Identity en access management
Exact HR Omada koppeling: identiteiten uit Exact Online salaris in Omada Identity
Met een koppeling tussen Exact HR en Omada Identity leest Omada elke medewerker uit de salarisadministratie in Exact Online als identiteit, met administratie, afdeling en kostenplaats als contexten en een status uit het dienstverband. KoppelHet beheert de verbinding met Exact en biedt de REST-collector van Omada per medewerker één regel aan, zonder adres, BSN of loongegevens.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het salaris in Exact Online verwerken en toegang met Omada Identity regelen, hebben in Omada vaak geen betrouwbare HR-bron. Afdeling en kostenplaats worden met de hand bijgehouden, en een vertrek in de salarisadministratie komt pas bij de volgende certificering boven.
- Een Exact-gebruiker zonder rollen voor persoonsgegevens geeft KoppelHet toestemming via een app in het Exact App Center; Omada krijgt eigen client credentials.
- KoppelHet haalt per administratie de gewijzigde medewerkers en hun organisatiegegevens op via de sync-API van Exact.
- KoppelHet zet per medewerker één regel klaar en per administratie, afdeling en kostenplaats een context.
- Omada leest identiteiten, contexten en toewijzingen via de REST-collector bij de geplande import.
- Omada past rollen en certificeringen aan op de contexten en verwerkt een beëindiging volgens jullie beleid.
Waar je op let bij Exact HR en Omada
- Exact Online geeft toegang via een app in het App Center met toestemming van een Exact-gebruiker. De REST-collector van Omada kent veel aanmeldvormen, maar die flow met vernieuwde tokens niet. KoppelHet beheert de Exact-toegang en geeft Omada een eigen adres met client credentials.
- Elke medewerker heeft in Exact een ID dat volgens Exact nooit verandert, naast een personeelsnummer dat alleen per administratie uniek is. KoppelHet gebruikt dat vaste ID als Unique ID in Omada en administratie plus nummer als leesbare business key, zodat de historie in Omada aan dezelfde identiteit blijft hangen.
- Adres, geboortedatum, BSN en ook de partnernaam geeft Exact alleen terug als de Exact-gebruiker bepaalde rollen voor persoonsgegevens heeft. KoppelHet laat toestemming geven door een gebruiker zonder die rollen, en neemt de volledige naam die Exact al samenstelt, zodat Omada nooit privégegevens te zien krijgt.
- Exact kan een medewerker anonimiseren, en geeft dat aan met een apart kenmerk. KoppelHet levert zo'n medewerker aan Omada als beëindigd met de laatst bekende naam, in plaats van de lege of vervangen waarden, zodat de toegangshistorie in Omada leesbaar blijft.
- Wijzigingen komen uit Exact op basis van een volgnummer, dat opnieuw begint als Exact een administratie naar een andere database verhuist. KoppelHet leest de administratie dan opnieuw in. Omada vergelijkt met de vorige import; omdat de sleutels gelijk blijven, ziet Omada geen nieuwe of verdwenen identiteiten.
- Omada kan contexten met een type inlezen en identiteiten daaraan toewijzen. Exact bewaart afdeling en kostenplaats bij de organisatie van het dienstverband. KoppelHet maakt van elke administratie, afdeling en kostenplaats een context, zodat rollen in Omada per werkgever en per kostenplaats kunnen.
- In Exact moet de leidinggevende in dezelfde administratie staan en mag hij geen ondergeschikte van zijn medewerker zijn. KoppelHet vertaalt de leidinggevende naar het Unique ID in Omada, zodat goedkeuringen in Omada bij de juiste persoon komen; een leidinggevende in een andere administratie vullen we volgens een afgesproken regel.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welk Exact-product bedoelen jullie met Exact HR?
De salarisadministratie in Exact Online. Voor Exact Globe on-premise is deze route niet bedoeld.
Kan het e-mailadres uit Omada terug naar Exact?
Niet via de API: de salarisgegevens zijn daar alleen te lezen. KoppelHet zet nieuwe adressen op een lijst voor de salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center, scope Hrm payroll), per {division} en alleen GET: /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees met filter op Timestamp (ID, EmployeeHID, FullName, BusinessEmail, Manager, StartDate, EndDate, IsActive, IsAnonymised), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentDescription, JobTitleDescription, CostCenter) en /system/Divisions (DivisionMoveDate). Persoonsvelden alleen bij rollen als Manage employees of View personal information.
- Omada leest via de REST-collector met OAuth2 Client Credentials: identiteiten (Business key, Unique ID, Name, Status), contexten (Business key, Name, Type) en contexttoewijzingen (Context business key, Identity UID). Thresholds standaard 0 (uit); de drempel voor verwijderde objecten zetten we aan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
ID (GUID) | Unique ID | Verandert volgens Exact nooit |
Administratie + EmployeeHID | Business key | |
FullName | Name | |
IsActive en EndDate | Status | |
Administratie (division) | Context (type werkgever) | |
DepartmentDescription | Context (type afdeling) | |
CostCenter | Context (type kostenplaats) | |
Manager | Identiteitsattribuut leidinggevende (Unique ID) |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst