Leren en certificaten
Dayforce StudyTube koppeling: medewerkers en org units uit Dayforce als gebruikers en teams in StudyTube
Met een koppeling tussen Dayforce en StudyTube staat elke actieve medewerker uit Dayforce automatisch in StudyTube, in het team dat hoort bij zijn org unit en met zijn leidinggevende als teammanager. Nieuwe medewerkers krijgen hun uitnodiging op de startdatum, en na vertrek in Dayforce verdwijnt het StudyTube-account na een afgesproken termijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en tijdregistratie in Dayforce doen en StudyTube voor onboarding en verplichte trainingen gebruiken, zetten nieuwe medewerkers via een bestand in de academy. Teams in StudyTube lopen achter op de organisatie in Dayforce, en wie vertrekt, houdt zijn account tot iemand het opruimt.
- KoppelHet vraagt Dayforce welke medewerkers sinds de vorige keer zijn bijgewerkt, aangenomen of beëindigd.
- De org units met hun bovenliggende eenheid worden teams in StudyTube, van boven naar beneden.
- Een nieuwe medewerker krijgt een account in zijn team zonder uitnodiging; op de startdatum gaat de uitnodiging alsnog uit.
- De manager uit Dayforce wordt teammanager van dat team.
- Na de laatste werkdag en de afgesproken termijn verwijdert KoppelHet het account, met reservekopie.
Waar je op let bij Dayforce en StudyTube
- De medewerkerslijst van Dayforce geeft alleen XRefCodes terug, eventueel gefilterd op bijwerkdatum, aannamedatum of einddatum. KoppelHet haalt daarna per XRefCode de details op en gebruikt diezelfde XRefCode als uid in StudyTube, zodat een terugkerende medewerker zijn oude account terugkrijgt.
- Org units in Dayforce zijn op te vragen met hun bovenliggende eenheid. KoppelHet bouwt daaruit de teamboom in StudyTube en stuurt eerst de bovenste lagen, omdat StudyTube een onderliggend team alleen onder een bestaand team aanmaakt.
- Dayforce kan medewerkers met een startdatum in de toekomst al leveren. KoppelHet leest hun gegevens op de startdatum en zet het account vooraf klaar zonder uitnodiging; op de eerste werkdag stuurt StudyTube de uitnodiging, zodat niemand een mail krijgt voordat hij in dienst is.
- Dayforce geeft een veld alleen terug als de rol van de API-gebruiker er toegang toe heeft, en laat lege velden weg. KoppelHet leest een ontbrekende manager daarom niet als het weghalen van de teammanager in StudyTube, maar meldt het, zodat een rechtenprobleem geen teams leegmaakt.
- Dayforce groepeert employment statuses in Active, Inactive en Terminated. Een medewerker met langdurig verlof staat vaak op Inactive; KoppelHet houdt zijn StudyTube-account dan aan, zodat verplichte trainingen na terugkomst verder kunnen.
- Dayforce begrenst het opvragen van medewerkerdetails tot 100 per minuut, gedeeld door alle koppelingen van de klant. KoppelHet spreidt de eerste vulling van StudyTube daarom over meerdere runs, zodat de payroll- of tijdkoppeling op Dayforce niet stilvalt.
- Dayforce kan cursussen en trainingsprogramma's per medewerker lezen, maar de openbare REST-gids beschrijft geen manier om ze te schrijven. Behaalde StudyTube-certificaten blijven daarom in StudyTube; HR rapporteert daar per team, en de teams kloppen omdat ze uit Dayforce komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen StudyTube-certificaten terug in Dayforce?
Niet in deze koppeling. De openbare Dayforce-API beschrijft geen manier om trainingen te schrijven. Biedt jullie Dayforce-omgeving dat wel, dan kan het later als uitbreiding.
Wat als we Dayforce Learning ook gebruiken?
Dan spreken we af welk systeem leidend is voor welke trainingen. Deze koppeling zorgt alleen dat StudyTube dezelfde medewerkers en teams heeft als Dayforce.
Welke gegevens gaan naar StudyTube?
Naam, werkadres, functie, XRefCode, org unit en manager. Salaris, adres en geboortedatum blijven in Dayforce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce RESTful Web Services op https://www.dayforcehcm.com/api/{CompanyName}/V1/Employees met filterUpdatedStartDate en filterUpdatedEndDate, filterHireStartDate en filterTerminationStartDate; details per XRefCode met expand voor WorkAssignments, EmploymentStatuses, EmployeeManagers en Contacts, met contextDate. Org units via /V1/OrgUnits/{XRefCode} met expand OrgUnitParents. API-gebruiker met de rolfunctie RESTful Services > Employee en field-level access; 10 per seconde of 100 per minuut voor medewerkerdetails, per klant.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials en de scope write. POST /api/v2/users op uid (send_invite uit bij aanmaken), POST /api/v2/users/{id}/reinvite op de startdatum, academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams, academy-teams/managers/sync en DELETE /api/v2/users/{id} zonder skip_backup.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | uid en employee_number | Vaste sleutel in Dayforce |
FirstName, LastName | first_name, last_name | |
Contacts (zakelijk e-mailadres) | email | |
WorkAssignments (Position, Job) | company_role | Van de primaire werktoewijzing |
OrgUnit met OrgUnitParents | Team (external_id, name, parent) | |
EmployeeManagers | Teammanager | |
EmploymentStatuses (groep Active, Inactive, Terminated) | Licentie houden, pauzeren of verwijderen |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum