Recruitment naar HR
Greenhouse koppelen met Nmbrs: nieuwe medewerkers uit Greenhouse klaar voor de Nederlandse loonrun
Met een koppeling tussen Greenhouse en Nmbrs komt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in Greenhouse als medewerker in het juiste Nmbrs-bedrijf, met dienstverband, rooster en salaris uit het aanbod. Het payrollbureau of de salarisadministratie vult alleen de Nederlandse loongegevens aan, en een jaarsalaris in dollars komt nooit per ongeluk als maandloon in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die via Greenhouse werven en hun Nederlandse BV door een payrollbureau in Nmbrs laten verlonen, geven nieuwe medewerkers per mail door. Daarbij gaat het mis met bedragen, zoals een jaarsalaris uit het aanbod dat als maandsalaris wordt ingevoerd.
- De recruiter markeert het aanbod in Greenhouse als geaccepteerd.
- KoppelHet ontvangt de aanname met kandidaat, vacature en aanbod.
- Het kantoor van de vacature bepaalt het Nmbrs-bedrijf; kandidaten voor andere landen slaat KoppelHet over.
- KoppelHet maakt de medewerker aan en daarna dienstverband, contract, rooster en salaris, in die volgorde.
- Het payrollbureau vult BSN, cao, loonheffingskorting en pensioen aan in Nmbrs.
Waar je op let bij Greenhouse en Nmbrs
- Het aanbod in Greenhouse bevat het salaris met valuta en eenheid. KoppelHet zet een maand- of uurbedrag in euro direct door, en houdt een jaarbedrag of een bedrag in een andere valuta tegen met een melding, zodat het payrollbureau niet met het verkeerde bedrag verloont.
- In Nmbrs komen de medewerker en daarna dienstverband, contract, rooster en salaris in aparte stappen binnen. Mislukt een latere stap, dan herhaalt KoppelHet alleen die stap na correctie, zodat er geen medewerker zonder rooster in de run staat.
- Elke BV hoort in Nmbrs bij een eigen bedrijf, en Greenhouse kent geen BV maar wel kantoren. Per kantoor leggen we vast welk Nmbrs-bedrijf erbij hoort; een kantoor zonder Nmbrs-bedrijf valt buiten de koppeling.
- Afdelingen en functies bestaan in Nmbrs per bedrijf. Bestaat de afdeling uit Greenhouse daar niet, dan meldt KoppelHet dat, in plaats van zelf een afdeling in de salarisadministratie aan te maken.
- Wie in Nmbrs toestemming geeft, bepaalt tot welke bedrijven de koppeling toegang heeft. Een nieuwe BV moet dus ook voor de koppeling worden opengezet voordat Greenhouse-aannames daar terechtkomen.
- Greenhouse begrenst het aantal aanvragen per tien seconden. Na een wervingsronde met veel aannames tegelijk spreidt KoppelHet het ophalen, zodat elke aanname in Nmbrs komt.
- Greenhouse heeft zijn oude API-versies per 31 augustus 2026 uitgezet. Deze koppeling gebruikt de nieuwe versie met eigen aanmeldgegevens en alleen de rechten die ze nodig heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat merkt ons payrollbureau van de koppeling?
Nieuwe medewerkers staan in Nmbrs met startdatum, rooster en salaris. Het bureau vult de Nederlandse gegevens aan en draait de run zoals altijd.
Wat als het salaris in het aanbod een jaarbedrag is?
Dan houdt KoppelHet het salaris tegen en krijgt HR een melding, of rekenen we om volgens een vaste afspraak over vakantiegeld. Dat kiezen jullie bij de start.
Werkt dit met meerdere BV's?
Ja. Per Greenhouse-kantoor leggen we vast bij welk Nmbrs-bedrijf het hoort.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse wordt gelezen via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer, met application, candidate, job en offer met starts_at en custom fields; HMAC-SHA256 in de header Signature) en de Harvest API v3 met OAuth 2.0 client credentials en scopes. Rate limit per tien seconden (X-RateLimit-Limit), 429 met Retry-After.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth; eerst de medewerker per bedrijf (het antwoord bevat het medewerker-ID), daarna adres, dienstverband, contract, rooster, salaris, afdeling en functie. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.id | Vrij veld bij de medewerker | Om een tweede melding te herkennen |
candidate.first_name en last_name | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
candidate.addresses | Adres | |
candidate.email_addresses en phone_numbers | Privé e-mail en telefoon | |
job.offices | Nmbrs-bedrijf | Via een vertaaltabel per kantoor |
offer.starts_at | Datum in dienst en begindatum contract | |
Uren per week (offer custom field) | Rooster | |
Salaris (offer custom field met valuta, bedrag en eenheid) | Bruto maandsalaris of uurloon | |
job.departments | Afdeling | Moet in het Nmbrs-bedrijf bestaan |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce