Identity en access management
Exact HR Okta koppeling: werknemers uit de salarisadministratie in Exact Online als HR-bron voor Okta
Met een koppeling tussen Exact HR en Okta wordt elke medewerker uit de salarisadministratie in Exact Online een Okta-gebruiker, met administratie, afdeling, functie, kostenplaats en leidinggevende. Na de einddatum van het dienstverband in Exact deactiveert Okta de gebruiker, zodat de apps achter Okta dichtgaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het salaris in Exact Online verwerken en Okta voor toegang gebruiken, hebben in Okta wel een app om in te loggen op Exact Online, maar geen bron die medewerkers uit de salarisadministratie haalt. Okta-gebruikers ontstaan dan met de hand, en een vertrek in Exact blijft in Okta onopgemerkt.
- De salarisadministratie keurt de app van KoppelHet in Exact Online goed, en in Okta zet het accountteam een eigen HR-bron aan.
- KoppelHet haalt per administratie de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, met afdeling, functie en kostenplaats.
- KoppelHet levert die wijzigingen aan de HR-bron in Okta, met een groep per administratie.
- Okta maakt of wijzigt de gebruiker en wijst apps toe via de groepen.
- Na de einddatum van het dienstverband haalt KoppelHet de medewerker uit de HR-bron en deactiveert Okta de gebruiker.
Waar je op let bij Exact HR en Okta
- In de Okta-catalogus staat een app voor Exact Online, voor inloggen en toegang tot Exact zelf. Medewerkers uit de salarisadministratie levert die app volgens de catalogus niet als bron. KoppelHet doet dat via de eigen HR-bron van Okta; de Exact-app voor inloggen kan blijven.
- Personeelsnummers zijn in Exact alleen uniek binnen één administratie, en Okta gebruikt het externe ID om te bepalen of een gebruiker al bestaat. KoppelHet bouwt dat ID uit administratie en nummer, zodat twee medewerkers met nummer 100 in twee administraties niet op één Okta-gebruiker uitkomen.
- Exact geeft gewijzigde medewerkers op basis van een volgnummer, dat opnieuw begint als Exact een administratie naar een andere database verhuist. KoppelHet leest de administratie na zo'n verhuizing helemaal opnieuw. Okta herkent bestaande gebruikers aan het externe ID, dus die volledige ronde maakt geen dubbele gebruikers.
- Okta heeft in het gebruikersprofiel een eigen veld voor kostenplaats. KoppelHet vult het met de kostenplaats die Exact bij de organisatie van het dienstverband bewaart, zodat Okta-regels en rapportages dezelfde code gebruiken als de doorbelasting in Exact.
- In Exact wijst een medewerker naar het interne ID van zijn leidinggevende, altijd in dezelfde administratie. KoppelHet zet daar het externe ID van die leidinggevende in Okta voor in de plaats, zodat goedkeuringen in Okta bij de juiste persoon komen. Een leidinggevende uit een andere administratie vullen we volgens een afgesproken regel.
- De salarisgegevens in Exact Online zijn via de API alleen te lezen. Het Okta-loginadres gaat daarom niet automatisch terug naar het zakelijke e-mailveld in Exact; KoppelHet zet nieuwe adressen in een lijst voor de salarisadministratie.
- Exact begrenst het aantal API-verzoeken per administratie, en een Okta-sessie neemt hoogstens tweehonderd gebruikers per verzoek. KoppelHet haalt alleen gewijzigde medewerkers op en bundelt ze per ronde in één sessie, zodat er in Exact ruimte blijft voor koppelingen met boekhouding en declaraties.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben de Exact Online-app al in Okta. Is dit dan nodig?
Die app regelt de toegang tot Exact. Deze koppeling maakt Exact de bron voor wie er in dienst is, en dat zijn twee verschillende dingen.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Deze pagina gaat over Salaris in Exact Online. Voor Exact Globe op een eigen server kijken we per geval.
Komen salarissen in Okta?
Nee. Alleen naam, administratie, afdeling, functie, kostenplaats, leidinggevende en de datums van het dienstverband.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center, scope Hrm payroll), per {division} en alleen GET. /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees met filter op Timestamp (EmployeeHID, FirstName, MiddleName, LastName, NameComposition, NickName, BusinessEmail, Manager, StartDate, EndDate), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentDescription, JobTitleDescription, CostCenter) en /system/Divisions (DivisionMoveDate).
- Okta via de Identity Sources API (Custom Identity Source): sessies, bulk-upsert met externalId en alleen tekstattributen (maximaal 200 per verzoek), bulk-groups-upsert en bulk-group-memberships-upsert voor de administraties, bulk-delete bij einde dienstverband (Okta deactiveert).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
Administratie + EmployeeHID | externalId en employeeNumber | |
FirstName of NickName | firstName | |
MiddleName + LastName volgens NameComposition | lastName en displayName | |
BusinessEmail of naamgevingsregel | email en login | |
Administratie (division) | organization en groep | |
DepartmentDescription | department | |
JobTitleDescription | title | |
CostCenter | costCenter | |
Manager | managerId | Sleutel van de leidinggevende in dezelfde administratie |
EndDate van het dienstverband | Uit de HR-bron (deactiveren) |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst