Verlof, verzuim en uren
Everhour AFAS koppeling: goedgekeurde weekstaten als nacalculatie in AFAS, verlof terug in de planning
Met een koppeling tussen Everhour en AFAS Profit gaan de uren uit een goedgekeurde Everhour-weekstaat automatisch naar AFAS als nacalculatie op het juiste project en de juiste urensoort, zodat projectadministratie en salarisverwerking er direct mee verder kunnen. Goedgekeurd verlof uit AFAS komt als time off in Everhour, zodat de capaciteitsplanning rekent met wie er echt is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die projecturen in Everhour schrijven en projecten, facturatie en salaris in AFAS Profit voeren, exporteren de uren elke week, zoeken per regel het AFAS-project erbij en lezen ze in. Uurloners worden op basis van die regels betaald, en omdat verlof alleen in AFAS staat, gaat de capaciteitsplanning in Everhour ervan uit dat iedereen er is.
- Medewerkers schrijven uren op taken in Everhour en dienen hun week in ter goedkeuring.
- Een beheerder keurt de week goed, eventueel per dag.
- KoppelHet haalt de goedgekeurde dagen op en zoekt per Everhour-project het AFAS-project en de urensoort erbij.
- De uren staan als nacalculatieregels in AFAS, met de Everhour-regel als referentie. Urensoorten die aan een looncomponent hangen gaan van daaruit naar de salarisrun.
- Goedgekeurd verlof uit AFAS komt als time off in Everhour, zodat de planning die dagen niet meer meetelt.
Terug: Goedgekeurd verlof als time off · Verlofsaldo als allocatie, als jullie dat willen
Waar je op let bij Everhour en AFAS Profit
- Everhour keurt uren goed per week, en een beheerder kan binnen die week losse dagen goedkeuren of afwijzen. KoppelHet neemt alleen de goedgekeurde dagen over. Een afgewezen dinsdag komt pas naar AFAS als hij opnieuw is ingediend en goedgekeurd.
- Everhour stuurt een melding als uren veranderen, maar niet als een week wordt goedgekeurd. De koppeling controleert daarom per week de status van de weekstaten en pakt een late goedkeuring alsnog op voordat de periode in AFAS sluit.
- Een nacalculatieregel in AFAS is na gereedmelding niet meer aan te passen en kan niet naar een andere periode. Past iemand in Everhour achteraf uren aan, dan boekt KoppelHet het verschil als nieuwe regel in de lopende periode, met een verwijzing naar de oorspronkelijke Everhour-regel.
- AFAS neemt uren uit de nacalculatie alleen per dag mee naar de salarisrun voor medewerkers met een rooster per dag. Voor medewerkers met een rooster in uren per week blijven de Everhour-uren projecturen voor de nacalculatie en facturatie, en gaan ze niet als gewerkte uren naar payroll.
- AFAS legt verlof vast in minuten. Everhour kent time off alleen als hele, halve, kwart of driekwart dag. KoppelHet rondt af naar het dichtstbijzijnde deel van de dag en meldt verlof dat daar niet in past, zodat de planning niet ongemerkt een uur te veel of te weinig rekent.
- Gebruikers zijn in Everhour niet via de API aan te maken; ze worden uitgenodigd in Everhour zelf. De koppeling zoekt elke Everhour-gebruiker op e-mailadres in AFAS. Een gebruiker zonder match krijgt geen uren in AFAS en verschijnt als melding.
- Everhour bewaart tijd in seconden per taak, AFAS verwacht een aantal uren dat het niet zelf uit begin- en eindtijd berekent. KoppelHet rekent om en telt per dag en project op, zodat de nacalculatie in AFAS klopt met het totaal in Everhour.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de uren ook naar de facturatie in AFAS?
Ja, als het project in AFAS doorbelastbaar is ingericht. De nacalculatieregel is dezelfde voor projectkosten, facturatie en, via de urensoort, de salarisrun.
Welk Everhour-account gebruikt de koppeling?
De API-sleutel hoort bij één gebruiker en werkt met diens rechten. We gebruiken een beheerdersaccount dat de uren van het hele team mag zien en verlof mag goedkeuren.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Everhour wordt gelezen via de Everhour API (api.everhour.com, door Everhour als bèta aangeduid) met een API-sleutel in de header X-Api-Key, bij voorkeur met een vaste X-Accept-Version. Weekstaten via GET /timesheets?weekId= (Timesheet-ID = gebruiker-ID plus week-ID), tijdregistraties via GET /team/time. Rate limit 100 verzoeken per 10 seconden; daarboven 429 met Retry-After.
- Webhooks van Everhour dekken onder meer api:time:updated en api:timer:stopped, maar geen goedkeuring van een weekstaat. Time off gaat naar Everhour via POST /resource-planner/assignments met type time-off, timeOffType, timeOffPeriod en status approved; saldi via /allocations.
- In AFAS schrijven we via de UpdateConnector PtRealization (of PtRealizationWeek voor nacalculatie per week) met XpRe als extern Id. Of uren naar payroll gaan, bepaalt de integratie nacalculatie en salarisverwerking in AFAS via urensoorten die aan een looncomponent hangen. Verlof wordt gelezen met een eigen GetConnector op verlofboekingen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Everhour | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
user (Everhour-id) | Medewerker in AFAS | Gekoppeld op het zakelijke e-mailadres |
TimeRecord.id | XpRe (extern nacalculatie-Id) | Voorkomt dubbel boeken |
Project (Everhour) | Project in AFAS | Via projectcode of vertaaltabel |
Taak of projecttype | Werksoort / urensoort | Bepaalt of de uren naar payroll gaan |
time (seconden) | Aantal (uren) | AFAS rekent Aantal niet uit begin- en eindtijd |
date | Datum van de nacalculatieregel | |
Verlofboeking in AFAS (terug) | time-off met timeOffType en timeOffPeriod |
Gerelateerd
Everhour → Nmbrs
Everhour Nmbrs koppeling: goedgekeurde uren van uurloners als variabele uren, verlof terug in de planning
Everhour → Visma Raet YouForce
Everhour YouForce koppeling: goedgekeurde klokuren van uurloners naar de salarisverwerking
HiBob → Everhour
HiBob Everhour koppeling: goedgekeurd verlof en saldi uit Bob in de Everhour-planning
Personio → Everhour
Personio Everhour koppeling: goedgekeurde afwezigheid uit Personio als time off in Everhour