HR naar ITSM
Dayforce Zendesk koppeling: medewerkers als gebruiker en taken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen Dayforce en Zendesk staat elke medewerker uit Dayforce als gebruiker in Zendesk, bij de organisatie van zijn organisatie-eenheid, en zet een aanname of vertrek in Dayforce een taak klaar voor de interne servicedesk. Zendesk heeft geen Dayforce-app voor medewerkers; KoppelHet leest de Dayforce REST API en schrijft via de API van Zendesk.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zendesk als interne servicedesk voor IT, HR of facilitair gebruiken en Dayforce als HR-systeem hebben, kennen medewerkers in Zendesk vaak alleen als iemand mailt. Gebruikers zonder organisatie komen in de verkeerde weergave, en oud-medewerkers kunnen gewoon tickets blijven openen.
- KoppelHet vraagt Dayforce om aannames, overplaatsingen en beëindigingen binnen de afgesproken periode.
- Per medewerker haalt KoppelHet naam, werkadres en organisatie-eenheid op met de ingangsdatum als peildatum.
- De Zendesk-gebruiker wordt aangemaakt of bijgewerkt op de XRefCode, zonder verificatiemail.
- Een taak met de startdatum gaat naar de groep die onboarding doet.
- Een beëindiging geeft een offboardingtaak; na de laatste dag schort KoppelHet de gebruiker op.
Waar je op let bij Dayforce en Zendesk
- Zendesk heeft geen app die Dayforce-medewerkers als gebruikers aanmaakt. KoppelHet leest de Dayforce REST API met een gebruiker die alleen leest, en gebruikt de Users-, Organization Memberships- en Tickets-API van Zendesk.
- Zendesk vindt een bestaande gebruiker op e-mailadres of external_id. KoppelHet zet de Dayforce-XRefCode in external_id, zodat een nieuw werkadres na een naamswijziging dezelfde gebruiker bijwerkt.
- Dayforce kan zoeken op een periode van aannamedatums. KoppelHet maakt een nieuwe collega een paar weken voor de start aan in Zendesk, zonder verificatiemail, zodat de onboardingtaak op zijn naam kan staan zonder dat hij post krijgt.
- Dayforce kan medewerkers filteren op organisatie-eenheid. Alleen de eenheden die bij deze servicedesk horen gaan mee, elk als organisatie in Zendesk, zodat medewerkers van een dochter met een eigen servicedesk buiten blijven.
- Het veld organization_id overschrijven haalt in Zendesk alle andere lidmaatschappen weg. Bij een overplaatsing vraagt KoppelHet de medewerker op met de ingangsdatum en verhuist het lidmaatschap pas op die dag, via de API voor lidmaatschappen.
- Een opgeschorte gebruiker kan niet meer inloggen en zijn tickets worden ook opgeschort. KoppelHet gebruikt de beëindigingsdatum uit Dayforce en schort pas op na de laatste dag; verwijderen doen we niet, omdat dat in Zendesk niet terug te draaien is.
- Zendesk staat vijf aanvragen per minuut per gebruiker toe bij bijwerken. Dayforce kan de wijzigingen beperken tot werkplek, dienstverband en contactgegevens, zodat een loonmutatie geen update in Zendesk geeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Zien externe klanten deze medewerkers?
Nee. Medewerkers komen als eindgebruiker in eigen organisaties; zichtbaarheid regelen jullie in Zendesk.
Wat als iemand terugkomt?
Dan vindt KoppelHet de opgeschorte gebruiker op de XRefCode en zet hem weer actief, met zijn oude tickets.
Gaan salarisgegevens naar Zendesk?
Nee. KoppelHet vraagt alleen naam, contactgegevens, werkplek en organisatie-eenheid op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Dayforce via de REST API op /api/{clientName}/v1/Employees met FilterHireStartDate, FilterTerminationStartDate, OrgUnitXRefCode en FilterUpdatedStartDate met filterUpdatedEntities; daarna Employees/{XRefCode} met expand (WorkAssignments, Contacts) en ContextDate.
- Zendesk via de Users API (create_or_update op external_id met skip_verify_email; suspended), de Organization Memberships API en de Tickets API met type task, due_at, group_id en external_id. Create Or Update User is begrensd op vijf aanvragen per minuut per gebruiker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Dayforce | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
XRefCode | external_id | |
FirstName, LastName | name | |
Werkadres uit Contacts | email (primair) | |
OrgUnit van de primaire werkplek | Organisatielidmaatschap | |
Job en Location | user_fields | |
Aannamedatum of laatste dag | Taak met due_at | |
Beëindiging | suspended |
Gerelateerd
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Bullhorn → Dayforce
Bullhorn Dayforce koppeling: eerste plaatsing van een werknemer als medewerker in Dayforce
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Dayforce → 4PS Construct
Dayforce 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Dayforce in 4PS, met kostenplaats en einddatum