HR naar ITSM
Dayforce koppelen met ServiceNow: medewerkers als gebruiker en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Dayforce en ServiceNow worden medewerkers uit Dayforce gebruikers in ServiceNow, met afdeling, locatie en manager, en bestelt een nieuwe medewerker of een vertrek in Dayforce automatisch het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-servicecatalogus. KoppelHet leest Dayforce op de stand van de ingangsdatum, zodat een overplaatsing pas op die dag in ServiceNow verandert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR, roosters en salaris in Dayforce doen en ServiceNow voor IT gebruiken, hebben vaak geen koppeling tussen die twee. Nieuwe medewerkers komen dan pas in ServiceNow als hun account in de directory bestaat, en zonder afdeling of startdatum.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, beperkt tot dienstverband, work assignment en manager.
- Per medewerker haalt KoppelHet de details op met de stand op de ingangsdatum.
- Afdelingen en locaties gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers.
- Voor medewerkers met een hire date binnen de afgesproken termijn bestelt KoppelHet het onboardingitem.
- Bij een vertrek bestelt KoppelHet het offboardingitem en zet de gebruiker na de einddatum op inactief.
Waar je op let bij Dayforce en ServiceNow
- Dayforce kan bij de vraag naar gewijzigde medewerkers beperken tot bepaalde onderdelen, zoals dienstverband en work assignment. KoppelHet vraagt alleen die onderdelen op, zodat een wijziging in belasting- of bankgegevens geen onnodige update in ServiceNow geeft. Dat filter werkt alleen met zowel een begin- als een einddatum, dus KoppelHet stuurt beide altijd mee.
- Dayforce geeft een medewerker zoals die op een gekozen datum is. KoppelHet vraagt bij een overplaatsing de stand op de ingangsdatum op en schrijft die pas op die dag naar ServiceNow, zodat goedkeuringen tot dan bij de huidige manager blijven.
- Dayforce kan medewerkers filteren op hire date. KoppelHet vraagt elke dag de medewerkers op met een hire date binnen de onboardingtermijn van jullie servicedesk, en bestelt voor hen het onboardingitem, ook als de aanname al weken eerder is vastgelegd.
- Dayforce geeft namen alleen terug als de standaardrol van de API-gebruiker het recht op persoonsgegevens heeft, en velden alleen bij field-level access. Komt een medewerker zonder naam of manager binnen, dan meldt KoppelHet dat als rechtenkwestie in Dayforce in plaats van een lege gebruiker in ServiceNow te zetten.
- De Dayforce-API heeft de naam van jullie omgeving in het adres. KoppelHet legt die per klant vast, en een test- en productieomgeving krijgen elk een aparte koppeling naar de bijbehorende ServiceNow-instance.
- Elke medewerker heeft in Dayforce een vaste XRefCode. KoppelHet gebruikt die als sleutel in ServiceNow, zodat een herindiensttreding dezelfde gebruiker weer actief maakt in plaats van een tweede gebruiker aan te maken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salaris- of roostergegevens naar ServiceNow?
Nee. Alleen naam, werkadres, afdeling, locatie, manager en de datums in en uit dienst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op https://www.dayforcehcm.com/api/{clientName}/v1/Employees met filterUpdatedStartDate, filterUpdatedEndDate en filterUpdatedEntities (EmploymentStatuses, WorkAssignments, EmployeeManagers), FilterHireStartDate en FilterHireEndDate, FilterTerminationStartDate en FilterTerminationEndDate; details per XRefCode met expand en ContextDate. API-gebruiker met field-level access op de gebruikte velden.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps, coalesce op employee_number en run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user. Catalogusverzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_requested_for.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | employee_number | Coalesce-sleutel |
FirstName en LastName | first_name en last_name | |
Contacts (werk-e-mail) | email | |
OrgUnitInfos | department (cmn_department) | |
WorkAssignments (locatie) | location (cmn_location) | |
EmployeeManagers | manager | |
EmploymentStatuses | active |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum