Identity en access management
Exact HR Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Salaris in Exact Online
Met een koppeling tussen Exact HR en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker uit de salarisadministratie in Exact Online automatisch een Microsoft-account, met afdeling, functie, leidinggevende en licentie. Na de einddatum van het dienstverband in Exact wordt de aanmelding geblokkeerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun salarisadministratie in Exact Online doen en met Microsoft 365 werken, krijgen een nieuwe collega pas bij IT als iemand een mail stuurt. Een vertrekker staat in Exact met een einddatum, maar zijn Microsoft-account blijft actief tot iemand eraan denkt.
- Een gebruiker met toegang tot de salarisadministratie keurt de app van KoppelHet in Exact Online eenmalig goed.
- KoppelHet leest per administratie de gewijzigde medewerkers en hun dienstverband, afdeling en functie.
- Voor een nieuwe medewerker staat voor de startdatum een Microsoft-account klaar, met leidinggevende en groepen.
- Via een groep krijgt de medewerker de licentie die bij zijn soort contract past.
- Na de einddatum van het dienstverband blokkeert KoppelHet de aanmelding; verwijderen volgt na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij Exact HR en Microsoft Entra ID
- De salarisgegevens in Exact Online zijn via de API alleen te lezen, niet te wijzigen. Voor deze koppeling is dat genoeg, maar een werkadres dat in Microsoft ontstaat, kan KoppelHet niet terugzetten in Exact. Dat doet de salarisadministratie dan zelf, of het blijft alleen in Entra ID.
- Exact legt de leidinggevende vast als verwijzing naar een andere medewerker, en die moet in dezelfde administratie staan. Werkt een leidinggevende voor een andere administratie, dan staat er in Exact niets. KoppelHet meldt dat, zodat IT de manager in Entra ID met de hand zet.
- Een medewerker in Exact heeft een zakelijk e-mailadres, een privéadres en soms het adres van zijn Exact-gebruiker. KoppelHet gebruikt alleen het zakelijke adres, of de naamgevingsregel als dat leeg is, zodat een privéadres nooit als inlognaam in Microsoft belandt.
- Bij het dienstverband kent Exact drie soorten contract, waaronder extern. KoppelHet geeft dat door als type medewerker in Entra ID, zodat een externe kracht via een groep een andere licentie en minder toegang krijgt dan iemand in vaste dienst.
- Exact biedt voor medewerkers een overzicht van wijzigingen sinds een bepaald moment, plus een lijst van verwijderde records. KoppelHet gebruikt die, zodat een medewerker die per ongeluk is ingevoerd en weer is verwijderd ook uit Entra ID verdwijnt voordat er een licentie aan hangt.
- Na de bewaartermijn kan Exact een medewerker anonimiseren. De naam verandert dan in de API, maar de persoon is niet hernoemd. KoppelHet herkent een geanonimiseerde medewerker en raakt het account in Entra ID dan niet meer aan.
- Exact Online bewaart salarisgegevens per administratie, en elke administratie heeft eigen personeelsnummers. KoppelHet zet de administratiecode voor het nummer en gebruikt de administratie als bedrijfsnaam in Entra ID, zodat e-maildomein en licenties per administratie kunnen verschillen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Exact Globe of Synergy?
Deze pagina gaat over Salaris in Exact Online. Voor Exact Globe en Synergy, die vaak in het eigen netwerk draaien, bekijken we per geval welke route er is.
Ziet de koppeling salaris en BSN?
KoppelHet vraagt alleen de velden op die Entra ID nodig heeft. Salaris, BSN en adres vragen we niet op.
Wat als de leidinggevende in een andere administratie zit?
Dan kent Exact geen leidinggevende voor die medewerker. Het platform meldt het, en IT zet de manager in Entra ID met de hand.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online wordt gelezen via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), per administratie (division) en alleen met GET. Endpoints /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees (Timestamp), /payroll/Employments, /payroll/EmploymentOrganizations (Department, JobTitle, StartDate, EndDate), /payroll/ActiveEmployments (ContractType) en /sync/Deleted. Velden onder meer EmployeeHID, FirstName, LastName, MiddleName, BusinessEmail, Manager en IsAnonymised; privévelden komen alleen terug bij bepaalde rollen van de gebruiker. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, displayName, userPrincipalName, mail, jobTitle, department, companyName, employeeType, manager, usageLocation, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime (vraagt User-LifeCycleInfo) en accountEnabled.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeHID (personeelsnummer) | employeeId | Met administratiecode bij meer administraties |
FirstName of NickName | givenName | |
LastName met MiddleName | surname en displayName | |
BusinessEmail of naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
JobTitleDescription | jobTitle | |
DepartmentDescription | department | |
Manager | manager | Via het ID van de leidinggevende in dezelfde administratie |
ContractType | employeeType | 1 bepaalde tijd, 2 onbepaalde tijd, 3 extern |
StartDate van het dienstverband | employeeHireDate | |
EndDate van het dienstverband | employeeLeaveDateTime en accountEnabled |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst