Identity en access management
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Hailey HR en Active Directory krijgt elke nieuwe medewerker uit Hailey een domeinaccount met functie, afdeling, teams en leidinggevende, en loopt het account af op de laatste werkdag die HR in Hailey vastlegt. KoppelHet bouwt de koppeling met een klein programma in jullie netwerk.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken en nog een eigen Windows-domein hebben, maken domeinaccounts vaak nog met de hand aan. Die ontstaan dan na een mail van HR, en het werkadres moet daarna met de hand terug in Hailey.
- HR legt de nieuwe medewerker vast in Hailey, met afdeling, titel, teams en leidinggevende.
- Hailey stuurt een webhook; het platform van KoppelHet haalt de volledige medewerker op.
- Het programma in het domein maakt het account in de OU van de afdeling en zet het in de groepen van de teams.
- KoppelHet schrijft het nieuwe adres terug in het veld voor het werkadres in Hailey.
- Zodra HR een laatste werkdag invult, krijgt het account die datum als vervaldatum.
Waar je op let bij Hailey HR en Active Directory
- Heeft een organisatie een eigen domein met Entra Connect erachter, dan zet KoppelHet de accounts in het domein en neemt Entra Connect ze mee naar de cloud.
- Het werkadres heeft in de Hailey-API een eigen schrijfopdracht per medewerker. Het programma maakt eerst het domeinaccount volgens jullie naamgevingsregel, en het platform zet het adres daarna in Hailey. HR typt het adres dus nergens over.
- Hailey houdt naast het einde van het dienstverband een aparte laatste werkdag bij, die eerder valt als iemand resterende vakantie opneemt. KoppelHet gebruikt de laatste werkdag als vervaldatum van het domeinaccount, zodat er geen weken toegang overblijven tijdens opgenomen verlof.
- Iemand kan in Hailey bij meer dan één team horen en meer dan één titel dragen. Elk team wordt in het domein een beveiligingsgroep; voor het attribuut title spreken we bij de start af welke titel voorgaat.
- Een webhook van Hailey bevat alleen het id van de medewerker of het bedrijf. Het platform haalt daarna de medewerker op en stuurt het programma in het domein een complete opdracht, zodat het domein zelf nooit verbinding met Hailey maakt.
- Het persoonlijke toegangstoken van Hailey verloopt na een jaar, maar verlengen houdt dezelfde tokenwaarde. Het platform verlengt het voordat het afloopt; zonder verlenging zouden vervaldatums in het domein stil blijven staan.
- Welke velden de API teruggeeft, volgt de rechten van de gebruiker achter het token. Die gebruiker krijgt in Hailey geen rechten op salarissen, zodat er geen loongegevens bij het programma in het domein kunnen komen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er iets open in de firewall?
Nee. Het programma in het domein maakt alleen een uitgaande verbinding naar het platform van KoppelHet.
Wat schrijft de koppeling in Hailey?
Alleen het werkadres. Al het andere leest KoppelHet uit Hailey.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1) met een personal access token (een jaar geldig, verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend zonder nieuwe waarde). GET /Employees met companyEmail, departmentId, titleIds, teamIds, managerEmployeeId, employmentStatus, lastWorkingDay en lastDayOfEmployment; PUT /Employee/{employeeId}/CompanyEmail voor het werkadres. Webhooks met alleen employeeId of companyId.
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein haalt opdrachten op via een uitgaande verbinding en schrijft employeeID, sAMAccountName, userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, manager en accountExpires, beheert groepslidmaatschap en verplaatst accounts tussen OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (Hailey) | employeeID | Maximaal 16 tekens |
Naamgevingsregel | sAMAccountName en userPrincipalName | sAMAccountName maximaal 20 tekens |
First name en last name | givenName, sn en displayName | |
titleIds (leidende titel) | title | |
departmentId | department en OU | |
teamIds | Lidmaatschap van beveiligingsgroepen | |
managerEmployeeId | manager | |
lastWorkingDay | accountExpires | |
userPrincipalName (domein) | companyEmail (Hailey) |
Gerelateerd
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding
Hailey HR → DATEV
Hailey HR DATEV koppeling: Duitse medewerkers en salarissen uit Hailey HR naar de Steuerberater