Recruitment naar HR
Greenhouse Loket koppeling: geaccepteerd aanbod als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie
Met een koppeling tussen Greenhouse en Loket komt een kandidaat van wie het aanbod in Greenhouse is geaccepteerd automatisch als conceptwerknemer in Loket, bij de werkgever en loonadministratie die bij het kantoor van de vacature horen. Startdatum, salaris en dienstverbandsoort uit Greenhouse gaan mee, zodat de salarisadministratie alleen BSN en loonheffing aanvult.
Wat de koppeling doet
Organisaties die internationaal werven in Greenhouse en de Nederlandse salarissen in Loket laten verwerken, geven nieuwe Nederlandse collega's nu per mail aan het salarisbureau door. Het bureau typt de gegevens over en zoekt zelf uit bij welke werkgever en welke loonadministratie de nieuwe medewerker hoort.
- De recruiter accepteert het aanbod in Greenhouse.
- KoppelHet ontvangt de webhook en controleert of het kantoor van de vacature in Nederland ligt.
- In Loket verschijnt een conceptwerknemer bij de werkgever en loonadministratie van dat kantoor, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- De salarisadministratie vult BSN, loonheffingskorting en ontbrekende cao-gegevens aan.
- Na controle zet de salarisadministratie het concept om naar een werknemer.
Waar je op let bij Greenhouse en Loket
- Greenhouse meldt een aanname op het moment dat iemand op Accept Offer klikt, niet bij het versturen van het aanbod. KoppelHet maakt het concept in Loket dus pas aan als de kandidaat echt ja heeft gezegd, en niet bij een aanbod dat nog kan worden afgewezen.
- Greenhouse probeert een mislukte melding tot zeven keer, verspreid over ongeveer vijftien uur, met een eigen event-ID. KoppelHet herkent een tweede levering aan dat ID en aan het kandidaatnummer op het concept, zodat een storing bij Loket geen dubbele conceptwerknemer oplevert.
- In Loket hangen de velden van een nieuw concept af van de gekozen loonadministratie, en de mogelijke treden van de gekozen loonschaal. KoppelHet kiest eerst de loonadministratie bij het kantoor en vraagt pas daarna de schalen op, zodat een schaal uit een andere cao niet op het concept komt.
- Greenhouse legt kantoren en afdelingen vast op de vacature, niet op het aanbod. Bij meerdere Nederlandse werkgevers in Loket bepaalt het kantoor van de vacature de werkgever; vacatures met een kantoor buiten Nederland gaan niet naar Loket.
- Het salaris staat in Greenhouse vaak als eigen veld van het type valuta op het aanbod, soms als jaarbedrag in een andere munt. KoppelHet neemt alleen een maandbedrag of uurloon in euro over; een jaarbedrag of vreemde valuta wordt een melding voor de salarisadministratie.
- Loket laat externe applicaties alleen in productie toe na goedkeuring, en een gebruiker met rechten op de werkgever logt eenmalig in voor de koppeling. Bij een salarisbureau doet het bureau dat, zodat recruiters in Greenhouse geen toegang tot Loket nodig hebben.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een kandidaat na Accept Offer toch afhaakt?
Het concept staat dan al in Loket, maar is nog geen werknemer. De salarisadministratie verwijdert het; een automatische melding daarvoor kan later als uitbreiding.
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgevers en ziet de concepten met de checklist verschijnen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; application met jobs[].offices en departments, offer met starts_at en custom_fields), ondertekend met HMAC-SHA256 over de ruwe body in de Signature-header, met Greenhouse-Event-ID en tot 7 pogingen. Aanvullende gegevens via de Harvest API v3 met OAuth 2.0 client credentials.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0 (authorization code met refresh token). Metadata voor een nieuw concept in de werkgevercontext (jobapplicant/metadata), daarna per loonadministratie en per loonschaal (payScale, payGrade). Concept aanmaken bij de werkgever en de checklist voor nieuwe medewerkers starten. Acceptatieomgeving api.loket-acc.nl met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.id | Vrij veld op het concept | Om een herhaalde webhook te herkennen |
first_name en last_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
jobs[].offices | Werkgever en loonadministratie | Via een vertaaltabel |
offer.starts_at | Datum in dienst | |
offer.custom_fields (salary, currency) | Loon per periode | Alleen euro per maand of per uur |
Job custom field employment_type | Soort dienstverband | |
Offer custom field schaal | payScale en payGrade | Alleen als de cao met schalen werkt |
email_addresses en phone_numbers | Privé-e-mail en telefoon |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce