Payroll koppeling
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Een koppeling tussen Hailey HR en ADP iHCM zet goedgekeurde salariswijzigingen en de einddatum van een dienstverband bij de Nederlandse juridische entiteit uit Hailey HR door naar ADP iHCM. Payroll typt die wijzigingen dan niet meer over; een nieuwe medewerker aanmaken in ADP blijft een taak van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken en de Nederlandse salarissen in ADP iHCM laten verwerken, zetten een goedgekeurde loonsverhoging met de hand in ADP. In Hailey wacht een verhoging soms nog op goedkeuring terwijl het bedrag al zichtbaar is, en dan komt er makkelijk een bedrag in ADP dat nog niet definitief was.
- HR legt in Hailey een salariswijziging vast; na goedkeuring komt die in de salarishistorie.
- Hailey meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker, zijn employments en salarissen op.
- Een nieuw punt in de historie van het basissalaris gaat als salariswijziging naar ADP.
- Een einddatum op het Nederlandse employment start de beëindiging in ADP.
- Afwijkingen staan met reden in een overzicht voor payroll.
Waar je op let bij Hailey HR en ADP iHCM
- Een salaris in Hailey HR heeft een historie met per datum het bedrag dat vanaf dan geldt, ook voor datums in de toekomst. KoppelHet stuurt elk nieuw punt uit die historie als aparte salariswijziging naar ADP, met de datum als ingangsdatum, zodat een geplande verhoging in de juiste periode valt.
- Hailey toont bij een salaris ook wijzigingen die nog op goedkeuring wachten, voor bedrag, einddatum of heractivering. KoppelHet negeert die tot ze zijn goedgekeurd en in de historie staan, zodat ADP nooit een bedrag krijgt dat nog kan veranderen.
- Een medewerker in Hailey kan meerdere salarissen van verschillende soorten hebben, elk met een eigen betaalperiode: per jaar, per maand, per twee weken of per uur. KoppelHet stuurt alleen de soort die jullie als basissalaris aanwijzen naar ADP, en vertaalt de betaalperiode naar de salariscode.
- Employments in Hailey kunnen overlappen; een prioriteit bepaalt welk employment voorgaat. KoppelHet kiest het employment bij de Nederlandse juridische entiteit met de hoogste prioriteit, zodat een tijdelijke tweede aanstelling de ADP-gegevens niet verandert.
- Hailey kent bij een employment een einddatum en een laatste werkdag, die kunnen verschillen. KoppelHet geeft ADP de einddatum van het employment, omdat de betaling daarop stopt, en zet de laatste werkdag in het overzicht voor payroll.
- Hailey heeft naast gewone employments ook oproepcontracten met losse perioden. Die passen niet in een vast salaris in ADP; KoppelHet laat ze in de eerste versie buiten de koppeling en meldt ze aan payroll.
- Een webhook van Hailey stuurt alleen het ID van het bedrijf of de medewerker. KoppelHet haalt de actuele gegevens daarna zelf op, en controleert elk uur op de laatste wijzigingsdatum, zodat een gemiste melding vóór de ADP-run wordt opgevangen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als het token van Hailey verloopt?
Het token is een jaar geldig. KoppelHet verlengt het op tijd en waarschuwt als dat niet lukt.
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Payroll maakt de medewerker in ADP aan; daarna koppelt KoppelHet hem op personeelsnummer.
Gaan toeslagen of bonussen mee?
Niet in de eerste versie. Andere salarissoorten uit Hailey als variabele regels naar ADP sturen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1) met een personal access token (een jaar geldig, te verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend): GET /Employees (employmentStatus BeingHired, WillJoin, InService, Leaving, HasLeft; lastUpdated), /Employments (priority, startDate, endDate, lastWorkingDay, legalEntityId), /CasualEmployments en /Salaries (salaryTypeName, payPeriod, currencyCode, endDate, history met date en amount, pendingAmountApproval).
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417, één event per aanroep) en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld en bij KoppelHet bewaard |
Employment organizationalInformation.legalEntityId | payrollGroupCode | Vertaaltabel per juridische entiteit |
Salary payPeriod (Yearly, Monthly, Biweekly, Hourly) | Salariscode 2416 | |
Salary history: date en amount | Salarisbedrag 2417 met effectiveDateTime | |
Salary salaryTypeName | Alleen het basissalaris | Vertaaltabel per salarissoort |
Employment endDate | Beëindiging in worker.terminate |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding
Hailey HR → DATEV
Hailey HR DATEV koppeling: Duitse medewerkers en salarissen uit Hailey HR naar de Steuerberater