HR naar ERP
Deel Exact Online koppeling: kostenplaatsen per entiteit en alleen eigen werknemers op de werklijst
Met een koppeling tussen Deel en Exact Online komen de kostenplaatsen van de Nederlandse legal entity in Deel automatisch in de bijbehorende Exact-administratie, en vergelijkt KoppelHet dagelijks de eigen werknemers van die entiteit met de medewerkers in Exact. Employer of record en contractors blijven buiten de medewerkerslijst, en omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, krijgt de beheerder nieuwe werknemers en vertrekkers op een werklijst.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een eigen Nederlandse bv in Exact Online en daarnaast EOR-medewerkers en freelancers via Deel weten in finance niet altijd wie een eigen werknemer is en wie een contractor. Kostenplaatsen in Deel en Exact lopen uit elkaar.
- HR legt in Deel een nieuwe werknemer, wijziging of beëindiging vast.
- Deel meldt het. KoppelHet kijkt naar het soort dienstverband en de entiteit, en gaat alleen verder met eigen werknemers van de Nederlandse entiteit.
- Kostenplaatsen van die entiteit die in Exact ontbreken, maakt KoppelHet aan.
- Nieuwe werknemers en vertrekkers komen op de werklijst, met afdeling, leidinggevende en datums.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Deel en Exact Online
- Deel kent naast eigen werknemers ook employer of record, PEO en contractors. Alleen eigen werknemers van de Nederlandse entiteit horen als medewerker in Exact. Een EOR-medewerker staat formeel bij een andere werkgever op de loonlijst, en een contractor stuurt een factuur.
- Deel houdt kostenplaatsen per legal entity bij, met een code en een naam. Dat past op Exact, waar elke administratie een eigen lijst kostenplaatsen heeft. KoppelHet neemt alleen de kostenplaatsen van de Nederlandse entiteit over naar haar administratie.
- Eén persoon kan in Deel meerdere contracten hebben, bijvoorbeeld eerst als contractor en daarna in dienst. KoppelHet kijkt per contract naar entiteit en soort dienstverband, zodat alleen het arbeidscontract bij de Nederlandse entiteit op de werklijst komt.
- Een beëindiging in Deel doorloopt stappen, van in behandeling tot afgerond of geannuleerd. KoppelHet zet een vertrekker pas op de werklijst als de beëindiging is afgerond, met de laatste werkdag uit het contract. Een geannuleerde beëindiging raakt Exact dus niet.
- Deel geeft bij de leidinggevende een worker-id en een werkadres. Exact wil als leidinggevende een Exact-gebruiker in dezelfde administratie. Een leidinggevende bij een andere entiteit of zonder Exact-account komt als opmerking op de werklijst.
- Afdelingen in Deel hebben een bovenliggende afdeling, in Exact zijn ze een platte lijst met per afdeling één kostenplaats. KoppelHet vergelijkt op het laagste niveau en meldt als de kostenplaats van de werknemer afwijkt van die van zijn Exact-afdeling.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen contractors uit Deel ook in Exact?
Niet als medewerker. Een contractor factureert; dat hoort bij de crediteuren. Een koppeling daarvoor kan later als uitbreiding.
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet daarom alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Wat gebeurt er met de Portugese entiteit?
Die blijft buiten de koppeling zolang ze niet in Exact Online boekt. Heeft ze wel een eigen Exact-administratie, dan voegen we die later toe in de tabel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (versie 2026-01-01) met een API-token of OAuth2. GET /rest/people met hiring_type, client_legal_entity, department (met parent), direct_manager en per contract termination_last_day; active_worker_termination_status van PENDING tot COMPLETED of CANCELED. Deze versie van het people-endpoint wordt op 30 september 2027 uitgefaseerd. Kostenplaatsen via GET /rest/legal-entities/{legal_entity_id}/cost-centers (cost_center_number, cost_center_name). Webhooks per soort aanmaak (direct, EOR, contractor) en voor wijzigingen.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters is te schrijven (Code en Description verplicht, code alleen te wijzigen via hercoderen). payroll/Employees en hrm/Departments zijn alleen te lezen. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
client_legal_entity | Division | Alleen de Nederlandse entiteit |
cost_center_number | Costcenters.Code | |
cost_center_name | Costcenters.Description | |
hiring_type | Filter | Alleen direct_employee en hris_direct_employee |
worker_id | Employees.Code (vergelijking) | |
department (met parent) | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
direct_manager.work_email | Employees.Manager | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
start_date en termination_last_day | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie