Exact HR SAP S/4HANA koppeling: Nederlandse loonkosten uit Salaris voor Exact Online als journaalpost in S/4HANA

Wat de koppeling doet

Organisaties die SAP S/4HANA als groeps-ERP gebruiken en de Nederlandse salarissen in Salaris voor Exact Online laten verwerken, krijgen de loonkosten na elke verloning als overzicht en boeken ze met de hand in SAP. Wijzigt er een kostenplaats in Exact, dan klopt de kostenverdeling in SAP pas weer na een correctie bij de maandafsluiting.

1. De salarisadministratie zet de verloning in Exact op definitief.
2. KoppelHet haalt de verloonde regels op en laat proformaberekeningen en subtotalen weg.
3. Bedragen worden opgeteld per looncomponent en kostenplaats en via tabellen van finance vertaald naar SAP-rekeningen en SAP-kostenplaatsen.
4. KoppelHet biedt de journaalpost asynchroon aan op de bedrijfscode van de werkgever.
5. KoppelHet wacht op de bevestiging uit SAP en meldt een fout of ontbrekende bevestiging aan finance.

Waar je op let bij Exact HR en SAP S/4HANA

• Een loonjournaal haal je niet uit de Exact Online-API; de payroll-service heeft er geen resource voor. Wat wel kan, is de verloonde looncomponenten per jaar en periode opvragen. KoppelHet maakt daar een SAP-journaalpost van, met een rekeningtabel die finance beheert.
• Naast toelagen en inhoudingen kent Exact looncomponenten van het type subtotaal, die andere regels optellen. Zou de koppeling die meenemen, dan staan de loonkosten dubbel in SAP. KoppelHet neemt alleen toelagen en inhoudingen mee.
• Exact geeft verlonde regels met een status van niet ingevoerd tot verwijderd, en kent proformafrequenties naast de echte loonfrequenties. Alleen regels met status definitief van een echte frequentie gaan naar SAP, zodat een proefberekening nooit als loonkosten in de groepscijfers verschijnt.
• SAP raadt bij grote boekingen de asynchrone variant van Journal Entry - Post aan, omdat de synchrone service bij veel regels een time-out kan geven. KoppelHet gebruikt de asynchrone service en telt de Exact-regels eerst op per rekening en kostenplaats, zodat ook een grote verloning in één post past.
• Bij asynchroon boeken komt het resultaat als aparte bevestiging terug, en SAP beschrijft een geval waarin de inkomende boeking slaagt maar de bevestiging niet wordt verstuurd. KoppelHet markeert een Exact-periode pas als geboekt na een bevestiging, en laat finance bij een uitblijvende bevestiging in de berichtenmonitor van SAP kijken voordat iemand opnieuw boekt.
• Verloont Exact per vier weken, dan heeft het jaar dertien loonperioden, terwijl het boekjaar in S/4HANA meestal twaalf periodes heeft. Met finance leggen we vooraf vast welke boekingsdatum elke vierwekenperiode krijgt, zodat SAP de juiste boekperiode afleidt.
• Exact-kostenplaatsen zijn vrije codes per administratie; in SAP hoort een kostenplaats bij een controlling area en moet hij op de boekingsdatum geldig zijn. KoppelHet vertaalt via een tabel van finance, en een Exact-kostenplaats zonder SAP-tegenhanger stopt de post met een duidelijke melding.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• Payroll naar finance
• Exact HR koppelen
• SAP S/4HANA koppelen

→

Exact HR → 4PS Construct

Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie

→

Exact HR → Active Directory

Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online

→

Exact HR → AllSolutions

Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions

→AS

Exact HR → Arbodienst (SIVI)

Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst