OIIdentity en access management
Exact HR One Identity koppeling: medewerkers uit Exact Online in One Identity Manager
Met een koppeling tussen Exact HR en One Identity Manager staan de medewerkers uit de salarisadministratie in Exact Online klaar in vaste bestanden, die de CSV-connector van One Identity Manager inleest, met administratie, afdeling, locatie en leidinggevende. De einddatum uit Exact wordt de uitdienstdatum, waarop One Identity Manager de accounts blokkeert.
Wat de koppeling doet
Organisaties met de salarisadministratie in Exact Online en One Identity Manager voor accounts en rechten, voeren nieuwe collega's nu twee keer in. One Identity Manager weet daardoor niet altijd wie er vertrekt, en afdelingen in One Identity wijken af van die in de salarisadministratie.
- Een Exact-gebruiker zonder rollen voor persoonsgegevens geeft KoppelHet toestemming via een app in het Exact App Center.
- KoppelHet haalt per administratie de gewijzigde medewerkers en hun organisatiegegevens op en houdt een volledige stand bij.
- Voor elke synchronisatie schrijft KoppelHet het afdelingsbestand en het medewerkerbestand in de map van One Identity Manager.
- One Identity Manager leest afdelingen in volgorde van de boom en daarna de medewerkers.
- Op de uitdienstdatum blokkeert One Identity Manager de identiteit en haar accounts.
Waar je op let bij Exact HR en One Identity
- One Identity Manager heeft kant-en-klare sjablonen voor enkele cloud-HR-systemen, zoals SuccessFactors en Workday, maar niet voor Exact. KoppelHet levert de medewerkers uit Exact Online daarom als bestanden voor de CSV-connector.
- Personeelsnummers zijn in Exact alleen binnen een administratie uniek. De CSV-connector staat meer sleutelkolommen toe, dus KoppelHet levert administratie en nummer als twee kolommen. Twee medewerkers met nummer 100 in twee administraties blijven zo twee identiteiten.
- Exact kan een medewerker anonimiseren. One Identity Manager bouwt accountnamen en weergavenamen uit de namen in het bestand en zou na zo'n anonimisering accounts hernoemen. KoppelHet herkent het kenmerk in Exact en levert die medewerker alleen nog met zijn uitdienstdatum, zonder de vervangen naam.
- Een import uit een tweede systeem markeert in One Identity Manager een ontbrekende regel niet als openstaand. KoppelHet laat een medewerker met een einddatum in Exact daarom in het bestand staan, met die datum als uitdienstdatum, zodat One Identity Manager het vertrek zelf ziet.
- Afdelingen staan in Exact per administratie, en twee administraties kunnen een afdeling met dezelfde omschrijving hebben. KoppelHet zet de administratie boven de afdeling in het pad en markeert die kolom met Hierarchical sort order, zodat One Identity Manager ze als aparte afdelingen inleest, bovenliggende eerst.
- Exact bewaart per medewerker een locatieomschrijving. KoppelHet zet die in een eigen kolom, zodat de beheerder in One Identity Manager rechten voor gebouwen of printers per locatie kan toekennen zonder een tweede bron.
- Na een verhuizing van een administratie naar een andere database begint het volgnummer voor wijzigingen in Exact opnieuw. KoppelHet leest de administratie dan volledig opnieuw in. Omdat het bestand altijd de volledige stand bevat, merkt One Identity Manager daar niets van.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Exact Globe?
Deze pagina gaat over de salarisadministratie in Exact Online. Exact Globe on-premise valt buiten onze scope.
Komt het accountadres uit One Identity terug in Exact?
Nee, de salaris-API van Exact is alleen-lezen. KoppelHet zet nieuwe adressen op een lijst voor de salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center, scope Hrm payroll), per {division} en alleen GET: /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees met filter op Timestamp (ID, EmployeeHID, FirstName, NickName, MiddleName, LastName, LocationDescription, Manager, StartDate, EndDate, IsActive, IsAnonymised), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentDescription, JobTitleDescription) en /system/Divisions (DivisionMoveDate).
- One Identity Manager via de CSV-connector: twee bestanden in één systeemverbinding, vaste kopregel, twee sleutelkolommen in het medewerkerbestand, Hierarchical sort order op het afdelingspad, Read-only access en Data import in de synchronisatiestap (geen MarkAsOutstanding); bestanden direct of via een remote connection server.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in One Identity | Toelichting |
|---|---|---|
Administratie (division) | Sleutelkolom 1 | |
EmployeeHID | Sleutelkolom 2 | |
NickName of FirstName | FirstName | |
MiddleName + LastName | LastName | |
Administratie en DepartmentDescription | Afdelingspad | |
LocationDescription | Locatie | |
Manager (ID) | Sleutel van de leidinggevende | |
StartDate | EntryDate | |
EndDate | ExitDate |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst