HR naar ITSM
Dayforce Ivanti koppeling: employees en serviceverzoeken bij indienst, overplaatsing en vertrek
Met een koppeling tussen Dayforce en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit Dayforce als employee in Ivanti, met locatie, afdeling en leidinggevende, en zet een aanname, overplaatsing of vertrek in Dayforce een serviceverzoek klaar vanuit het juiste sjabloon. Ivanti heeft geen Dayforce-connector; KoppelHet leest de Dayforce REST API en schrijft via de REST API van Ivanti.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Dayforce als HR- en salarissysteem en Ivanti Neurons for ITSM als servicedesk vullen employees in Ivanti vaak vanuit Active Directory, dus pas als het account bestaat. Het onboardingverzoek vult de leidinggevende dan zelf in het portaal in, met gegevens die HR al in Dayforce had.
- KoppelHet vraagt Dayforce elke ochtend om aannames met een startdatum binnen de onboardingtermijn.
- Per medewerker haalt KoppelHet werkplek, organisatie en leidinggevende op, met de startdatum als peildatum.
- KoppelHet maakt de employee in Ivanti aan of werkt hem bij en onthoudt de RecID.
- Een serviceverzoek uit het onboardingsjabloon gaat in voor die employee, met de locatie en tijdzone van de werkplek.
- Een beëindiging geeft een offboardingverzoek; na de einddatum gaat de employee op inactief.
Waar je op let bij Dayforce en Ivanti
- Ivanti noemt Dayforce niet in zijn lijst met inkomende connectoren. KoppelHet gebruikt aan beide kanten de REST API, met een Dayforce-gebruiker die alleen leest en een Ivanti REST API-key die is beperkt tot het IP-adres van het KoppelHet-platform.
- Een serviceverzoek in Ivanti vraagt de RecID van een bestaande employee. KoppelHet zoekt in Dayforce op een periode van aannamedatums, maakt de employee aan zodra de start binnen de onboardingtermijn valt en dient pas daarna het verzoek in.
- Het verzoek vraagt de afwijking van UTC in minuten. Dayforce kent de werklocatie per work assignment; KoppelHet bepaalt de afwijking per locatie, zodat een startdatum in Toronto niet als de dag ervoor in Ivanti staat.
- De lijst met medewerkers uit Dayforce bevat alleen XRefCodes, en Ivanti geeft per opvraging hoogstens honderd employees terug. De nachtelijke vergelijking haalt daarom per XRefCode de details op en leest Ivanti in blokken van honderd.
- Een overplaatsing staat in Dayforce met een ingangsdatum. KoppelHet vraagt de medewerker op met die datum als peildatum, past de Employee Location in Ivanti pas op die dag aan en dient het verzoek voor toegang op de nieuwe locatie direct in.
- Dayforce geeft namen alleen terug als de rol van de API-gebruiker het recht op persoonsgegevens heeft en veldfiltering is ingericht. Ontbreekt de naam, dan maakt KoppelHet geen lege employee in Ivanti aan maar meldt het rechtenprobleem.
- Dayforce filtert op beëindigingsdatums. Een vertrek dat HR weken vooruit vastlegt, geeft direct een offboardingverzoek met de laatste werkdag; de employee gaat in Ivanti pas na die dag op inactief, zodat de laptop nog op zijn naam kan worden ingenomen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Ivanti een Dayforce-connector?
Niet in de lijst met inkomende Neurons-connectoren. KoppelHet gebruikt de REST API van beide systemen.
Welke sjablonen gebruikt de koppeling?
De gepubliceerde sjablonen die jullie al in de catalogus hebben. Per gebeurtenis in Dayforce leggen we vast welk sjabloon en welke velden worden gevuld.
Gaan salarisgegevens naar Ivanti?
Nee. KoppelHet vraagt alleen naam, contactgegevens, werkplek, organisatie en leidinggevende op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met FilterHireStartDate en FilterHireEndDate, FilterTerminationStartDate en FilterTerminationEndDate, FilterUpdatedStartDate en FilterUpdatedEndDate; daarna Employees/{XRefCode} met expand (WorkAssignments, Contacts, EmployeeManagers) en ContextDate. Namen vragen het recht Employee Personal Information.
- Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees (POST, PATCH op RecID, $top maximaal 100). Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId uit /api/rest/Template/{RecID}/_All_, strUserId, strCustomerLocation, localOffset en parameters par-{RecID}; alle velden uit het voorbeeld zijn verplicht. Autorisatie met een REST API-key in een eigen key group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Personeelsnummer op de employee | Zoeksleutel |
FirstName, LastName | Voornaam en achternaam | |
Werkadres uit Contacts | E-mail van de employee | |
Job uit WorkAssignments | Functie | |
Location uit WorkAssignments | Employee Location en strCustomerLocation | |
OrgUnit | Afdeling | |
EmployeeManagers | Leidinggevende | Moet zelf al employee zijn |
Tijdzone van de locatie | localOffset in minuten |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum