HR naar ITSM
Dayforce ServiceDesk Plus koppeling: aanvragers per vestiging en serviceverzoeken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen Dayforce en ManageEngine ServiceDesk Plus staat elke medewerker uit Dayforce als aanvrager in ServiceDesk Plus, in de afdeling onder de site van zijn werkplek, en zet een aanname, extra werkplek of vertrek in Dayforce een serviceverzoek klaar. KoppelHet leest de Dayforce REST API en schrijft via de v3-API van ServiceDesk Plus.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Dayforce voor HR en salaris en ServiceDesk Plus als servicedesk hebben vaak veel vestigingen met een eigen IT-contactpersoon. Aanvragers komen uit Active Directory, en een nieuwe medewerker op een vestiging wordt via een mail van de vestigingsmanager bekend.
- KoppelHet vraagt Dayforce om aannames met een startdatum binnen de onboardingtermijn en om gewijzigde werkplekken.
- Per medewerker komen werkplek, organisatie-eenheid en leidinggevende op met de startdatum als peildatum.
- KoppelHet zoekt de aanvrager op het personeelsnummer en maakt de leidinggevende eerst aan als die ontbreekt.
- Een serviceverzoek uit het onboardingsjabloon gaat naar de groep van de site, met de startdatum als deadline.
- Een beëindiging geeft een offboardingverzoek met een taak om de aanvrager uit te zetten.
Waar je op let bij Dayforce en ManageEngine ServiceDesk Plus
- KoppelHet leest de Dayforce REST API met een gebruiker met alleen leesrechten en schrijft via de v3-API van ServiceDesk Plus.
- De status van een gebruiker kan in ServiceDesk Plus niet via de API worden gewijzigd. Bij een beëindiging uit Dayforce krijgt het offboardingverzoek daarom een taak voor de servicedesk om de aanvrager zelf uit te zetten na de laatste werkdag.
- Een afdeling hangt in ServiceDesk Plus onder een site. KoppelHet maakt van de werklocatie in Dayforce de site en van de organisatie-eenheid de afdeling daaronder, zodat een verzoek van een vestiging bij de groep van die vestiging komt.
- Een tweede werkplek op een andere vestiging is in Dayforce een extra work assignment. De aanvrager blijft in ServiceDesk Plus op zijn hoofdvestiging, en de tweede vestiging krijgt een serviceverzoek voor pas en toegang.
- Wie in Dayforce leidinggevende is, krijgt in ServiceDesk Plus de vlag goedkeurder van serviceverzoeken en staat als reporting_to bij zijn team. Een leidinggevende die tegelijk met zijn team begint, maakt KoppelHet eerst aan, omdat reporting_to naar een bestaande gebruiker moet wijzen.
- Dayforce kan wijzigingen beperken tot gekozen onderdelen, mits er een begin- en einddatum bij staat. KoppelHet vraagt alleen werkplekken en dienstverbanden op, zodat een loonwijziging geen aanvrager in ServiceDesk Plus aanraakt.
- ServiceDesk Plus Cloud staat in een datacenter per regio met een eigen API-adres. KoppelHet gebruikt het adres dat bij het OAuth-token hoort, zodat Dayforce-gegevens van Europese vestigingen niet via een ander datacenter lopen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt het ook met ServiceDesk Plus on-premise?
Ja, met een technician key in plaats van OAuth, als KoppelHet de server kan bereiken.
Waarom zet de koppeling vertrekkers niet zelf inactief?
De API van ServiceDesk Plus staat dat niet toe: de status is alleen-lezen. Daarom staat het als taak in het offboardingverzoek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met FilterHireStartDate en FilterHireEndDate, FilterTerminationStartDate en FilterTerminationEndDate, FilterUpdatedStartDate en FilterUpdatedEndDate met filterUpdatedEntities; daarna Employees/{XRefCode} met expand (WorkAssignments, Contacts, EmployeeManagers) en ContextDate.
- ServiceDesk Plus Cloud via OAuth 2.0 van Zoho Accounts met de basis-URL uit api_domain; on-premise met een technician key. Gebruikers via /api/v3/users (employee_id, first_name, last_name, email_id, jobtitle, department, reporting_to, service_request_approver; status alleen-lezen). Verzoeken via POST /api/v3/requests met input_data: subject, requester, template, site, group en due_by_time in milliseconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employee_id | |
FirstName, LastName | first_name, last_name en name | |
Werkadres uit Contacts | email_id | |
Job uit de primaire werkplek | jobtitle | |
Location en OrgUnit | department (onder de site) | |
EmployeeManagers | reporting_to | |
Manager in Dayforce | service_request_approver | |
Aannamedatum | due_by_time |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum