Payroll naar finance
Exact HR Unit4 koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als financiële transactie in Unit4 ERPx
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en Unit4 ERPx gaan de loonkosten van elke definitieve verloning in Exact automatisch als financiële transactie naar Unit4, per Exact-administratie in het bijbehorende Unit4-bedrijf, per grootboekrekening en kostenplaats. KoppelHet bouwt die boeking uit de looncomponenten van de verloning, omdat Exact geen loonjournaal via de API aanbiedt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Salaris voor Exact Online verwerken en Unit4 ERPx als financieel systeem gebruiken, tellen de loonkosten na elke verloning met de hand op uit Exact-overzichten en boeken ze in Unit4. Nieuwe looncomponenten of kostenplaatsen vallen daarbij makkelijk tussen wal en schip.
- De salarisadministratie verloont in Exact en zet de verloning op definitief, zoals nu.
- KoppelHet haalt de looncomponenten van die periode op, alleen de definitieve en geen proforma.
- Bedragen worden per looncomponent, kostenplaats en kostendrager opgeteld en via een vertaaltabel aan een Unit4-rekening gekoppeld.
- KoppelHet controleert in Unit4 of elke rekening in dat bedrijf en die periode boekbaar is, en biedt de transactie aan.
- Finance controleert de transactie in Unit4.
Waar je op let bij Exact HR en Unit4 ERP
- Exact Online heeft in de API geen loonjournaal. De looncomponenten per verloning zijn wel op te vragen, met bedrag, kostenplaats, kostendrager en afdeling. KoppelHet bouwt daaruit zelf de boeking voor Unit4, met een vertaaltabel van looncomponent naar Unit4-rekening die finance beheert.
- Exact kent looncomponenten van het type toelage, inhouding en subtotaal. Een subtotaal is een optelling van andere regels; KoppelHet laat subtotalen weg, zodat loonkosten niet dubbel in Unit4 komen.
- Exact geeft verlonde regels per status, van ingevoerd tot definitief, en kent ook proforma-frequenties. KoppelHet neemt alleen definitieve regels van een echte loonfrequentie, zodat een proefberekening nooit in de boekhouding komt.
- Verloont Exact per vier weken, dan zijn er dertien loonperioden per jaar en twaalf boekperioden in Unit4. Met finance legt KoppelHet vooraf vast in welke Unit4-periode elke vierwekenperiode valt.
- Unit4 neemt per aanroep één transactie aan, met maximaal 500 transactieregels. Exact geeft looncomponenten per medewerker; KoppelHet telt ze daarom eerst op per rekening en kostenplaats, zodat ook een grote verloning in één transactie past.
- Unit4 heeft een aparte controle of een rekening in een bedrijf en periode boekbaar is. KoppelHet gebruikt die vóór het aanbieden, zodat een gesloten periode of een geblokkeerde rekening een duidelijke melding geeft in plaats van een half verwerkte boeking.
- Elke werkgever is in Exact Online een eigen administratie. KoppelHet haalt de verloning per administratie op en boekt die in het Unit4-bedrijf dat erbij hoort, ook als finance meerdere werkgevers in één Unit4-omgeving voert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon het loonjournaal uit Exact gebruiken?
Exact boekt het loonjournaal in de eigen Exact-boekhouding, maar biedt het niet als API-bron aan. De looncomponenten wel; daaruit bouwt KoppelHet de boeking.
Werkt dit ook met Exact Globe of Synergy?
Nee. Deze pagina gaat uit van Salaris voor Exact Online. Exact Globe draait meestal on-premise en valt buiten deze koppeling.
Wat als er een nieuwe looncomponent bij komt?
Dan houdt KoppelHet de boeking tegen en vraagt finance om de rekening voor die component. Zo komt er nooit een bedrag op een verkeerde rekening.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), alleen GET - /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollTransactionsByPayrollYear (pagina's van 1.000; filters alleen op Employment, Frequency, PayrollComponent, PayrollYear, Period en Status; Status 6 is definitief, Frequency 11 tot 15 is proforma) en /api/v1/beta/{division}/payroll/PayrollComponents (Code, Type 1 toelage, 2 inhouding, 3 subtotaal, GLClassification).
- Unit4 ERPx via de Financial Transactions API - GET /v1/financial-transactions/account/{companyId}/{account}/{period} als voorcontrole, POST /v1/financial-transactions-validate en POST /v1/financial-transactions (één transactie per aanroep, maximaal 500 transactieregels). Voor grote volumes is er de Financial Transaction Batch API. Toegang met Client ID en Client Secret.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
PayrollComponentCode | Rekening in Unit4 | Vertaaltabel per looncomponent, met GLClassification als hulp |
CostCenterCode | Kostenplaats-dimensie | |
CostUnitCode | Tweede dimensie, bijvoorbeeld project | Inrichtingskeuze van finance |
CalculatedAmount | Bedrag | Teken volgens type toelage of inhouding |
Division (Exact-administratie) | Bedrijf in Unit4 | Vaste koppeling per administratie |
PayrollYear en Period | Periode in Unit4 |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst