Payroll naar finance
Exact HR Dynamics 365 koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboekregels in Business Central
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en Microsoft Dynamics 365 Business Central komen de loonkosten van elke definitieve verloning in Exact automatisch als regels in een dagboek van Business Central, op grootboekrekening en met kostenplaats en kostendrager als dimensie. Finance controleert het dagboek en boekt het, of laat KoppelHet het na een geslaagde controle boeken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlonen in Salaris voor Exact Online en hun boekhouding in Business Central doen, hebben de loonkosten in twee pakketten van verschillende leveranciers. Finance maakt na elke verloning een memoriaal op basis van Exact-rapporten, en een verschil met de loonstroken blijkt pas bij de jaarafsluiting.
- De salarisadministratie zet de verloning in Exact op definitief, zoals nu.
- KoppelHet haalt de definitieve looncomponenten van die periode op, per Exact-administratie.
- Per looncomponent zoekt KoppelHet de Business Central-rekening op, en kostenplaats en kostendrager worden dimensiewaarden.
- In een vast loondagboek komen de regels met één documentnummer per verloning.
- Finance controleert en boekt, of KoppelHet boekt het dagboek als dat zo is afgesproken.
Waar je op let bij Exact HR en Microsoft Dynamics 365
- Business Central kan via de API dimensiewaarden alleen lezen, niet aanmaken. Een kostenplaats die in Exact nieuw is, moet finance dus eerst in Business Central toevoegen. KoppelHet vergelijkt de codes uit Exact vooraf met de bestaande dimensiewaarden en meldt een ontbrekende code voordat er iets geboekt wordt.
- Exact biedt in de API geen loonjournaal aan, alleen de looncomponenten van de verloning met kostenplaats en kostendrager. KoppelHet maakt daar dagboekregels van, en elke looncomponent heeft in de vertaaltabel een eigen Business Central-rekening.
- Een dagboekregel in Business Central heeft één bedrag met teken, geen apart debet en credit. Exact geeft per component aan of het een toelage of inhouding is; KoppelHet bepaalt daarmee het teken, en subtotalen laat het weg.
- Business Central boekt een dagboek in één keer met een aparte actie. KoppelHet vult het dagboek eerst helemaal, controleert of debet en credit sluiten, en boekt pas daarna, zodat er nooit een halve verloning in het grootboek staat.
- Exact geeft regels van ingevoerd tot definitief en ook proforma-berekeningen. In het dagboek van Business Central komen alleen definitieve regels uit een echte loonfrequentie.
- Elke werkgever is in Exact een eigen administratie, en in Business Central heeft elke company een eigen dagboek. KoppelHet legt per Exact-administratie vast in welke company en welk dagboek de loonkosten komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Dynamics 365 Finance?
Deze pagina gaat uit van Business Central. Voor Dynamics 365 Finance werkt de koppeling met andere journaalentiteiten; dat stemmen we apart af.
Boekt KoppelHet het dagboek zelf?
Dat kan, maar we beginnen met klaarzetten. Finance boekt de eerste verloningen zelf, en pas als die kloppen boekt KoppelHet automatisch.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Nee. Exact Globe draait meestal on-premise en valt buiten deze koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0, alleen GET - /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollTransactionsByPayrollYear (filters op PayrollYear, Period, Frequency en Status; Status 6 definitief, Frequency 11-15 proforma; velden onder meer PayrollComponentCode, CostCenterCode, CostUnitCode, CalculatedAmount, PayrollRunCode) en /payroll/PayrollComponents (Type 1 toelage, 2 inhouding, 3 subtotaal).
- Business Central via API v2.0 - journals en journalLines (accountType, accountNumber, postingDate, documentNumber, amount, description), dimensionSetLines per regel (code, valueCode), dimensionValues alleen GET, en de bound action Microsoft.NAV.post op het dagboek (antwoord 204). Toegang via een app registration in Microsoft Entra ID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
PayrollComponentCode | accountNumber (accountType G/L Account) | Vertaaltabel die finance beheert |
CostCenterCode | dimensionSetLine KOSTENPLAATS (valueCode) | Waarde moet al in Business Central bestaan |
CostUnitCode | dimensionSetLine voor de tweede dimensie | |
Bedrag per component | amount | Eén bedrag met teken: positief debet, negatief credit |
PayrollRunCode en Period | documentNumber en description | |
Division (Exact-administratie) | Bedrijf (company) in Business Central |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst