Identity en access management
Exact HR Ping Identity koppeling: PingOne-gebruikers per administratie uit Exact Online
Met een koppeling tussen Exact HR en Ping Identity krijgt elke medewerker uit de salarisadministratie in Exact Online een PingOne-gebruiker in de populatie van zijn administratie, met een groep voor zijn afdeling. Na de einddatum in Exact zet KoppelHet de gebruiker in PingOne uit, en een geanonimiseerde medewerker verdwijnt na de afgesproken termijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het salaris in Exact Online doen en PingOne voor inloggen gebruiken, maken PingOne-gebruikers nu met de hand aan zodra de salarisadministratie een nieuwe collega doorgeeft. Een vertrek in Exact bereikt PingOne pas als iemand eraan denkt.
- Een Exact-gebruiker zonder rollen voor persoonsgegevens geeft KoppelHet toestemming; PingOne krijgt een Worker-app met de rol Identity Data Admin.
- KoppelHet haalt per administratie de gewijzigde medewerkers en hun afdeling op.
- Een nieuwe medewerker wordt een PingOne-gebruiker in de populatie van zijn administratie en komt in de groep van zijn afdeling.
- KoppelHet werkt naam, afdeling en werkadres bij als Exact verandert, en zet nieuwe adressen op een lijst voor de salarisadministratie.
- Na de einddatum zet KoppelHet de gebruiker uit en verwijdert hem na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij Exact HR en Ping Identity
- PingOne zet elke gebruiker in precies één populatie. KoppelHet geeft elke Exact-administratie een eigen populatie, zodat wachtwoordbeleid en inlogregels per werkgever kunnen verschillen en een overstap naar een andere administratie een verhuizing van populatie wordt.
- Het personeelsnummer is in Exact alleen per administratie uniek, maar elke medewerker heeft ook een ID dat volgens Exact nooit verandert. KoppelHet gebruikt dat ID als externe sleutel in PingOne, zodat een gebruiker niet dubbel ontstaat als de salarisadministratie een nummer corrigeert.
- Exact kent drie e-mailvelden: het zakelijke adres, het adres van de gekoppelde Exact-gebruiker en een privéadres. De laatste twee geeft Exact alleen bij rollen voor persoonsgegevens. PingOne neemt één adres aan; KoppelHet stuurt alleen het zakelijke en laat de koppeling draaien onder een gebruiker zonder die rollen.
- Groepen gaan niet via de SCIM-ingang van PingOne. KoppelHet maakt per afdeling uit Exact een groep via de Platform API, met de administratie in de groepsnaam, zodat twee administraties met een afdeling Verkoop niet in één groep samenvallen.
- Exact geeft alleen nieuwe en gewijzigde medewerkers terug op basis van een volgnummer, en een lijst uit PingOne SCIM stopt bij 200 gebruikers. KoppelHet zoekt per gewijzigde medewerker gericht in PingOne op de externe sleutel, en leest een administratie na een databaseverhuizing bij Exact volledig opnieuw.
- Wordt een medewerker in Exact geanonimiseerd, dan zou een gewone update zijn PingOne-gebruiker vullen met vervangen waarden. KoppelHet herkent het kenmerk, past naam en adres in PingOne niet meer aan en verwijdert de uitgezette gebruiker na de afgesproken termijn.
- Via de API zijn de salarisgegevens in Exact alleen te lezen. Een werkadres dat KoppelHet volgens de naamgevingsregel maakt voor PingOne, kan dus niet automatisch terug naar het zakelijke e-mailveld; KoppelHet zet het op een lijst voor de salarisadministratie.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft PingOne een koppeling met Exact Online?
Niet als HR-bron, voor zover we hebben gevonden. KoppelHet levert de medewerkers via de SCIM- en Platform-API van PingOne.
Gaan er BSN of loongegevens naar PingOne?
Nee. De Exact-gebruiker van de koppeling heeft geen rollen voor persoonsgegevens, dus Exact geeft ze niet eens terug.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center, scope Hrm payroll), per {division} en alleen GET: /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees met filter op Timestamp (ID, EmployeeHID, FirstName, NickName, MiddleName, LastName, BusinessEmail, StartDate, EndDate, IsActive, IsAnonymised; Email en PrivateEmail alleen bij rollen voor persoonsgegevens), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentDescription) en /system/Divisions (DivisionMoveDate).
- PingOne via een Worker-app met de rol Identity Data Admin: gebruikers via de SCIM API (population per administratie, externalId, userName verplicht, één e-mailwaarde, active gekoppeld aan enabled; lijsten maximaal 200 zonder paginering; /v2/Groups geeft 501), groepen en lidmaatschappen via de PingOne Platform API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Ping Identity | Toelichting |
|---|---|---|
ID (GUID) | externalId | Verandert volgens Exact nooit |
Naamgevingsregel | username | |
NickName of FirstName | name.given | |
MiddleName + LastName | name.family | |
BusinessEmail of naamgevingsregel | email | |
Administratie (division) | population.id | |
DepartmentDescription | Groep (Platform API) | |
EndDate en IsActive | enabled |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst