Verlof, verzuim en uren
Dayforce Protime koppeling: medewerkers, contract en historie van afdeling en locatie uit Dayforce in Protime
Met een koppeling tussen Dayforce en Protime staat elke medewerker uit Dayforce automatisch in Protime, met een contract op basis van de normale weekuren en FTE en met afdeling en locatie vanaf de ingangsdatum in Dayforce. Een vertrek in Dayforce zet de datum uit dienst in Protime, zodat er na de laatste werkdag niet meer geklokt wordt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Dayforce voor HR en salaris gebruiken en op hun Benelux-locaties klokken in Protime, typen elke indiensttreding en contractwijziging over. Een overplaatsing naar een andere afdeling staat pas in Protime als de teamleider erom vraagt, en de saldi kloppen tot dan niet.
- HR legt in Dayforce een indiensttreding, contractwijziging, overplaatsing of vertrek vast.
- KoppelHet zoekt de gewijzigde medewerkers op wijzigingsdatum op, beperkt tot dienstverband en toewijzingen.
- Protime krijgt de persoon met de XRefCode als personeelsnummer en referentie, en een contract in minuten.
- Afdeling en locatie gaan als historie naar Protime, met de ingangsdatum uit Dayforce.
- Bij een vertrek krijgt Protime de datum uit dienst.
Waar je op let bij Dayforce en Protime
- Dayforce zoekt op wijzigingsdatum door het hele HR-model, ook in onderdelen die voor de klok niet tellen, zoals adressen of bankgegevens. KoppelHet beperkt de zoekvraag tot dienstverband en toewijzingen, zodat Protime alleen wordt bijgewerkt als er voor de tijdregistratie iets verandert.
- In Dayforce staan de normale weekuren op het dienstverband en de FTE op de toewijzing. Protime vraagt de contracturen en de uren van een voltijdweek, allebei in minuten en tussen 1 en 5999. KoppelHet leidt de voltijdnorm af door de weekuren door de FTE te delen en controleert of beide waarden binnen die grens vallen.
- Dayforce meldt een medewerker als gewijzigd op de dag dat een nieuwe regel ingaat. Protime bewaart afdeling en locatie als historie met een startdatum. KoppelHet schrijft de regel met de ingangsdatum uit Dayforce, ook als die al een paar dagen eerder is ingevoerd, zodat de saldi in Protime vanaf de juiste dag op de nieuwe afdeling tellen.
- Dayforce vraagt de XRefCode van een medewerker als exacte waarde; een afwijking geeft een fout. In Protime wordt diezelfde code het personeelsnummer en de externe referentie. Protime weigert een tweede persoon met die referentie, dus een herhaald verzoek na een storing maakt geen dubbele medewerker.
- Een gegeven zonder waarde ontbreekt in het antwoord van Dayforce, net als een gegeven waarvoor de webservicegebruiker geen veldrecht heeft. Voor de koppeling zijn die twee niet te onderscheiden. KoppelHet controleert bij de start met een paar bekende medewerkers of weekuren, FTE, afdeling en locatie terugkomen, voordat Protime wordt gevuld.
- Afwezigheid kan in Protime alleen worden gelezen. Verlof dat in Dayforce wordt goedgekeurd, kan dus niet via de API in Protime komen. Verlof wordt daarom in Protime aangevraagd, bij de klok; wil de salarisverwerking het in Dayforce terugzien, dan is dat een aparte stroom die later als uitbreiding kan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geklokte uren uit Protime naar Dayforce?
Niet in deze koppeling. Uren naar de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Gaan alle medewerkers uit Dayforce naar Protime?
Nee, alleen die van de locaties of organisatie-eenheden die in Protime klokken. Dat filter leggen we bij de start vast.
Wat als een Dayforce-afdeling niet in Protime bestaat?
Dan blijft de oude afdeling staan en verschijnt er een melding in het platform. Na het aanmaken in Protime zet de volgende ronde de wijziging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de RESTful Web Services. GET /V1/Employees met filterUpdatedStartDate, filterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities, en filterHireStartDate en filterTerminationStartDate voor de controle; details per XRefCode met Expand=EmploymentStatuses,WorkAssignments (NormalWeeklyHours, PayType, PayClass, Location, IsPrimary, FTE, EffectiveStart, EffectiveEnd). Velden zonder waarde worden niet teruggegeven; rolfunctie RESTful Services > Employee met veldrechten per gegeven.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier @employee-number (409 bij een bestaande referentie), POST contracts (contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfDaysInContractPeriod 7), en de historie voor department en work-location met originalFrom en updatedFrom. Absences hebben alleen een leesscope.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employeeNumber en externalReferenceIdentifier (@employee-number) | |
FirstName en LastName | firstName, lastName | |
HireDate en TerminationDate | inServiceDate en outOfServiceDate | |
EmploymentStatuses.NormalWeeklyHours | contractHoursInMinutes | Uren maal zestig |
NormalWeeklyHours en WorkAssignments.FTE | fullTimeEquivalentInMinutes | Weekuren gedeeld door FTE |
Afdeling van de primaire toewijzing | department-history | |
WorkAssignments.Location (IsPrimary) | work-location-history | |
EffectiveStart | Startdatum van de historieregel |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum