Identity en access management
Exact HR SailPoint koppeling: de salarisadministratie in Exact Online als gezaghebbende bron
Met een koppeling tussen Exact HR en SailPoint wordt elke medewerker uit de salarisadministratie in Exact Online een identiteit in SailPoint, met administratie, afdeling, functie, kostenplaats, leidinggevende en de datums van het dienstverband. KoppelHet levert die gegevens als bestand aan een Delimited File-bron, zodat SailPoint toegang toekent bij de start en intrekt na de einddatum.
Wat de koppeling doet
Organisaties die het salaris in Exact Online verwerken en SailPoint voor toegangsbeheer hebben, zetten medewerkers vaak met een export per administratie in SailPoint. Zo'n export moet iemand steeds opnieuw draaien, en dezelfde personeelsnummers in twee administraties geven in SailPoint dubbele gebruikersnamen.
- De salarisadministratie keurt de app van KoppelHet in Exact Online goed, met alleen leesrechten op salaris.
- KoppelHet haalt per administratie de gewijzigde medewerkers en hun organisatie op en werkt de eigen volledige stand bij.
- Medewerkers zonder bruikbaar werkadres of met een onbekende leidinggevende meldt KoppelHet aan de salarisadministratie.
- KoppelHet laadt het bestand in de Delimited File-bron, waarna SailPoint de identiteiten bijwerkt.
- Na de einddatum wordt de lifecycle state inactief en trekt SailPoint de toegang in.
Waar je op let bij Exact HR en SailPoint
- Personeelsnummers zijn in Exact alleen uniek binnen een administratie, terwijl SailPoint een User Name over alle identiteiten uniek wil. KoppelHet zet de administratiecode voor het nummer. In het attribuut voor de gebruikersnaam staat SailPoint tekens als punt, haakjes en uitroepteken niet toe, dus de code komt erin zonder leestekens.
- Exact geeft wijzigingen op basis van een volgnummer dat KoppelHet per administratie bewaart, en dat volgnummer begint opnieuw als Exact een administratie verhuist. SailPoint heeft bij elke aggregatie het volledige bestand nodig. KoppelHet leest de administratie na zo'n verhuizing opnieuw in, zodat het bestand compleet blijft.
- Exact bewaart bij de organisatie van het dienstverband een kostenplaats. KoppelHet zet die als eigen kolom in het bestand, zodat SailPoint-rollen en certificeringen per kostenplaats kunnen, met dezelfde code als de doorbelasting in Exact.
- In Exact wijst een medewerker naar het interne ID van zijn leidinggevende in dezelfde administratie. SailPoint koppelt de leidinggevende via manager correlation op een account in de bron. KoppelHet zet daarom de User Name van de leidinggevende in het bestand; een leidinggevende in een andere administratie vullen we volgens een afgesproken regel.
- SailPoint eist een werkadres maar controleert niet of het geldig is. In de salarisadministratie is het zakelijke e-mailveld vaak leeg of bevat het een privéadres. KoppelHet vult het aan volgens de naamgevingsregel en meldt adressen op een privédomein, voordat SailPoint er een identiteit mee maakt.
- Exact legt per medewerker vast hoe de naam is samengesteld, bijvoorbeeld met de achternaam van de partner. SailPoint eist een achternaam bij elke identiteit; KoppelHet bouwt die volgens de keuze in Exact, zodat de naam in SailPoint-certificeringen overeenkomt met hoe de medewerker zich noemt.
- Via de API zijn de salarisgegevens in Exact alleen te lezen. Een adres dat KoppelHet volgens de naamgevingsregel aanvult, kan dus niet terug naar Exact; KoppelHet zet het op een lijst voor de salarisadministratie.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere administraties?
Ja. Alle administraties komen in één bestand, met de administratiecode in de gebruikersnaam.
Komen loongegevens in SailPoint?
Nee. Het bestand bevat alleen naam, nummer, administratie, afdeling, functie, kostenplaats, leidinggevende, werkadres en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center, scope Hrm payroll), per {division} en alleen GET. /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees met filter op Timestamp (EmployeeHID, FirstName, MiddleName, LastName, NameComposition, NickName, BusinessEmail, Manager, StartDate, EndDate, IsActive), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentDescription, JobTitleDescription, CostCenter) en /system/Divisions (DivisionMoveDate).
- SailPoint Identity Security Cloud met een Delimited File-bron als gezaghebbende bron. Verplichte identity attributes uid (uniek, zonder de tekens * ( ) & ! .), email en lastname; Manager Name met manager correlation; Lifecycle State via een transform op StartDate en EndDate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in SailPoint | Toelichting |
|---|---|---|
Administratiecode + EmployeeHID | uid (User Name) | Zonder leestekens |
BusinessEmail of naamgevingsregel | email (Work Email) | Gecontroleerd door KoppelHet |
MiddleName + LastName volgens NameComposition | lastname | |
FirstName of NickName | firstname | |
Administratie (division) | Identity attribute voor entiteit | |
DepartmentDescription | Identity attribute voor afdeling | |
JobTitleDescription | Identity attribute voor functie | |
CostCenter | Identity attribute voor kostenplaats | |
Manager | Manager Name | Als uid van de leidinggevende |
StartDate en EndDate | Lifecycle State (via transform) |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst