Payroll koppeling
Hailey HR DATEV koppeling: Duitse medewerkers en salarissen uit Hailey HR naar de Steuerberater
Een koppeling tussen Hailey HR en DATEV zet nieuwe medewerkers, salariswijzigingen en vertrek van de Duitse entiteit uit Hailey HR elke loonmaand klaar voor DATEV LODAS of Lohn und Gehalt. Hailey HR heeft geen eigen DATEV-integratie, dus KoppelHet leest de Hailey-API en levert stam- en bewegingsgegevens aan die de Steuerberater overneemt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Hailey HR en een Duitse entiteit waarvan de lonen bij een Steuerberater in DATEV lopen, sturen zonder koppeling elke maand een overzicht van starters, salarissen en vertrek. Het kantoor typt dat over, en een salaris dat in Hailey nog op goedkeuring wacht, gaat soms al mee.
- HR legt een starter, salariswijziging of vertrek vast in Hailey HR voor de Duitse entiteit.
- Hailey stuurt een webhook met het employeeId; KoppelHet haalt de medewerker, het dienstverband en het salaris op.
- KoppelHet zet goedgekeurde wijzigingen om naar stam- en bewegingsgegevens en houdt open goedkeuringen apart.
- Vóór de afsluiting levert KoppelHet de maand aan DATEV; de Steuerberater neemt de gegevens over.
- Wat niet over kon, zoals een ontbrekende Steuer-ID, komt op een lijst voor HR.
Waar je op let bij Hailey HR en DATEV
- Een webhook van Hailey HR bevat alleen het companyId of het employeeId, niet wat er veranderde. KoppelHet haalt na elke melding de medewerker opnieuw op en vergelijkt die met de vorige stand, zodat er alleen echte wijzigingen naar de Steuerberater gaan.
- Een salaris in Hailey heeft een payPeriod van Yearly, Monthly, Biweekly of Hourly. DATEV werkt met een vast maandbedrag of een uurloon; KoppelHet rekent een jaarsalaris om naar twaalf maandbedragen en meldt een tweewekelijks salaris, omdat dat in een Duitse loonrun niet past.
- Hailey houdt naast het lopende salaris ook voorstellen bij die nog op goedkeuring wachten, in aparte velden. KoppelHet stuurt alleen de goedgekeurde bedragen uit de salarishistorie, zodat een voorstel nooit als loon bij het kantoor belandt.
- De salarishistorie in Hailey bevat ook toekomstige bedragen met hun startdatum. KoppelHet levert een verhoging pas aan in de loonmaand waarin die ingaat, zodat de Steuerberater niet een maand te vroeg rekent.
- Een medewerker kan in Hailey meerdere dienstverbanden hebben, elk met een eigen juridische entiteit en een prioriteit voor overlappende periodes. KoppelHet neemt alleen dienstverbanden van de Duitse entiteit en gebruikt bij overlap het dienstverband met de hoogste prioriteit.
- Hailey kent één algemeen persoonsnummer, gemaakt voor het Zweedse personnummer, en geen standaardvelden voor Steuer-ID of Sozialversicherungsnummer. Die legt HR vast in eigen velden in Hailey, of de Steuerberater vult ze in DATEV aan; dat kiezen we bij de start, en de koppeling overschrijft het kantoor dan niet.
- Een dienstverband in Hailey heeft een einddatum en een aparte laatste werkdag. DATEV heeft het einde van het dienstverband nodig als Austrittsdatum; de laatste werkdag gebruikt KoppelHet alleen om de Steuerberater te wijzen op niet-gewerkte dagen aan het eind.
- Een personal access token van Hailey is een jaar geldig en kan via de API met een jaar worden verlengd zonder dat het token verandert. KoppelHet verlengt het token ruim vóór het verloopt, zodat een Duitse loonrun nooit stilvalt op een verlopen sleutel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof ook naar DATEV?
Niet in de eerste versie. De Hailey-API geeft aangevraagd en goedgekeurd verlof samen terug; afwezigheid filteren en aanleveren kan later als uitbreiding.
Wat moet de Steuerberater doen?
De importdienst in DATEV Arbeitsplatz aanzetten en de Lohnarten voor vast loon en uurloon doorgeven. Daarna neemt het kantoor elke maand de aanlevering over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR via de REST API (api.haileyhr.app, OpenAPI v1) met een personal access token als bearer, verlengd met PersonalAccessToken/Extend. GET /Employees/{employeeId} (personal, compensation.bankDetails, jobData.general.employmentNumber), GET /Employments (legalEntityId, priority, startDate, endDate, lastWorkingDay, terms.scopeHours) en GET /Salaries (payPeriod, history, pendingApproval). Webhooks met companyId of employeeId, in te stellen onder integrations in Hailey.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde software, € 0,05 per afgerekende werknemer per maand) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS of Lohn und Gehalt inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employmentNumber | Personalnummer | Vast nummer, afgestemd met het kantoor |
personal.general (firstName, lastName), sensitive.dateOfBirth | Vorname, Familienname, Geburtsdatum | |
contactInformation (streetAddress, postalCode, city) | Anschrift | |
compensation.bankDetails.iban en bic | Bankverbindung | |
terms.scopeHours | Wochenarbeitszeit | |
Salaris (history: date, amount; payPeriod Monthly of Hourly) | Festbezug of Stundenlohn met Lohnart | Jaarsalaris omgerekend naar een maandbedrag |
endDate en lastWorkingDay van het dienstverband | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding