Recruitment naar HR
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors
Met een koppeling tussen Greenhouse en Workday wordt een aangenomen kandidaat uit Greenhouse een pre-hire in Workday, en start het Hire Employee-proces met startdatum, functieprofiel, organisatie en compensatie uit het aanbod. KoppelHet stuurt ook interim-krachten en contractors naar het juiste proces in Workday en vergelijkt dagelijks de aannames met de pre-hires.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd werven in Greenhouse en hun personeel in Workday beheren, laten HR elke aanname opnieuw invoeren in Workday. Startdatum, compensatie en het getekende aanbod komen per mail binnen, en een opening uit Greenhouse moet HR zelf aan de juiste Workday-positie koppelen.
- De recruiter markeert de kandidaat in Greenhouse als aangenomen.
- De gegevens uit kandidaat, vacature, opening en aanbod gaan naar Workday.
- Workday maakt de pre-hire aan en start het Hire Employee-proces.
- Interim-krachten en contractors gaan naar het proces Contract Contingent Worker.
Waar je op let bij Greenhouse en Workday
- Werft een organisatie ook interim-krachten of contractors via Greenhouse, dan stuurt KoppelHet die aannames naar het proces Contract Contingent Worker in Workday.
- Workday werkt met position management, job management of een gemengde vorm. Bij position management gaat de aanname via het opening-ID uit Greenhouse naar een positie; bij job management is de supervisory organization verplicht.
- Een andere locatie of een ander functieprofiel bij een aanname vraagt in Workday een override op de restricties van staffing events. Zonder die instelling weigert Workday de aanname uit Greenhouse.
- KoppelHet vergelijkt dagelijks de aannames in Greenhouse met de pre-hires in Workday, zodat een gemiste aanname niet blijft liggen.
- Een bonuspercentage in het aanbod kan als 2 of als 0,02 zijn ingevuld. Hoe het in Workday moet landen, leggen we bij de inrichting vast.
- Het opening_id in Greenhouse is een vrij veld voor het HRIS en mag leeg zijn. Bij position management heeft Workday dat ID nodig om de positie te vinden. Staat het bij een aanname leeg, dan stuurt KoppelHet niets en vraagt de recruiter het in te vullen.
- Voor de dagelijkse vergelijking vraagt KoppelHet in Harvest v3 de aanbiedingen op met status Accepted en een filter op resolved_at. Dat werkt als filter op de aannamedatum, zodat alleen de aannames van die dag naast de pre-hires in Workday komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat moeten we in Workday regelen?
Een Integration System User met de juiste rechten, en een override op staffing-restricties als locatie of functieprofiel bij de aanname kunnen wijzigen.
Komen BSN en Nederlandse loonheffingsgegevens uit Greenhouse?
Nee. Die vult HR of de Nederlandse salarisadministratie aan in Workday of in de payroll.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; payload met application, jobs met offices en departments, opening met opening_id en offer met starts_at en custom fields; HMAC-SHA256 in de header Signature; tot zeven pogingen in circa vijftien uur).
- Voor contingent workers schrijft KoppelHet naar Workday via de Staffing-webservices Put_Applicant (pre-hire) en Contract_Contingent_Worker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
application.id | Applicant ID | |
candidate first_name en last_name | Naamvelden | |
Persoonlijk e-mailadres | E-mail | Anders het eerste e-mailadres |
offer.starts_at | Hire Date en Start Date | |
opening.opening_id | Opening ID (positie) | Bij position management verplicht |
Supervisory Org (offer- of jobveld) | Supervisory Organization | Bij job management verplicht |
Job Profile, Location, Employee Type, Time Type | Dezelfde Workday-velden | |
Compensatievelden in het aanbod | Base plan, amount en pay frequency | |
Bestaand Worker ID | Existing Worker ID | Bij herindiensttreding en overstap |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce