Verlof, verzuim en uren
Deputy Nmbrs koppeling: goedgekeurde uren als variabele uren in de juiste periode
Met een koppeling tussen Deputy en Nmbrs gaan de uren uit timesheets die in Deputy voor uitbetaling zijn goedgekeurd automatisch als variabele uren naar Nmbrs, per uurcode, per bedrijf en in de juiste salarisperiode. Nieuwe medewerkers uit Nmbrs komen in Deputy, en timesheets gaan pas op betaald als Nmbrs de uren heeft opgenomen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die in Deputy roosteren en verlonen in Nmbrs, vaak via een salarisbureau, sturen na elke periode een export of overzicht naar het bureau. Daar worden de uren per medewerker en uurcode overgetypt, en bij meerdere bedrijven moet het bureau uitzoeken bij welk bedrijf iemand hoort.
- Het salarisbureau of HR maakt een nieuwe medewerker aan in Nmbrs.
- KoppelHet zet de medewerker in Deputy op de vestiging die bij het Nmbrs-bedrijf en de afdeling hoort.
- Managers keuren de tijd en daarna de uitbetaling van de timesheets goed.
- KoppelHet zet de uren per uurcode als variabele uren in de periode van het juiste Nmbrs-bedrijf.
- Zodra Nmbrs de regels heeft aangenomen, gaan de timesheets in Deputy op betaald.
Terug: Variabele uren per uurcode · Toeslaguren uit de payregels van Deputy
Waar je op let bij Deputy en Nmbrs
- Uurcodes bestaan in Nmbrs per bedrijf, en twee bedrijven kunnen dezelfde code voor iets anders gebruiken. Deputy heeft één exportcode per payregel voor de hele omgeving. KoppelHet vertaalt per Nmbrs-bedrijf, zodat overuren van een tweede BV niet op de verkeerde uurcode landen.
- Nmbrs neemt variabele uren aan per periode en jaar. Een periode vóór de lopende bedrijfsperiode vraagt in de SOAP API de unprotected mode, anders volgt een TWK-fout. Laat goedgekeurde Deputy-diensten uit een gesloten periode boekt KoppelHet in de lopende periode, tenzij het salarisbureau terugwerkende kracht wil.
- In Deputy staat een betaalde timesheet op slot, en betaald zetten gaat per loonperiode van Deputy. KoppelHet zet de status pas als Nmbrs de uren heeft opgenomen, en groepeert per Deputy-periode, zodat één afwijkende timesheet de rest niet tegenhoudt.
- Nmbrs kent een medewerker per bedrijf; werkt iemand voor twee BV's, dan zijn dat twee medewerkers. Deputy hangt het payroll-ID aan de afspraak op een vestiging. KoppelHet gebruikt per afspraak het Nmbrs-nummer van het bijbehorende bedrijf, zodat de uren bij de juiste werkgever staan.
- Nmbrs kan per urenregel een kostenplaats meekrijgen. Deputy registreert per dienst op welke afdeling (area) iemand werkte. KoppelHet geeft die afdeling als kostenplaats mee, zodat de loonkosten per afdeling kloppen zonder dat het bureau ze verdeelt.
- Opent Deputy een vestiging voor een nieuwe BV, dan kan de koppeling daar pas uren boeken als die BV in Nmbrs ook voor de koppeling is vrijgegeven. Tot dat moment wachten de goedgekeurde timesheets van die vestiging, met een melding in het platform.
- Een saldo in Deputy wordt overschreven met wat de koppeling stuurt. Nmbrs geeft het verlofsaldo per verlofsoort, Type1 tot Type4. KoppelHet stuurt per soort het hele saldo uit Nmbrs, zodat de planner in Deputy hetzelfde getal ziet als de loonstrook.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit als een salarisbureau Nmbrs beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie bedrijven en houdt de uurcodes bij. Het ziet de uren als variabele uren in de periode verschijnen.
Gaan geplande diensten ook naar Nmbrs?
Nee. Alleen timesheets die voor uitbetaling zijn goedgekeurd. Het rooster blijft in Deputy.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deputy via de resources Timesheet en TimesheetPayReturn (alleen voor timesheets die voor uitbetaling zijn goedgekeurd), webhooks met SHA-256 HMAC in X-Deputy-Secret, payroll/mark/{periodid}/paid met TimesheetIdArray, management/v2/employees en LeaveAccrual.
- Nmbrs via de REST API met OAuth 2.0 en een subscription key, per bedrijf (uurcodes via /api/companies/{companyId}/hourcodes). In de SOAP EmployeeService heet de schrijfactie HourComponentVar_Insert (EmployeeId, HourCode, Hours, CostCenterId, Period, Year, UnprotectedMode) en het saldo LeaveBalance_GetPerType. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deputy | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
workplaces[].agreement.payrollId | EmployeeId in Nmbrs | Per afspraak, dus per bedrijf |
PayRule.PayrollCategory (exportcode) | HourCode | Uurcode van het Nmbrs-bedrijf |
TimesheetPayReturn.Value | Hours | |
Area of locatie van de timesheet | CostCenterId | Via een vertaaltabel |
Datum van de timesheet | Period en Year van het bedrijf | |
Nmbrs bedrijf en afdeling (terug) | primaryLocation | Via een vertaaltabel |
LeaveBalance per Type1 tot Type4 (terug) | LeaveAccrual |
Gerelateerd
Deputy → AFAS Profit
Deputy AFAS koppeling: goedgekeurde timesheets naar de salarisrun, medewerkers en verlofsaldo terug
Deputy → Visma Raet YouForce
Deputy YouForce koppeling: uitbetaalde timesheets als looncomponent per dienstverband
HiBob → Deputy
HiBob Deputy koppeling: medewerkers, goedgekeurd verlof en verlofsaldi uit Bob in het rooster
Personio → Deputy
Personio Deputy koppeling: medewerkers en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in Deputy, gewerkte tijd terug als attendance