Verlof, verzuim en uren
Deputy YouForce koppeling: uitbetaalde timesheets als looncomponent per dienstverband
Met een koppeling tussen Deputy en Visma Raet YouForce gaan timesheets die in Deputy voor uitbetaling zijn goedgekeurd automatisch als looncomponenten naar YouForce, per dienstverband en per datum. Pas als YouForce de aanlevering heeft verwerkt, zet KoppelHet de timesheets in Deputy op betaald, en nieuwe medewerkers uit YouForce staan op tijd in het rooster.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Deputy roosteren en de Nederlandse salarissen in Visma Raet YouForce draaien, exporteren de timesheets per periode en voeren de uren per looncomponent in YouForce in. Wie twee dienstverbanden heeft, krijgt de uren dan makkelijk op het verkeerde nummer, en een dienst die na de export in Deputy wordt aangepast valt buiten de salarisrun.
- HR legt in YouForce een nieuwe medewerker of wijziging vast, ook als die later ingaat.
- KoppelHet zet de medewerker in Deputy op de vestiging die bij de organisatie-eenheid hoort, met het dienstverbandnummer als payroll-ID.
- Managers keuren in Deputy eerst de tijd en daarna de uitbetaling goed.
- KoppelHet levert de uren per payregel als looncomponent aan YouForce en volgt de verwerking per ticket.
- Verwerkte timesheets gaan in Deputy op betaald; afgewezen regels verschijnen als melding in het platform.
Terug: Uren per payregel als looncomponent · Toeslaguren die Deputy met payregels berekent
Waar je op let bij Deputy en Visma Raet YouForce
- YouForce boekt looncomponenten op een dienstverband, niet op een persoon. Deputy bewaart het payroll-ID per afspraak op een vestiging. KoppelHet zet daar het YouForce-dienstverbandnummer in, zodat iemand met een vast contract en een oproepcontract de uren op het goede contract krijgt.
- Een elementCode in de aanlevering moet in YouForce bestaan als veldcode van het dienstverband. Deputy geeft per payregel een eigen exportcode. Vóór de eerste periode legt de salarisadministratie per exportcode de elementCode vast; een payregel zonder vertaling gaat niet mee en wordt gemeld.
- YouForce weigert een aanlevering waarin dezelfde elementCode twee keer staat, en neemt maximaal honderd elementen per keer aan. Deputy levert per timesheet aparte payregels, ook voor dezelfde soort uren op één dag. KoppelHet telt die per elementCode en datum op en verdeelt ze over aanleveringen, zodat elke code er per keer één keer in staat.
- YouForce verwerkt een aanlevering pas later en geeft eerst alleen een ticketnummer. Een betaalde timesheet staat in Deputy op slot. KoppelHet wacht daarom op de status Complete van het ticket voordat de timesheets op betaald gaan; bij Error blijft de timesheet in Deputy te corrigeren.
- Deputy zet timesheets per loonperiode op betaald, en één timesheet uit een andere periode laat de hele aanroep mislukken. YouForce kent die perioden niet, want het rekent op de datum per element. KoppelHet onthoudt per ticket welke Deputy-periode erbij hoort en zet de status per periode terug.
- YouForce legt geplande wijzigingen vooruit vast, zoals een overplaatsing naar een andere afdeling per volgende maand. KoppelHet past de vestiging in Deputy pas aan op de ingangsdatum, zodat de huidige vestiging tot die dag kan blijven roosteren.
- Een verlofsaldo in Deputy wordt overschreven, niet aangevuld. YouForce levert verlofrechten per dienstverband en verlofsoort, maar alleen over de laatste twee jaar en met een aparte leesrechten-scope. KoppelHet stuurt daarom het volledige saldo per soort, en alleen als jullie dat willen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie rekent de toeslagen uit, Deputy of YouForce?
Dat spreken we vooraf af. Rekent Deputy de toeslag met een payregel, dan gaat die als eigen looncomponent mee. Rekent YouForce hem zelf, dan sturen we alleen de gewerkte uren.
Wat als YouForce een regel afwijst?
Dan blijft de timesheet in Deputy onbetaald en verschijnt de foutmelding van YouForce in het platform. Na correctie gaat hij in de volgende ronde mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deputy wordt gelezen via de resources Timesheet (TimeApproved, PayRuleApproved, PaycycleId) en TimesheetPayReturn (Value per PayRule), en via webhooks met een SHA-256 HMAC in X-Deputy-Secret. Betaald zetten via POST /api/v1/payroll/mark/{periodid}/paid met TimesheetIdArray; de PeriodId komt uit EmployeePaycycle. Medewerkers via management/v2/employees met workplaces[].agreement.payrollId, verlofsaldo via LeaveAccrual.
- Naar YouForce via de WFM API, POST /{domain}/v1.0/PayComponents/{employment} met per element elementCode, value en effectiveDate; maximaal 100 elementen en geen dubbele elementCode per verzoek. Verwerking is asynchroon; GET /{domain}/v1.0/PayComponents/{ticketId}/status geeft None, InProgress, Complete of Error. Scope Youforce-WFM:Write_Basic.
- YouForce wordt gelezen met Get_Basic (Persons, Employments, Employment Planned Changes, Organization Units) op latestSync met from en to; verlofrechten met de scope Get_leave.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deputy | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
workplaces[].agreement.payrollId | Dienstverband (employment) in de URL van PayComponents | Het dienstverbandnummer, niet het persoonsnummer |
PayRule.PayrollCategory (exportcode) | elementCode | Moet bestaan als bo4FieldCode in YouForce |
TimesheetPayReturn.Value | value | |
Datum van de timesheet | effectiveDate (yyyy-MM-dd) | |
YouForce organizationUnit (terug) | primaryLocation | Via een vertaaltabel naar Deputy-vestigingen |
YouForce persoon en startdatum dienstverband (terug) | firstName, lastName, startDate | |
YouForce Leave Entitlements (terug) | LeaveAccrual | Het volledige saldo, Deputy overschrijft |
Gerelateerd
Deputy → AFAS Profit
Deputy AFAS koppeling: goedgekeurde timesheets naar de salarisrun, medewerkers en verlofsaldo terug
Deputy → Nmbrs
Deputy Nmbrs koppeling: goedgekeurde uren als variabele uren in de juiste periode
HiBob → Deputy
HiBob Deputy koppeling: medewerkers, goedgekeurd verlof en verlofsaldi uit Bob in het rooster
Personio → Deputy
Personio Deputy koppeling: medewerkers en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in Deputy, gewerkte tijd terug als attendance