Payroll naar finance
Exact HR NetSuite koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als journal entry op de Nederlandse subsidiary
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en Oracle NetSuite gaan de loonkosten van elke definitieve verloning automatisch als journal entry naar NetSuite, op de subsidiary van die werkgever en per account en department. KoppelHet stelt de journal entry samen uit de verloonde looncomponenten in Exact, omdat Exact geen loonjournaal via de API levert.
Wat de koppeling doet
Organisaties die NetSuite OneWorld als groepsboekhouding gebruiken en de Nederlandse salarissen in Salaris voor Exact Online verwerken, krijgen na elke verloning een loonoverzicht uit Exact en zetten dat met de hand om naar een NetSuite-import. Departments komen daarbij op een verzamelregel terecht, en een gesloten periode valt pas op bij het importeren.
- De salarisadministratie zet de verloning in Exact op definitief.
- KoppelHet haalt de definitieve regels op en telt ze op per looncomponent, afdeling en kostenplaats.
- Via tabellen van finance worden component en afdeling vertaald naar NetSuite-account en department.
- KoppelHet maakt één journal entry op de subsidiary van de werkgever, in de periode die bij de verloning hoort.
- Finance keurt de journal entry in NetSuite goed, als goedkeuring aanstaat.
Waar je op let bij Exact HR en Oracle NetSuite
- Voor loonkosten heeft de Exact Online-API geen journaalbron, alleen de verloonde regels per component. KoppelHet telt die regels zelf op tot debet- en creditregels voor NetSuite. Een journal entry slaat NetSuite alleen op als debet en credit in evenwicht zijn, dus KoppelHet controleert dat vóór het versturen.
- Een gewone journal entry in NetSuite hoort bij precies één subsidiary. Elke werkgever is in Exact Online een eigen administratie. KoppelHet maakt daarom per administratie een eigen journal entry op de subsidiary van die werkgever, ook als finance meerdere Nederlandse werkgevers in één NetSuite-account voert.
- NetSuite laat niet boeken in een gesloten periode, en in een vergrendelde periode alleen met een rol die periodebeperkingen mag negeren. De integratierol van KoppelHet krijgt dat recht niet. Een verloning voor een vergrendelde periode wordt dus een melding aan finance in plaats van een late boeking.
- Staat in NetSuite goedkeuring voor journal entries aan, dan boekt een entry pas als het vinkje Approved aanstaat. KoppelHet laat dat vinkje leeg, zodat finance de loonkosten in NetSuite goedkeurt en de controle niet bij de koppeling ligt.
- Exact geeft bij elke verloonde regel ook de afdeling, naast kostenplaats en kostendrager. In NetSuite kunnen departments en classes per regel worden vastgelegd. KoppelHet zet de Exact-afdeling als department op de regel, zodat loonkosten in NetSuite per afdeling te zien zijn in plaats van op één regel.
- Exact onderscheidt bij looncomponenten een normaal en een bijzonder tarief, bijvoorbeeld voor een bonus of vakantiegeld. KoppelHet kan die als aparte regels houden, zodat finance in NetSuite de eenmalige beloningen los van het maandloon ziet.
- Belastingvelden worden op een journal entry via de REST API van NetSuite niet ondersteund. Loonkosten hebben geen btw, dus de koppeling heeft die velden niet nodig; KoppelHet zet alleen account, bedrag, department, class en memo.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie keurt de journal entry goed?
Finance, in NetSuite. De koppeling laat het vinkje Approved leeg als goedkeuring aanstaat.
Werkt dit met meerdere Nederlandse werkgevers?
Ja. Elke Exact-administratie krijgt een vaste subsidiary, en per administratie komt een eigen journal entry.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Nee. Deze pagina gaat uit van Salaris voor Exact Online.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0, alleen lezen: /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollTransactionsByPayrollYear (PayrollYear, Period, Status 6, DepartmentCode, CostCenterCode, CostUnitCode, CalculatedAmount, PayrollRunCode; proforma Frequency 11 tot 15 weggelaten) en /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollComponents (Type, TransactionType 1 normaal, 2 bijzonder, 3 beide; GLClassification).
- NetSuite via SuiteTalk REST met OAuth 2.0 en een eigen integratierol zonder Override Period Restrictions: record journalentry met subsidiary, trandate, memo en de sublist line (account, debit, credit, department, class, memo). Belastingvelden niet in REST.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
PayrollComponentCode | account | Tabel per component, met GLClassification als hulp |
DepartmentCode | department | Op regelniveau |
CostUnitCode | class | Inrichtingskeuze van finance |
CalculatedAmount | debit of credit | |
Division | subsidiary | Eén subsidiary per journal entry |
PayrollYear, Period en PayrollRunCode | trandate en memo |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst