.NormalWeeklyHours | hours | |
PayType en PayClass | type | Uurloner of vast, voltijd of deeltijd |
Werkpatroon of tabel | days | |
Legal entity of org unit | employerReferenceId | |
HireDate en TerminationDate | employmentStart en employmentEnd |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum