Identity en access management
Dayforce koppelen met Google Workspace: Google-accounts die het dienstverband volgen
Met een koppeling tussen Dayforce en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker in Dayforce een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn locatie, met functie, afdeling en leidinggevende, en wordt het account geschorst na de laatste werkdag. Na een vaste termijn gaan de bestanden naar de leidinggevende en verdwijnt het account, zodat vertrekkers geen licentie blijven kosten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Dayforce beheren en met Google Workspace werken, maken accounts met de hand aan. Met veel seizoenswerk schorst IT vertrekkers wel, maar verwijdert ze zelden, waardoor het aantal betaalde licenties blijft oplopen.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Dayforce op een Nederlandse locatie.
- KoppelHet maakt het Google-account aan volgens jullie naamgevingsregels, in de organisatie-eenheid van de locatie, met functie, afdeling en leidinggevende.
- Wisselt iemand van locatie, dan verhuist het account op de ingangsdatum naar de nieuwe organisatie-eenheid en wisselen de groepen mee.
- Na de laatste werkdag schorst KoppelHet het account.
- Na de afgesproken termijn gaan Drive-bestanden naar de leidinggevende en wordt het account verwijderd.
Waar je op let bij Dayforce en Google Workspace
- Bij veel seizoenswerk loopt het aantal geschorste Google-accounts snel op, en Google brengt die in rekening alsof ze actief zijn. Na de afgesproken termijn zet KoppelHet de Drive-bestanden over naar de leidinggevende en ruimt het account op.
- Een beëindiging staat in Dayforce vaak weken vooruit. KoppelHet plant de schorsing op die datum, zodat het account ook stopt als niemand bij IT eraan denkt.
- Locaties maken in Dayforce deel uit van een organisatieboom. KoppelHet gebruikt de locatie van de primaire work assignment om de organisatie-eenheid in Google te kiezen, zodat instellingen en apps per school goed staan.
- Dayforce onderscheidt actieve, inactieve en beëindigde medewerkers. Inactief is vaak een seizoenskracht tussen twee seizoenen; of het account dan geschorst wordt of actief blijft, leggen we per status vast.
- Komt een seizoenskracht het volgende seizoen terug, dan staat hij in Dayforce met dezelfde referentiecode. Is het Google-account nog geschorst, dan zet KoppelHet het weer aan; is het al verwijderd, dan komt er een nieuw account met hetzelfde adres.
- Dayforce bevat medewerkers uit alle landen van de groep. KoppelHet filtert op de locaties die bij deze Google-omgeving horen, zodat er geen accounts ontstaan voor collega's die een andere omgeving gebruiken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft een geschorst account bestaan?
Zolang jullie afspreken, bijvoorbeeld dertig dagen. Daarna gaan de bestanden naar de leidinggevende en verwijdert KoppelHet het account.
Wat gebeurt er met seizoenskrachten tussen twee seizoenen?
Dat hangt af van hun status in Dayforce. Per status leggen we vast of het account actief blijft, geschorst wordt of na de termijn verdwijnt.
Moet Dayforce iets voor de koppeling instellen?
Een API-gebruiker met een rol die alleen de afgesproken velden leest. Jullie Dayforce-beheerder regelt dat eenmalig.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen functie- en organisatiegegevens gaan naar Google, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce wordt gelezen via de RESTful Web Services (Employees met filters op wijzigingsdatum en employmentStatusXRefCode), daarna per XRefCode met expand voor WorkAssignments, OrgUnitInfos, EmploymentStatuses en EmployeeManagers, met contextDate. Velden alleen bij field-level access in de rol van de API-gebruiker.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, relations, suspended; delete na de termijn), groups en members, en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | externalIds (organization) | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Locatie van de primaire work assignment | orgUnitPath | Via een vertaaltabel |
WorkAssignments (functie) | organizations.title | |
OrgUnitInfos (afdeling) | organizations.department | |
EmployeeManagers | relations (manager) | |
EmploymentStatuses | suspended | Geschorst na de laatste werkdag |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum