Verzuimmelding (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Hailey HR en de Arbodienst worden goedgekeurde ziektedagen van Nederlandse medewerkers in Hailey HR automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Hailey legt afwezigheid per dag vast met een omvang tussen nul en één, en KoppelHet maakt daar verzuimgevallen met een percentage van.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken voor personeelsdossier en verlof, en in Nederland een arbodienst hebben, melden zieke collega's nu met de hand in het portaal van de arbodienst. Een medewerker die halve dagen gaat werken, staat in de Hailey-kalender al op halve ziekte, maar bij de arbodienst nog volledig.
- Bij de start kiezen we de afwezigheidsoorzaken in Hailey die ziekte betekenen.
- Wijzigt er iets bij een medewerker, dan stuurt Hailey een webhook en haalt KoppelHet de afwezigheid van die persoon op.
- Aaneengesloten goedgekeurde ziektedagen worden één verzuimgeval met een eerste verzuimdag.
- Verandert de omvang per dag, dan gaat een wijziging van het percentage naar de arbodienst.
- Komt er een werkdag zonder ziekte, dan volgt de betermelding. Verwijderde dagen die al gemeld waren, worden een taak voor HR.
Waar je op let bij Hailey HR en Arbodienst (SIVI)
- Hailey kent geen ziekteperiode met een begin en einde. De API geeft per medewerker losse kalenderdagen terug. KoppelHet voegt aaneengesloten ziektedagen samen tot één verzuimgeval, waarbij weekenden en vrije dagen uit het rooster de reeks niet onderbreken.
- Elke afwezigheidsdag in Hailey heeft een omvang tussen nul en één, of een aantal minuten. Een omvang van 0,5 wordt bij de arbodienst vijftig procent verzuim. Verandert de omvang van de ene dag op de andere, dan krijgt de arbodienst een wijziging met die dag als ingangsdatum.
- De API levert zowel aangevraagde als goedgekeurde afwezigheid. Per dag staat of hij is goedgekeurd en wanneer. KoppelHet meldt alleen goedgekeurde dagen, zodat een aanvraag die nog bij de leidinggevende ligt niet al bij de arbodienst staat.
- Afwezigheidsoorzaken in Hailey hebben een naam en een categorie, die per bedrijf zijn ingericht. Bij de start kiezen we welke oorzaken ziekte zijn; vakantie, zorgverlof en andere oorzaken gaan nooit naar de arbodienst.
- Een webhook van Hailey bevat alleen het ID van de medewerker of het bedrijf, niet wat er veranderd is. KoppelHet haalt daarom de afwezigheid van die medewerker opnieuw op en vergelijkt die met wat al gemeld is. Een verdwenen ziektedag ziet KoppelHet zo ook.
- Een medewerker in Hailey kan meerdere dienstverbanden hebben, met een prioriteit voor overlappende periodes. De afwezigheid zelf noemt geen dienstverband, dus KoppelHet meldt het verzuim op het dienstverband met de hoogste prioriteit bij de Nederlandse werkgever.
- Het persoonlijke toegangstoken van Hailey is een jaar geldig en kan worden verlengd zonder dat het verandert. KoppelHet verlengt het op tijd, zodat de ziekmeldingen niet stilvallen. Welke gegevens het token ziet, hangt af van de rechten van de gebruiker die het aanmaakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet HR in Hailey een einddatum invullen?
Nee. Zolang er ziektedagen in de kalender staan, blijft het verzuim open. De eerste werkdag zonder ziekte wordt de hersteldatum.
Wat gebeurt er met ziekte die nog niet is goedgekeurd?
Die wacht. Pas na goedkeuring in Hailey gaat de ziekmelding naar de arbodienst.
Wat als een collega in Zweden ziek is?
Dan gebeurt er niets. Alleen medewerkers met een Nederlands dienstverband gaan naar de arbodienst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1) met een personal access token als bearer, verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend. GET /TimeOff met from en to; per medewerker timeOffDates met date, scope, minutes, isApproved, approvalDate en timeOffReasonId, en in de instellingen timeOffReasons met reason en timeOffCategory. Dienstverbanden via GET /Employments (priority). Webhooks met companyId of employeeId, in te stellen onder integraties in Hailey.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht) en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Employment met hoogste priority | Identificatie dienstverband | |
Eerste dag van de reeks | Datum eerste verzuimdag en verzuimgeval | |
scope (0 tot 1) per dag | Percentage verzuim | Maal honderd |
Eerste werkdag zonder ziekte | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
timeOffReasonId met timeOffCategory | Filter op ziekte | Gaat zelf niet mee |
Eigen veld in Hailey | Vangnet J/N |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → DATEV
Hailey HR DATEV koppeling: Duitse medewerkers en salarissen uit Hailey HR naar de Steuerberater