HaHR naar ITSM
Dayforce HaloITSM koppeling: gebruikers op de juiste site en tickets bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen Dayforce en HaloITSM staat elke medewerker uit Dayforce als gebruiker in Halo, op de site van zijn werkplek, en maakt een aanname, overplaatsing of vertrek in Dayforce een ticket van het juiste tickettype aan. Halo heeft geen Dayforce-koppeling; KoppelHet leest de Dayforce REST API en schrijft via de REST API van Halo.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Dayforce voor HR, salaris en roosters en HaloITSM als servicedesk hebben vaak medewerkers op veel vestigingen. Een nieuwe collega op een vestiging komt in Halo pas binnen als het account er is, en de vestigingsmanager mailt de servicedesk zelf over laptop en pas.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers zijn gewijzigd in werkplek of dienstverband.
- Per medewerker haalt KoppelHet de werkplek en leidinggevende op zoals die op de startdatum gelden.
- KoppelHet zoekt de Halo-gebruiker op via de bewaarde koppeling met de XRefCode, of maakt hem aan op de site van de werkplek.
- Een onboardingticket gaat naar het team van die site, met de leidinggevende in de tekst.
- Een beëindiging geeft een offboardingticket; na de laatste dag zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Dayforce en HaloITSM
- KoppelHet leest de Dayforce REST API met een gebruiker die alleen leesrechten heeft, en schrijft gebruikers en tickets via de REST API van Halo met een eigen API-applicatie.
- Halo maakt bij een aanroep zonder Halo-id altijd een nieuwe gebruiker. KoppelHet bewaart daarom per Dayforce-XRefCode het id van de Halo-gebruiker, zodat een naamswijziging of nieuw werkadres in Dayforce dezelfde gebruiker bijwerkt.
- Dayforce bewaart werkplekken met begin- en einddatum, en Halo rekent met de tijdzone van de site. KoppelHet vraagt de werkplek op met de startdatum als peildatum en zet de gebruiker op de site waar hij echt begint, zodat de deadline van het ticket in de lokale werkdag valt.
- Een extra werkplek op een tweede locatie is in Dayforce een nieuwe work assignment, geen nieuwe medewerker. De gebruiker blijft in Halo op de site van zijn primaire werkplek, en het team van de tweede locatie krijgt een ticket voor pas en toegang daar.
- Dayforce kan gewijzigde medewerkers filteren op onderdeel, maar alleen met een begin- en einddatum erbij. KoppelHet vraagt alleen wijzigingen in werkplek en dienstverband op, zodat een nieuw bankrekeningnummer in Dayforce geen aanroepen naar Halo oplevert.
- Halo staat 700 aanroepen per tenant in vijf minuten toe, en de lijst uit Dayforce geeft alleen XRefCodes, zodat elke medewerker een eigen opvraging vraagt. KoppelHet verdeelt de eerste vulling en de nachtelijke vergelijking daarom over de nacht.
- Een Halo-gebruiker heeft in de API geen managerveld. De leidinggevende uit Dayforce staat daarom in de tekst van het onboarding- en offboardingticket, zodat de servicedesk weet wie de laptop in ontvangst neemt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We importeren gebruikers al uit Entra ID. Botst dat?
Niet als we per veld afspreken welke bron leidend is. Dayforce levert site, functie en datums; Entra ID vaak alleen het account.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een ticket?
Nee. De eerste vulling zet alleen gebruikers en sites goed; tickets komen bij nieuwe gebeurtenissen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met FilterUpdatedStartDate, FilterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities (WorkAssignments, EmploymentStatuses), FilterHireStartDate en FilterTerminationStartDate; daarna Employees/{XRefCode} met expand en ContextDate. Velden alleen bij veldtoegang in de rol van de API-gebruiker.
- Halo via de REST API met een API-applicatie (client credentials, token een uur geldig). POST /Users en POST /Tickets voegen toe of werken bij; zonder id ontstaat een nieuw record. Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary en details. Vertrekkers op inactief, nooit DELETE. Limiet 700 aanroepen per tenant per 300 seconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Koppeltabel met Halo-id | Halo maakt zonder id altijd een nieuwe gebruiker |
FirstName, LastName | name | |
Werkadres uit Contacts | emailaddress | |
Job uit de primaire work assignment | Functie op de gebruiker | |
Location uit de primaire work assignment | site_id | |
EmployeeManagers | Tekst in het ticket | |
Aanname- en beëindigingsdatum | Ticket met tickettype_id |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum