Identity en access management
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Met een koppeling tussen Exact HR en Active Directory maakt een nieuwe medewerker in de salarisadministratie van Exact Online automatisch een account in Active Directory aan, in de map van zijn administratie en met afdeling, functie en leidinggevende. Na de einddatum van zijn dienstverband in Exact wordt het account uitgeschakeld.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris in Exact Online verwerken en een Active Directory in het eigen netwerk hebben, vaak met synchronisatie naar Entra ID, regelen accounts met formulieren tussen HR en IT. Een andere afdeling of functie verwerkt de salarisadministratie wel in Exact, maar in Active Directory blijft de oude stand staan.
- IT installeert eenmalig het programma van KoppelHet op een server in het domein, en de salarisadministratie keurt de app van KoppelHet in Exact Online goed.
- KoppelHet leest per administratie de medewerkers en de organisatie van hun dienstverband.
- Voor een nieuwe medewerker maakt het programma een account aan in de map van zijn administratie, met gebruikersnaam volgens de naamgevingsregel.
- Krijgt de medewerker een andere afdeling of functie, dan past KoppelHet het account en de groepen aan op de begindatum.
- Na de einddatum van het dienstverband wordt het account uitgeschakeld en naar de map voor vertrekkers verplaatst.
Waar je op let bij Exact HR en Active Directory
- Exact Online geeft salarisgegevens per administratie, en elke vraag aan de API hoort bij één administratie. Heeft de groep er meerdere, dan leest KoppelHet ze een voor een en zet het programma elke administratie in een eigen map in Active Directory.
- Afdeling en functie staan in Exact bij de organisatie van het dienstverband, met een eigen begindatum. KoppelHet voert een wissel in Active Directory pas op die datum door, zodat groepsrechten van de oude afdeling tot de overstap blijven.
- Functies hebben in Exact een code naast de omschrijving. Groepen in Active Directory koppelen we aan de code, zodat een aangepaste omschrijving in Exact geen rechten laat vervallen.
- Een afdeling in Exact heeft een eigen kostenplaats. KoppelHet neemt die mee naar een apart veld in Active Directory, zodat bijvoorbeeld printen of mappen per kostenplaats kunnen worden ingericht.
- Exact legt vast hoe iemands naam is samengesteld, bijvoorbeeld met de naam van de partner. KoppelHet bouwt de weergavenaam in Active Directory volgens die keuze, terwijl de gebruikersnaam gelijk blijft als de naam later verandert.
- Exact begrenst het aantal API-verzoeken per minuut en per dag per administratie. KoppelHet vraagt per ronde alleen de gewijzigde medewerkers op, zodat er binnen die grens ruimte blijft voor andere koppelingen met dezelfde administratie, zoals boekhouding of declaraties.
- Zowel het interne ID als het personeelsnummer van een medewerker staat in Exact. Het programma zet het personeelsnummer in Active Directory, maar koppelt intern op het vaste ID, zodat een hernummering in de salarisadministratie geen tweede account oplevert.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan het nieuwe werkadres terug naar Exact?
Niet via deze koppeling: de salarisgegevens in Exact Online zijn via de API alleen te lezen. Het adres staat wel in Active Directory en daarmee ook in Microsoft 365.
Moeten er poorten open in de firewall?
Nee. Het programma in jullie netwerk maakt zelf een uitgaande verbinding met het KoppelHet platform.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Deze pagina beschrijft Salaris in Exact Online. Voor Exact Globe of Synergy in het eigen netwerk kijken we per geval wat mogelijk is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online wordt gelezen via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), per division en alleen met GET. Endpoints /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees (Timestamp, ID, EmployeeHID, NameComposition, BusinessEmail, Manager), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentCode, JobTitleCode, CostCenter, StartDate, EndDate), /payroll/Employments (StartDate, EndDate) en /hrm/Departments (Costcenter). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
- Een KoppelHet-agent in het domein voert de wijzigingen uit via een uitgaande verbinding. AD-attributen onder meer employeeID, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, mail, givenName, sn, displayName, title, department, company, manager, een extensionAttribute voor de kostenplaats en userAccountControl; OU per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeHID (personeelsnummer) | employeeID | |
Naamgevingsregel | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens |
FirstName en LastName volgens NameComposition | givenName, sn en displayName | |
BusinessEmail | mail | |
JobTitleCode en JobTitleDescription | title en groepen | |
DepartmentCode en DepartmentDescription | department | |
CostCenter van de afdeling | Eigen attribuut kostenplaats | |
Manager | manager | |
Administratie (division) | company en OU | |
EndDate van het dienstverband | userAccountControl (uitgeschakeld) |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst
Exact HR → Microsoft Entra ID
Exact HR Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Salaris in Exact Online