Verlof, verzuim en uren
Everhour YouForce koppeling: goedgekeurde klokuren van uurloners naar de salarisverwerking
Met een koppeling tussen Everhour en Visma Raet YouForce gaan de geklokte uren van medewerkers met een uurloon, na goedkeuring van de week in Everhour, automatisch als looncomponent naar hun dienstverband in YouForce. Verlof uit YouForce komt terug als time off in Everhour, zodat de capaciteitsplanning weet wie er niet is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Everhour gebruiken voor projecturen en in- en uitklokken, en in Visma Raet YouForce verlonen, tellen voor uurloners de geklokte uren per maand op en voeren ze per dienstverband in. Verlof staat alleen in YouForce, dus Everhour plant mensen in die vrij zijn.
- Medewerkers klokken in en uit in Everhour en dienen hun week in.
- Een beheerder keurt de week goed, of delen ervan.
- KoppelHet haalt de goedgekeurde dagen op en zoekt per medewerker het dienstverband met uurloon in YouForce.
- De werktijd gaat als looncomponent naar YouForce; KoppelHet volgt de verwerking per ticket.
- Verlof uit YouForce verschijnt als goedgekeurde time off in Everhour.
Terug: Verlofuren als time off
Waar je op let bij Everhour en Visma Raet YouForce
- Everhour heeft geen gebruikersaanmaak via de API, en YouForce geeft het zakelijke e-mailadres alleen met een aparte scope voor contactgegevens. KoppelHet vraagt die scope aan en koppelt elke Everhour-gebruiker op e-mail aan een persoon in YouForce; zonder match gaan er geen uren.
- YouForce verwerkt uren op een dienstverband, terwijl Everhour één gebruiker per persoon kent. Heeft iemand in YouForce meer dan één dienstverband, dan leggen we vooraf vast welk dienstverband de uurloonuren krijgt, zodat ze niet bij een vast contract terechtkomen.
- Everhour keurt per week goed, maar een week kan deels goedgekeurd zijn; welke dagen staan in de goedkeuringshistorie. KoppelHet stuurt alleen de goedgekeurde dagen, ieder met een eigen ingangsdatum, zodat YouForce de uren in de goede periode zet.
- Everhour meet werktijd en pauzes in seconden, YouForce verwacht een aantal uren per looncomponent. KoppelHet rekent om met twee decimalen en controleert dat de week in YouForce optelt tot het goedgekeurde totaal in Everhour.
- Everhour stuurt geen melding bij goedkeuring en ondertekent zijn webhooks niet. KoppelHet vraagt daarom zelf per week de goedkeuringsstatus op en vertrouwt niet op een binnenkomende melding als startsein voor de salarisverwerking.
- YouForce levert verlof in uren, Everhour kent time off alleen als hele, halve, kwart of driekwart dag. KoppelHet rondt af op het dichtstbijzijnde deel en meldt verlof dat er niet in past, zodat de planning het verschil ziet.
- Een aanlevering aan YouForce wordt pas later verwerkt; het antwoord is eerst alleen een ticket. Een urenregel met status Error komt met de reden in het platform, zodat de beheerder in Everhour de dag kan corrigeren en opnieuw kan goedkeuren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan projecturen ook naar YouForce?
Nee. YouForce verloont, het boekt geen projecten. Alleen de geklokte werktijd van uurloners gaat mee. Projecturen naar finance is een aparte koppeling die kan later als uitbreiding.
Welk Everhour-account gebruikt de koppeling?
Een API-sleutel werkt met de rechten van één gebruiker. We gebruiken een beheerdersaccount dat de weekstaten van het hele team mag zien en time off mag vastleggen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Everhour via api.everhour.com met een API-sleutel in X-Api-Key. Weekstaten via GET /timesheets?weekId= (approval.status pending, rejected, approved, partial_approved of discarded; dagen in approval.history[].days), klokuren via GET /timecards (workTime en breakTime in seconden), gebruikers via GET /users. Time off via POST /resource-planner/assignments/time-off (timeOffType, timeOffPeriod full-day, half-of-day, quarter-of-day of half-and-quarter-of-day). Limiet 100 verzoeken per 10 seconden, daarboven 429 met Retry-After.
- YouForce via de WFM API. Schrijven met POST /{domain}/v1.0/PayComponents/{employment} (elementCode, value, effectiveDate; maximaal 100 elementen, geen dubbele elementCode) en GET /{domain}/v1.0/PayComponents/{ticketId}/status. Lezen met Get_Basic (Persons, Employments), GetPrivateContactDetails voor het e-mailadres en Get_leave voor Leave Hours.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Everhour | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
user (Everhour-id) en e-mailadres | Persoon in YouForce | Zakelijk e-mailadres; vraagt een extra scope |
Medewerker met uurloon | Dienstverband (employment) | Bij meerdere dienstverbanden via een vaste regel |
timecard.workTime (seconden) | value (uren) | |
date van de dag | effectiveDate | |
Soort uren (gewerkt) | elementCode | Vastgelegd met de salarisadministratie |
YouForce Leave Hours (terug) | time-off-assignment met timeOffPeriod |
Gerelateerd
Everhour → AFAS Profit
Everhour AFAS koppeling: goedgekeurde weekstaten als nacalculatie in AFAS, verlof terug in de planning
Everhour → Nmbrs
Everhour Nmbrs koppeling: goedgekeurde uren van uurloners als variabele uren, verlof terug in de planning
HiBob → Everhour
HiBob Everhour koppeling: goedgekeurd verlof en saldi uit Bob in de Everhour-planning
Personio → Everhour
Personio Everhour koppeling: goedgekeurde afwezigheid uit Personio als time off in Everhour