Verzuimmelding (SIVI)
Exact HR Visma Verzuim koppeling: medewerkers, roosteruren en herstelstappen uit Exact Online in BlueVi
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en Visma Verzuim staan alle medewerkers van elke Exact-administratie in BlueVi, met afdeling en de uren uit hun rooster, en gaat elke verzuimregistratie met haar herstelstappen automatisch naar het verzuimdossier. Casemanager en arbodienst zien dan dezelfde stand als de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Exact Online verwerken en de verzuimbegeleiding in Visma Verzuim laten doen, voeren medewerkers en ziekmeldingen dubbel in. Een nieuwe collega ontbreekt in BlueVi tot de eerste ziekmelding, en een gedeeltelijk herstel staat in Exact eerder dan in het dossier.
- Elke nacht zet KoppelHet per administratie de medewerkers, dienstverbanden, roosteruren en afdelingen klaar in BlueVi.
- Een paar keer per dag leest KoppelHet nieuwe verzuimregistraties en herstelstappen uit Exact.
- De eerste stap wordt een verzuimverloop met een nieuw dossier; BlueVi beslist of het bij een vorig dossier hoort.
- Elke volgende stap wordt een nieuw herstelpercentage; de status hersteld sluit het verzuim.
- Eindigt het dienstverband tijdens het verzuim, dan krijgt het verloop de reden ziek uit dienst.
Waar je op let bij Exact HR en Visma Verzuim
- BlueVi vraagt bij een medewerker verplicht geboortedatum, geslacht en adres. Exact Online geeft adres en geboortedatum via de API alleen terug als de koppelgebruiker een rol voor persoonsgegevens heeft. KoppelHet controleert die rol bij de intake, anders weigert BlueVi elke nieuwe medewerker.
- BlueVi onderscheidt de uren die iemand werkt van de normuren van de CAO. Een rooster in Exact heeft precies die twee: gemiddelde uren per week en het aantal uren waarvoor de CAO-week is gebouwd. KoppelHet neemt beide over, zodat de casemanager ziet hoeveel uur een deeltijder normaal werkt.
- Een verzuim in Exact bestaat uit herstelstappen met een percentage arbeidsongeschiktheid. BlueVi werkt met een herstelpercentage waarbij nul volledig ziek is. KoppelHet zet elke stap om naar honderd min dat percentage, met de begindatum van de stap.
- Exact maakt bij nieuwe uitval altijd een nieuwe registratie, ook als die binnen vier weken na herstel valt. BlueVi voegt zo'n verloop zelf bij het vorige dossier als KoppelHet om een nieuw dossier vraagt. Daardoor klopt de wettelijke samentelling in BlueVi, ook al staan er in Exact twee registraties.
- Elke Exact-administratie is een eigen werkgever, en wordt in BlueVi ook een eigen werkgever met de afdelingen van die administratie als organisatie-eenheden. Zo staan bedrijfsarts en dossierverantwoordelijke bij de juiste werkgever.
- Krijgt een dienstverband in Exact een einddatum terwijl er een open verzuim loopt, dan geeft KoppelHet die datum met de reden ziek uit dienst aan BlueVi. Het dossier blijft dan open, en de casemanager ziet dat het UWV de begeleiding overneemt.
- Administraties die aan Exact Officient hangen, krijgen volgens Exact geen nieuwe verzuimregistraties meer in Exact Online. KoppelHet herkent zo'n administratie en stuurt daar alleen de medewerkers naar BlueVi, met een melding dat het verzuim een andere bron nodig heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan notities bij het verzuim mee naar BlueVi?
Nee. Notities in Exact blijven in Exact. Wat medisch speelt, legt de arbodienst zelf vast.
Werkt dit ook met Exact Globe?
Nee. Deze pagina gaat uit van Salaris voor Exact Online.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online REST API met OAuth 2.0, per administratie en alleen GET - payroll/Employees (BirthDate, Gender en adres alleen met een rol voor persoonsgegevens), payroll/Employments, payroll/EmploymentOrganizations, hrm/Schedules (AverageHours, Hours, Main, StartDate), hrm/AbsenceRegistrations en hrm/AbsenceRegistrationTransactions (StartDate, PercentageDisablement, Status). Verzuim in de pakketten Plus, Professional en Premium; IsHRDivision in system/Divisions voor Officient.
- BlueVi Case Management API (REST, OpenAPI 3) met een access token uit client ID en secret en de header Ocp-Apim-Subscription-Key - /employer, /organizational-unit, /employee, /employment, /employment/contract (hoursPerWeek, normHoursPerWeek) en /absence-course (newDossier, employmentKey, dateStart, recoveryPercentage, recoveryReason, dateEmploymentEnd), elk met een externalKey.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Visma Verzuim | Toelichting |
|---|---|---|
Division | employer externalKey | |
EmployeeHID | employee externalKey en employeeNumber | |
BirthDate, Gender en adresvelden | person.dateOfBirth, person.gender, address | Vraagt een Exact-rol voor persoonsgegevens |
Employments (StartDate, EndDate) | employment (dateStart, dateEnd) | |
Schedules AverageHours | hoursPerWeek | |
Schedules Hours (CAO-uren) | normHoursPerWeek | |
EmploymentOrganizations DepartmentCode | organizational-unit | |
100 min PercentageDisablement | absence-course recoveryPercentage | |
Status 1 (hersteld) | recoveryReason recovered |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst