HR naar ERP
Dayforce Exact Online koppeling: kostenplaatsen en een werklijst voor nieuwe en vertrekkende medewerkers
Met een koppeling tussen Dayforce en Exact Online krijgt finance in Exact elke dag een werklijst met de Nederlandse indiensttredingen, overplaatsingen en vertrekkers uit Dayforce, en komen nieuwe kostenplaatsen automatisch in de juiste Exact-administratie. Medewerkers zelf schrijft KoppelHet niet in Exact, omdat de Exact-API dat niet toestaat; de werklijst en een dagelijkse vergelijking zorgen dat niets wordt gemist.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel in Dayforce plannen en betalen en de Nederlandse boekhouding in Exact Online voeren, houden medewerkers en kostenplaatsen in Exact met de hand bij. Een nieuwe vestiging of een overplaatsing staat dan al weken in Dayforce voordat uren en kosten in Exact goed vallen.
- KoppelHet vraagt dagelijks de gewijzigde medewerkers op Nederlandse locaties op in Dayforce, met werkplek, organisatie en dienstverband.
- Een nieuwe grootboekcode op een werkplek wordt een kostenplaats in de Exact-administratie van die locatie.
- Nieuwe medewerkers, overplaatsingen en vertrekkers komen met datum op de werklijst voor finance.
- Finance verwerkt de werklijst in Exact.
- De dagelijkse vergelijking zet verschillen tussen Dayforce en Exact opnieuw op de lijst tot ze zijn opgelost.
Waar je op let bij Dayforce en Exact Online
- Exact Online laat medewerkers, dienstverbanden en afdelingen via de REST API alleen lezen. Kostenplaatsen kan de API wel aanmaken. KoppelHet schrijft daarom alleen kostenplaatsen en zet nieuwe en vertrekkende medewerkers uit Dayforce op een werklijst.
- Dayforce bewaart werkplek en dienstverband met een begin- en einddatum, en geeft standaard de stand van vandaag. KoppelHet vraagt ook een periode vooruit op, zodat een indiensttreding van volgende maand al op de werklijst staat voordat de eerste uren in Exact komen.
- Een medewerker kan in Dayforce meerdere werkplekken hebben, waarvan één de primaire is. In Exact hoort een medewerker bij één afdeling met één kostenplaats. KoppelHet gebruikt de primaire werkplek en meldt extra werkplekken op de werklijst.
- Dayforce kan de loonkosten van een medewerker over meerdere grootboekcodes verdelen. Exact Online kent per medewerker geen verdeling over kostenplaatsen. Zo'n verdeling blijft in Dayforce en komt als opmerking op de werklijst, zodat finance weet waarom uren en loonkosten verschillen.
- Dayforce laat een veld weg als het leeg is, en ook als de rol van de koppeling er geen recht op heeft. KoppelHet controleert daarom per run of werkplek en dienstverband zijn meegekomen, voordat een ontbrekende waarde als verschil op de werklijst komt.
- In Exact moet een leidinggevende een gebruiker in dezelfde administratie zijn. Een leidinggevende uit Dayforce die in een ander land werkt, komt daarom als opmerking op de werklijst, zodat finance een goedkeurder in Nederland kiest.
- De code van een kostenplaats kan in Exact alleen met de hercodeerfunctie veranderen. Krijgt een organisatie-eenheid in Dayforce een nieuwe grootboekcode, dan maakt KoppelHet geen tweede kostenplaats aan maar meldt de hercodering aan finance.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom zet de koppeling medewerkers niet zelf in Exact?
De REST API van Exact Online kan medewerkers alleen lezen. Daarom maakt KoppelHet een werklijst en controleert het dagelijks of Exact en Dayforce overeenkomen.
Gaat het loonjournaal uit Dayforce ook naar Exact?
Niet in deze koppeling. Dat kan later als uitbreiding, als jullie het Nederlandse loon in Dayforce draaien.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees/{XRefCode}) met expand op WorkAssignments (Position met Department, Location, LedgerCode, IsPrimary, EffectiveStart, EffectiveEnd), EmploymentStatuses, EmployeeManagers en GLSplits, met ContextDateRangeFrom en ContextDateRangeTo voor toekomstige records. Velden komen alleen terug met field-level access in de rol van de API-gebruiker; lege velden ontbreken in het antwoord.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters met GET, POST, PUT en DELETE (Code en Description verplicht, EndDate als einddatum, code alleen te wijzigen via hercoderen). payroll/Employees (Manager in dezelfde division, geen ondergeschikte), payroll/EmploymentOrganizations en hrm/Departments zijn alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode van de medewerker | Code van de medewerker in Exact (vergelijking) | Alleen lezen in Exact |
WorkAssignments: LedgerCode | Costcenters: Code | Per klant bevestigen of dit de kostenplaats is |
Omschrijving van de organisatie-eenheid | Costcenters: Description | |
WorkAssignments: Position.Department | Afdeling op de werklijst | |
EmploymentStatuses: EffectiveStart | Startdatum op de werklijst | |
EmploymentStatuses: EffectiveEnd of beëindigde status | Einddatum op de werklijst | |
EmployeeManagers | Leidinggevende op de werklijst | Moet in Exact een gebruiker in dezelfde administratie zijn |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum