ASVerzuimmelding (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en de Arbodienst gaan ziekmeldingen, wijzigingen in het arbeidsongeschiktheidspercentage en herstelmeldingen uit Exact automatisch als SIVI-bericht naar de arbodienst, per administratie. De salarisadministratie registreert verzuim alleen nog in Exact.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Exact Online verwerken en verzuim daar registreren voor de loondoorbetaling, melden een zieke medewerker daarna nog eens in het portaal van de arbodienst. Een gedeeltelijk herstel komt zo vaak pas bij het volgende spreekuur bij de arbodienst aan.
- De salarisadministratie registreert een verzuim in Exact Online bij de medewerker.
- KoppelHet leest per administratie de nieuwe en gewijzigde verzuimregistraties met hun transacties.
- Een nieuwe registratie wordt een SIVI-ziekmelding met de eerste ziektedag en het percentage.
- Elke volgende transactie wordt een wijziging met de nieuwe ingangsdatum; de status hersteld wordt een herstelmelding.
- De bevestiging of afwijzing van de arbodienst staat in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Exact HR en Arbodienst (SIVI)
- Een verzuim in Exact bestaat uit een registratie met een reeks transacties, de herstelstappen. Elke transactie heeft een startdatum en een percentage arbeidsongeschiktheid. KoppelHet stuurt de eerste als ziekmelding en elke volgende als SIVI-wijziging, zodat de arbodienst het verloop stap voor stap ziet.
- Exact legt het moment van de ziekmelding apart vast van de eerste ziektedag. Meldt een medewerker zich pas na het weekend, dan krijgt de arbodienst toch de echte eerste ziektedag, en de meldtijd als datum van de melding.
- Is een administratie gekoppeld aan Exact Officient, dan komen nieuwe verzuimregistraties volgens Exact niet meer in Exact Online, alleen ziekte-uren per dag. KoppelHet controleert bij de start per administratie of dat zo is; dan leest het verzuim uit Officient in plaats van uit Exact Online.
- De oorzaak van een verzuim kan Exact alleen bij de Nederlandse wetgeving vastleggen, als code met omschrijving. KoppelHet vertaalt die codes via een vaste tabel naar het vangnetveld van SIVI, zodat een zwangerschap of orgaandonatie bij de arbodienst niet als gewone ziekte binnenkomt.
- Exact geeft bij een herstelstap ook de uren op de eerste en laatste dag, zodat een medewerker die halverwege de dag ziek naar huis gaat goed wordt verloond. Voor de arbodienst telt de datum; KoppelHet stuurt die uren niet mee en gebruikt ze alleen om te controleren of de eerste ziektedag klopt.
- Verzuimregistraties zijn in de Exact-API alleen beschikbaar in de duurdere salarispakketten, en de koppeling moet de scope voor HRM-medewerkers hebben. KoppelHet toetst beide bij de intake, voordat er iets wordt gebouwd.
- Bij een verzuim in Exact hoort een veld voor notities. Dat veld gaat nooit naar de arbodienst; de SIVI-melding bevat datums, percentages en codes.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Exact Globe?
Deze pagina gaat over Salaris voor Exact Online. Exact Globe draait vaak on-premise en koppelt via eigen services; dat bekijken we apart.
Gaan er medische gegevens naar de arbodienst?
Nee. Notities bij het verzuim gaan niet mee, alleen datums, percentages en codes.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online REST API met OAuth 2.0 (scope Hrm employees), per administratie - /api/v1/{division}/hrm/AbsenceRegistrations (Employee, EmployeeHID, Cause, CauseCode, CauseDescription, Notes) en /hrm/AbsenceRegistrationTransactions (StartDate, StartTime, EndTime, ExpectedEndDate, HoursFirstDay, HoursLastDay, NotificationMoment, PercentageDisablement, Status 0 open of 1 hersteld), alleen GET. Beschikbaar in Payroll Professional Services (Plus, Professional en Premium). Bij een Officient-administratie (IsHRDivision in system/Divisions) /hrm/LeaveAbsenceHoursByDay.
- Het bericht is Verzuimmeldingen uit de SIVI-verzuimstandaard werkgevers en arbodiensten, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, gevalideerd tegen het XML-schema van de afgesproken versie. Werkgeverskenmerk en aansluitnummer per Exact-administratie. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving van SIVI, met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeHID | Identificatie werknemer | Per administratie |
AbsenceRegistration ID | Verzuimgeval identificatie | |
StartDate | Eerste verzuimdag | |
NotificationMoment | Datum ziekmelding | |
PercentageDisablement | Percentage verzuim | |
ExpectedEndDate | Verwachte duur | Alleen als de arbodienst erom vraagt |
Status 1 (Recovered) met EndTime | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
CauseCode | Vangnet en oorzaak | Vertaaltabel |
Division | Werkgeverskenmerk en aansluitnummer |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
Exact HR → Microsoft Entra ID
Exact HR Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Salaris in Exact Online