HR naar ITSM
Dayforce koppelen met Jira Service Management: klanten per organisatie-eenheid en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Dayforce en Jira Service Management staat elke medewerker uit Dayforce als klant in het servicedeskportaal, in de organisatie van zijn organisatie-eenheid, en dient KoppelHet bij een aanname of vertrek in Dayforce een verzoek in van het juiste request type. Het verzoek staat op naam van de leidinggevende, met de startdatum of de einddatum uit Dayforce erin.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeelsdossier, roosters en loon in Dayforce hebben en IT-verzoeken in Jira Service Management afhandelen, typen aanname en vertrek vaak over in een portaalformulier. Klanten in het portaal hangen dan niet aan een organisatie, waardoor agents niet zien bij welk organisatieonderdeel een melding hoort.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers sinds de vorige ronde zijn gewijzigd in dienstverband, werkplek of leidinggevende.
- Nieuwe organisatie-eenheden worden eerst een organisatie in Jira Service Management, daarna volgt de klant.
- Elke ochtend zoekt KoppelHet de aannames met een startdatum binnen de onboardingtermijn en dient per persoon één onboardingverzoek in.
- Een overplaatsing verplaatst de klant op de ingangsdatum naar de organisatie van de nieuwe eenheid.
- Een einddatum binnen een week levert het offboardingverzoek op; na die datum trekt de servicedesk de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Dayforce en Jira Service Management
- Een klant aanmaken via de API van Jira Service Management vraagt de globale rechten van Jira-beheerder. Organisaties en verzoeken kunnen ook met agentrechten. KoppelHet gebruikt daarom twee accounts, zodat het account dat dagelijks verzoeken indient geen beheerder is.
- Een verzoek namens iemand anders indienen kan niet met een account dat alleen klantrechten heeft. KoppelHet dient het onboardingverzoek in namens de leidinggevende uit Dayforce, omdat de nieuwe medewerker op dat moment vaak nog geen werkadres heeft om als klant in te loggen.
- Een klant in Jira Service Management heeft alleen naam, e-mailadres en accountId, geen personeelsnummer. KoppelHet bewaart per medewerker welk accountId bij welke Dayforce-XRefCode hoort, zodat een naamswijziging of nieuw e-mailadres dezelfde klant bijwerkt.
- Dayforce kan medewerkers filteren op organisatie-eenheid. Elke eenheid die bij de servicedesk hoort, wordt een organisatie in Jira Service Management, zodat agents per klant zien uit welke eenheid de melding komt en rapporten per eenheid kloppen.
- Dayforce kan medewerkers zoeken op een periode van aannamedatums. KoppelHet vraagt elke ochtend de aannames op waarvan de startdatum binnen de onboardingtermijn valt, zodat een aanname die maanden vooruit is vastgelegd niet te vroeg een verzoek in de wachtrij zet.
- Het filter op gewijzigde onderdelen werkt in Dayforce alleen als zowel een begin- als einddatum is meegegeven; anders kijkt Dayforce naar alle onderdelen. KoppelHet stuurt altijd beide mee, zodat een gewijzigde bankrekening geen klantupdate in het portaal geeft.
- Dayforce geeft een medewerker zoals die op een gekozen datum is. Bij een overplaatsing vraagt KoppelHet de stand op de ingangsdatum op en verhuist de klant pas die dag naar de nieuwe organisatie, zodat lopende verzoeken tot dan zichtbaar blijven voor het oude organisatieonderdeel.
- Namen komen alleen uit Dayforce als de standaardrol van de API-gebruiker het recht op persoonsgegevens heeft en veldtoegang is ingericht. Ontbreekt de naam, dan maakt KoppelHet geen naamloze klant aan maar meldt het rechtenprobleem.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan rooster- of loongegevens naar Jira?
Nee. Alleen naam, werkadres, organisatie-eenheid, leidinggevende en de datums in en uit dienst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API (GET Employees met FilterUpdatedStartDate, FilterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities, FilterHireStartDate en FilterHireEndDate, FilterTerminationStartDate en FilterTerminationEndDate, OrgUnitXRefCode; daarna Employees/{xRefCode} met expand en ContextDate). De lijst geeft alleen XRefCodes terug.
- Jira Service Management via de REST API: POST /rest/servicedeskapi/customer (displayName, email, fullName; Jira-beheerder), POST /rest/servicedeskapi/organization en /organization/{organizationId}/user met accountIds (agent of servicedeskbeheerder), en POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | Koppeltabel XRefCode naar accountId | Bewaard op het KoppelHet-platform; een klant heeft geen personeelsnummerveld |
FirstName en LastName | displayName en fullName van de klant | |
Contacts (werk-e-mail) | email van de klant | |
OrgUnitInfos (organisatie-eenheid) | Organisatie, klant toegevoegd via accountIds | |
EmployeeManagers | raiseOnBehalfOf van het verzoek | |
HireDate | Startdatum in requestFieldValues | |
TerminationDate | Einddatum in het offboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum