HR naar ITSM
Dayforce Freshservice koppeling: aanvragers uit Dayforce en verzoeken bij aanname, extra werkplek en vertrek
Met een koppeling tussen Dayforce en Freshservice wordt elke medewerker uit Dayforce een aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie, functie en leidinggevende zoals die op de startdatum gelden, en zet een aanname of vertrek een onboarding- of offboardingverzoek klaar. Freshworks heeft zelf een Dayforce-connector voor deze stappen; KoppelHet komt erbij als een extra werkplek een eigen verzoek moet geven, als alleen bepaalde locaties in de servicedesk horen, of als jullie Freshservice-abonnement de connector niet bevat.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Dayforce als HR- en payrollsysteem en Freshservice als servicedesk werken vaak met veel locaties en medewerkers die tussen vestigingen wisselen. IT hoort een aanname dan via een mail van de vestigingsmanager, en een medewerker die op een tweede locatie gaat werken, krijgt daar geen pas of toegang tot iemand erom vraagt.
- HR legt een aanname vast in Dayforce, met een startdatum in de toekomst.
- KoppelHet vraagt de medewerker op zoals hij er op de startdatum uitziet, met werkplek, organisatie-eenheid en leidinggevende.
- De leidinggevende wordt eerst aanvrager als hij dat nog niet is, daarna de nieuwe medewerker.
- Het onboardingverzoek gaat in namens de leidinggevende; een extra werkplek op een andere locatie geeft een wijzigingsverzoek.
- Bij uitdiensttreding volgt een offboardingverzoek, en na de einddatum wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Dayforce en Freshservice
- De Dayforce-connector van Freshworks heeft recepten voor het bijwerken van medewerkers, onboarding, offboarding en een geplande historische synchronisatie. Hij is volgens Freshworks alleen beschikbaar voor Pro en Enterprise, en Freshworks rekent af op uitgevoerde taken.
- De connector vraagt bij het instellen één Dayforce-tijdzone voor de hele omgeving. Werken medewerkers in meerdere tijdzones, dan rekent KoppelHet per locatie, zodat een startdatum in een andere tijdzone niet een dag verschuift.
- Dayforce bewaart werkplek, organisatie en leidinggevende met begin- en einddatums. KoppelHet vraagt de medewerker op met de startdatum als peildatum, zodat het onboardingverzoek de afdeling en locatie bevat waar de nieuwe collega echt begint.
- Een extra werkplek op een andere locatie is in Dayforce een nieuwe work assignment, geen nieuwe medewerker. KoppelHet maakt daarvan een wijzigingsverzoek in Freshservice voor pas en toegang op die locatie, in plaats van een tweede onboarding.
- Dayforce geeft een veld alleen terug als de rol van de API-gebruiker er rechten op heeft. Ontbreekt de leidinggevende of het werkadres, dan meldt KoppelHet dat als rechtenkwestie in plaats van een aanvrager zonder leidinggevende aan te maken.
- In Freshservice moet de leidinggevende al aanvrager zijn voordat hij aan een medewerker kan worden gekoppeld. KoppelHet verwerkt managers daarom altijd eerst, ook als een vestigingsmanager tegelijk met zijn team begint.
- Dayforce bevat vaak medewerkers uit meerdere landen en bedrijven. KoppelHet neemt alleen de locaties mee die bij deze Freshservice-omgeving horen, zodat aanvragers en verzoeken niet bij de verkeerde servicedesk binnenkomen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt elke seizoenskracht een onboardingverzoek?
Dat spreken we per soort dienstverband af. Zonder verzoek komen ze wel als aanvrager in Freshservice.
Welke rechten heeft KoppelHet in Dayforce?
Alleen lezen, op de velden die de servicedesk nodig heeft. Salaris en loongegevens vallen buiten de rol.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API met de clientnaam in de API-URL. Gewijzigde medewerkers via de filters op wijzigingsdatum van het Employees-endpoint; details met expand voor WorkAssignments, OrgUnitInfos, Locations, EmployeeManagers en Contacts, met contextDate voor de stand op de ingangsdatum. Velden alleen bij field-level access in de rol van de API-gebruiker.
- Freshservice via de API v2: requesters (department_ids, location_id, reporting_manager_id, custom_fields; deactiveren na vertrek), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id, en een serviceverzoek uit de catalogus voor een extra werkplek. De API-key moet aan staan en van een beheerder zijn.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode van de medewerker | Eigen aanvragersveld | Vaste sleutel, los van het werkadres |
FirstName en LastName | first_name en last_name | |
Werk-e-mail (Contacts) | primary_email | |
Functie van de primaire werkplek | job_title | |
Organisatie-eenheid (OrgUnitInfos) | department_ids | |
Locatie (Locations) | location_id | |
EmployeeManagers | reporting_manager_id en initiator_id | |
Nieuwe WorkAssignment op een andere locatie | Wijzigingsverzoek (serviceverzoek uit de catalogus) |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum