Payroll koppeling
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen Hailey HR en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers van de Nederlandse bv uit Hailey met dienstverband, uren, salaris en bankrekening in AFAS, en gaan goedgekeurde salariswijzigingen met hun ingangsdatum mee. HR blijft in Hailey werken, de salarisadministratie verloont in AFAS en vult alleen de Nederlandse loonheffingsgegevens aan.
Wat de koppeling doet
Scandinavische groepen die Hailey HR in alle landen gebruiken en een Nederlandse bv in AFAS Profit verlonen, typen nieuwe Nederlandse collega's over uit Hailey. Een salarisverhoging die in Hailey nog op goedkeuring wacht, belandt soms al in de AFAS-run.
- Hailey stuurt een webhook met het id van de gewijzigde medewerker.
- KoppelHet haalt de medewerker, de dienstverbanden en de salarissen op en kijkt of de juridische entiteit de Nederlandse bv is.
- Een nieuwe medewerker start het onboardingproces in AFAS, met contract, rooster, salaris en kostenplaats.
- Goedgekeurde salarisregels gaan met hun datum naar AFAS; voorstellen die nog wachten niet.
- Een einddatum van het dienstverband in Hailey sluit het contract in AFAS af.
Waar je op let bij Hailey HR en AFAS Profit
- Een salaris in Hailey heeft een historie van datums en bedragen, ook voor verhogingen die al voor later zijn ingepland. KoppelHet zet elk punt als salarisregel met die ingangsdatum in AFAS, zodat een verhoging per 1 januari niet handmatig hoeft te worden klaargezet.
- Hailey toont naast de salarishistorie ook voorstellen die nog op goedkeuring wachten, met een eigen bedrag en ingangsdatum. Die voorstellen blijven buiten AFAS tot ze zijn goedgekeurd en in de historie staan.
- Een medewerker kan in Hailey meerdere dienstverbanden hebben, met een prioriteit voor periodes die overlappen. AFAS werkt met één lopend contract per werkgever; KoppelHet neemt bij overlap het dienstverband met de hoogste prioriteit en meldt de andere aan de salarisadministratie.
- Hailey legt de omvang van een dienstverband vast in uren en in procenten. AFAS heeft voor het rooster uren per week en een parttimepercentage nodig; KoppelHet neemt beide over in plaats van ze uit elkaar af te leiden.
- Bij een tijdelijk dienstverband geeft Hailey het type en de einddatum van de bepaalde tijd. KoppelHet zet die einddatum op het AFAS-contract, zodat de salarisadministratie ziet welke contracten aflopen.
- De bankvelden in Hailey zijn ingericht voor Zweden en Europa tegelijk, met clearingnummer, rekeningnummer, IBAN en BIC. Voor een Nederlandse collega gebruikt de koppeling alleen IBAN en BIC; het clearingnummer blijft leeg en gaat niet naar AFAS.
- Een webhook van Hailey bevat alleen het id van de medewerker of het bedrijf, niet wat er veranderde. KoppelHet haalt daarom na elke melding de hele medewerker op en vergelijkt die met wat al in AFAS staat, zodat alleen echte verschillen worden geschreven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat ziet de koppeling in Hailey?
Wat de gebruiker achter het token mag zien. We maken daarom een aparte gebruiker met alleen de rechten voor de Nederlandse medewerkers en hun salarissen.
Gaat verlof uit Hailey ook naar AFAS?
Niet in de eerste versie. Hailey levert zowel aangevraagd als goedgekeurd verlof; dat kan later als uitbreiding, met alleen het goedgekeurde deel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey wordt gelezen via de Hailey HR API (v1) met een personal access token als bearer. Het token is een jaar geldig en te verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend zonder dat het token verandert. Endpoints GET /Employees, /Employees/{employeeId}, /Employments (status WillStart, Active of Ended; priority bij overlap) en /Salaries (payPeriod Yearly, Monthly, Biweekly of Hourly; history; pendingApproval en pendingAmountApproval). Welke velden terugkomen, hangt af van de rechten van de tokengebruiker.
- Webhooks stelt de beheerder in onder integraties in Hailey; ze komen als POST met een JSON-body met companyId of employeeId.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding voor nieuwe medewerkers en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasBankInfo) voor wijzigingen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employmentNumber | Medewerker (EmId) | Vaste sleutel |
firstName, lastName, dateOfBirth, gender | Persoonsgegevens | Voorvoegsel afsplitsen |
streetAddress, postalCode, city, country | Woonadres | |
personalIdentityNumber | BSN | Alleen als HR hier het BSN vastlegt |
iban en bic | Bankrekening (AfasBankInfo) | |
Dienstverband: startDate, endDate, employmentType | Contract (AfasContract) | |
scopeHours en scopePercentage | Rooster (AfasTimeTable) | |
Salarishistorie (date, amount) met payPeriod | Salaris (AfasSalary) | |
legalEntityId en costCenterId | Werkgever en kostenplaats | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding
Hailey HR → DATEV
Hailey HR DATEV koppeling: Duitse medewerkers en salarissen uit Hailey HR naar de Steuerberater