Payroll naar finance
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en 4PS Construct komen de loonkosten van elke definitieve verloning automatisch als dagboekregels in het 4PS-bedrijf van die werkgever, met kostenplaats en project als dimensie. KoppelHet maakt de regels uit de verloonde looncomponenten in Exact, en finance boekt het dagboek in 4PS.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Salaris voor Exact Online verwerken en de projecten en financiën in 4PS Construct voeren, boeken de loonkosten na elke verloning met de hand in 4PS. De kosten per project of kostenplaats zijn dan pas compleet als iemand de Exact-overzichten heeft overgetypt.
- De salarisadministratie zet de verloning in Exact op definitief.
- KoppelHet haalt de definitieve regels op en telt ze op per looncomponent, kostenplaats en kostendrager.
- KoppelHet controleert dat elke kostenplaats en elk project als dimensiewaarde in 4PS bestaat.
- De regels komen in een vast loondagboek van het 4PS-bedrijf, met het runnummer uit Exact als extern documentnummer.
- Finance controleert en boekt het dagboek in 4PS.
Waar je op let bij Exact HR en 4PS Construct
- Exact Online heeft geen loonjournaal in de payroll-API, maar geeft wel elke verloonde regel met kostenplaats en kostendrager. KoppelHet zet die om naar dagboekregels voor 4PS. Een tabel die finance beheert, bepaalt op welke 4PS-rekening elke looncomponent komt.
- 4PS Construct draait op Business Central. Een dagboekregel heeft daar één bedragveld, positief voor debet en negatief voor credit, terwijl Exact toelagen en inhoudingen als aparte soorten geeft. KoppelHet zet het teken per soort, zodat een inhouding niet als extra kosten op het project landt.
- Dimensiewaarden zijn in de Business Central-API alleen te lezen. Een Exact-kostenplaats of kostendrager zonder dimensiewaarde in 4PS kan de koppeling dus niet zelf aanmaken. KoppelHet stopt de verloning dan en meldt welke code finance in 4PS moet toevoegen.
- In 4PS draait de administratie om projecten, en finance wil loonkosten daar per project zien. Exact geeft per regel een kostendrager; KoppelHet zet die als projectdimensie op de dagboekregel in 4PS, zodat loonkosten in de projectadministratie verschijnen zonder handmatige verdeling.
- KoppelHet zet het runnummer uit Exact als extern documentnummer op elke regel. Voordat een verloning wordt aangeboden, kijkt KoppelHet of dat nummer al in het dagboek staat, zodat een herhaalde ronde geen tweede set loonkosten in 4PS zet.
- Exact kent voor verloonde regels ook de status verwijderd. Verdwijnt een verloning in Exact nadat de regels al in 4PS staan, dan meldt KoppelHet aan finance welk dagboek erbij hoort. Terugboeken doet finance in 4PS zelf.
- Elke Exact-administratie is een werkgever, en in Business Central heeft elk bedrijf een eigen route in de API. KoppelHet koppelt elke administratie aan één 4PS-bedrijf, zodat de loonkosten van de ene werkmaatschappij niet in de boeken van een andere komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie boekt het dagboek in 4PS?
Finance. De koppeling zet de regels klaar in een vast loondagboek; boeken blijft een stap in 4PS.
Kan de koppeling nieuwe projecten in 4PS aanmaken?
Nee. Dimensiewaarden zijn via de API alleen te lezen. Een ontbrekend project wordt een melding voor finance.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Nee. Deze pagina gaat uit van Salaris voor Exact Online.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0, alleen lezen: /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollTransactionsByPayrollYear (Status 6 definitief, 7 verwijderd; Frequency 11 tot 15 proforma; CostCenterCode, CostUnitCode, CalculatedAmount, PayrollRunCode) en /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollComponents (Type 1 toelage, 2 inhouding, 3 subtotaal).
- 4PS Construct via de Business Central API v2.0 per company: journals en journalLines (accountType, accountNumber, postingDate, documentNumber, externalDocumentNumber, amount, description) met dimensionSetLines per regel; dimensionValues alleen GET. 4PS publiceert geen eigen API-documentatie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
PayrollComponentCode | accountNumber | Tabel van looncomponent naar 4PS-rekening |
CostCenterCode | Dimensie kostenplaats (dimensionSetLines) | |
CostUnitCode | Dimensie project | Inrichtingskeuze van finance |
CalculatedAmount | amount | Eén veld; positief is debet, negatief is credit |
PayrollRunCode | externalDocumentNumber | |
Division | Company in 4PS | Vaste koppeling per administratie |
PayrollYear en Period | postingDate |
Gerelateerd
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst
Exact HR → Microsoft Entra ID
Exact HR Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Salaris in Exact Online