HR naar ITSM
Exact TOPdesk koppeling: medewerkers uit Salaris voor Exact Online als persoon in TOPdesk, met meldingen bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en TOPdesk staat elke medewerker uit Exact als persoon in TOPdesk, met afdeling, functie, leidinggevende en zijn administratie als vestiging, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband of een einddatum een melding of wijziging voor de servicedesk. Wie in Exact als extern is vastgelegd, krijgt een eigen sjabloon, zodat er geen laptop wordt klaargezet voor een inhuurkracht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris in Exact Online doen en een servicedesk in TOPdesk hebben, zetten nieuwe collega's vaak met de hand in TOPdesk, op basis van een mail van de salarisadministratie. Externe krachten en medewerkers van een tweede administratie vallen daarbij makkelijk tussen wal en schip.
- De salarisadministratie voert een nieuwe medewerker met dienstverband in Exact Online in.
- KoppelHet haalt per administratie de wijzigingen sinds de vorige ronde op en maakt de persoon aan bij de vestiging van die administratie.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt de onboardingmelding, met het sjabloon dat bij het soort contract past.
- Een andere afdeling of functie geeft een wijzigingsmelding met de ingangsdatum.
- Bij een einddatum komt een week vooraf de offboardingmelding; daarna wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Exact HR en TOPdesk
- De leidinggevende is in Exact een verwijzing naar een medewerker in dezelfde administratie. Werkt een leidinggevende voor een andere administratie, dan blijft het veld in Exact leeg. KoppelHet meldt die gevallen, zodat de servicedesk de leidinggevende in TOPdesk zelf zet en goedkeuringen niet blijven hangen.
- Exact kent bij een dienstverband een soort contract, met een aparte waarde voor extern. KoppelHet kiest daarop het sjabloon van de onboardingmelding, zodat een inhuurkracht alleen een account krijgt en geen laptop of telefoon.
- Een medewerker in Exact heeft een zakelijk adres, een privéadres en soms het adres van zijn Exact-gebruiker. Voor de persoonskaart in TOPdesk gebruikt KoppelHet alleen het zakelijke adres, zodat meldingen uit het selfserviceportaal nooit naar een privémailbox gaan.
- Exact geeft een overzicht van gewijzigde medewerkers sinds een moment en een lijst met verwijderde records. Wordt een medewerker per ongeluk ingevoerd en weer verwijderd, dan ziet KoppelHet dat en trekt de onboardingmelding in voordat de servicedesk eraan begint.
- Na de bewaartermijn kan Exact een medewerker anonimiseren; de naam verandert dan in de API. KoppelHet herkent dat en laat de gearchiveerde persoonskaart in TOPdesk ongemoeid, zodat oude meldingen hun aanmelder houden.
- Elke administratie in Exact Online heeft eigen personeelsnummers. KoppelHet zet de administratiecode voor het nummer, binnen de lengte die TOPdesk toestaat, en maakt van elke administratie een vestiging, zodat afdelingsnamen per administratie niet botsen.
- De salarisgegevens in Exact Online zijn via de API alleen te lezen. Een werkadres dat pas in Microsoft ontstaat, zet KoppelHet dus niet terug in Exact; komt het daar niet, dan vult KoppelHet het in TOPdesk aan vanuit de directory, als jullie dat willen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Exact Globe of Synergy?
Deze pagina gaat over Salaris voor Exact Online. Exact Globe draait meestal on-premise en koppelt anders; dat bekijken we per situatie.
Gaan er salarisgegevens of BSN naar TOPdesk?
Nee. Alleen naam, zakelijk e-mailadres, functie, afdeling, administratie, leidinggevende, soort contract en datums.
Wat als we meerdere administraties hebben?
Dan loopt KoppelHet elke administratie apart langs en wordt elke administratie een vestiging in TOPdesk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online wordt gelezen via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), per administratie en alleen met GET. Endpoints /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees (Timestamp), /payroll/Employments, /payroll/EmploymentOrganizations, /payroll/ActiveEmployments (ContractType) en /sync/Deleted. Velden onder meer EmployeeHID, FirstName, MiddleName, LastName, BusinessEmail, Manager en IsAnonymised. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
- Naar TOPdesk via de REST API met een applicatiewachtwoord van een operator met alleen de benodigde rechten (Supporting Files voor personen, vestigingen en afdelingen; prefixes maximaal 10 tekens).
- Tickets via POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber) of POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Administratiecode + EmployeeHID | employeeNumber | Nummers zijn per administratie uniek |
FirstName of NickName | firstName | |
MiddleName en LastName | prefixes en surName | |
BusinessEmail | email | Nooit het privéadres |
JobTitleDescription | jobTitle | |
DepartmentDescription | department | |
Administratie (division) | branch (vestiging) | |
Manager | manager | |
ContractType | Sjabloon of categorie van de melding | |
EndDate van het dienstverband | Offboardingmelding en archiveren |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst