Payroll naar finance
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en AllSolutions komen de loonkosten van elke definitieve verloning automatisch als boeking in AllSolutions, per Exact-administratie in het bijbehorende AllSolutions-bedrijf, op grootboekrekening en kostenplaats. KoppelHet stelt die boeking samen uit de verloonde looncomponenten, omdat de Exact-API geen loonjournaal levert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in Salaris voor Exact Online verwerken en hun projecten en financiën in AllSolutions voeren, halen na elke verloning overzichten uit Exact en typen de loonkosten in AllSolutions over. Een nieuwe looncomponent of kostenplaats valt daarbij pas op als de projectresultaten niet kloppen.
- De salarisadministratie zet de verloning in Exact op definitief, zoals nu.
- KoppelHet haalt de verloonde regels van die periode op en houdt alleen definitieve regels over.
- Bedragen worden per looncomponent en kostenplaats opgeteld en via een tabel van finance aan een AllSolutions-rekening gekoppeld.
- KoppelHet wisselt naar het AllSolutions-bedrijf van die administratie en legt de boeking vast.
- Finance controleert en verwerkt de boeking in AllSolutions.
Waar je op let bij Exact HR en AllSolutions
- De payroll-resources van de Exact Online-API bevatten geen loonjournaal. Wel geeft Exact per verloning de looncomponenten met bedrag, kostenplaats en kostendrager. Uit die regels maakt KoppelHet de boeking voor AllSolutions, met een tabel die finance zelf bijhoudt.
- In Exact hoort een looncomponent bij een arbeidsvoorwaardengroep. Twee groepen kunnen dezelfde code anders gebruiken. KoppelHet legt de rekening daarom per groep en code vast, en een code zonder rekening houdt de boeking tegen in plaats van hem op een tussenrekening te zetten.
- De Exact-bulkservice voor verloonde regels filtert alleen op dienstverband, frequentie, component, jaar, periode en status, en geeft 1.000 regels per pagina. KoppelHet vraagt per administratie het jaar en de periode met status definitief op, en bladert tot alle regels binnen zijn.
- AllSolutions telt het gebruik van de REST API. Tot 20.000 aanroepen per maand is gratis, daarboven betaal je naar rato. KoppelHet boekt daarom één samengevatte boeking per administratie en periode, en niet een regel per medewerker.
- Via de REST API zie je in AllSolutions alleen browsers waarvoor een weergave en instelling voor de API is ingericht, en per browser is één weergave voor de API actief. Bij de start richten we met de consultant van AllSolutions de boekingsbrowser in, eerst in acceptatie en daarna met de exportfunctie in productie.
- Verwerkingsfuncties van AllSolutions zijn niet via de API te starten. De koppeling legt de boeking klaar; verwerken doet finance in AllSolutions. Zo blijft de controle op loonkosten bij finance, ook als de koppeling automatisch draait.
- Elke werkgever is in Exact Online een aparte administratie. Het API-account van AllSolutions heeft standaard één inlogbedrijf; met de functie voor inlogbedrijven erbij wisselt KoppelHet per Exact-administratie naar het juiste AllSolutions-bedrijf.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen loonjournaal uit Exact?
Exact biedt het loonjournaal niet via de API aan. De verloonde looncomponenten wel, en daar bouwt KoppelHet de boeking van.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Nee. Deze pagina gaat uit van Salaris voor Exact Online. Exact Globe draait meestal on-premise en valt buiten deze koppeling.
Wie verwerkt de boeking in AllSolutions?
Finance. De koppeling legt de boeking klaar, verwerken gebeurt in AllSolutions zelf.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), alleen lezen: /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollTransactionsByPayrollYear (Status 6 is definitief, Frequency 11 tot 15 is proforma, 1.000 per pagina) en /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollComponents (Code, Type, EmploymentConditionGroupCode, GLClassification).
- AllSolutions via de REST API-module: POST {URLomgeving}/api/v1/Login met interfacecode en Secret-ID, daarna het token en /api/v1/RefreshToken. Wisselen van bedrijf via Inlogbedrijven/-afdelingen (MWZBDR); datums als EEJJ-MM-DD, decimalen met een punt. REST API-instellingen gaan via Interfaces (MINTFA) van acceptatie naar productie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
PayrollComponentCode | Grootboekrekening | Tabel per arbeidsvoorwaardengroep, met GLClassification als hulp |
CostCenterCode | Kostenplaats | |
CostUnitCode | Project of kostendrager | Inrichtingskeuze van finance |
CalculatedAmount | Bedrag debet of credit | Decimaal met een punt |
Division | Inlogbedrijf in AllSolutions | Vaste koppeling per administratie |
PayrollYear en Period | Boekdatum (EEJJ-MM-DD) en omschrijving |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst
Exact HR → Microsoft Entra ID
Exact HR Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Salaris in Exact Online