Identity en access management
Hailey HR Entra ID koppeling: gebruikers uit Hailey, met werkadres en vertrek op de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Hailey HR en Microsoft Entra ID krijgt elke medewerker uit Hailey een gebruiker in Entra ID, met naam, werkadres, telefoon, functie, afdeling, entiteit, locatie, startdatum, personeelsnummer en leidinggevende. KoppelHet maakt het werkadres volgens jullie naamgevingsregel, zet het terug in Hailey en schakelt het account uit op de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken en Microsoft 365 als werkplek hebben, maken accounts vaak nog met de hand aan, nadat HR een werkadres in Hailey heeft ingevuld.
- KoppelHet haalt na elke melding uit Hailey de hele medewerker op.
- Heeft de medewerker nog geen werkadres, dan maakt KoppelHet het volgens de naamgevingsregel en zet het terug in Hailey.
- KoppelHet maakt de gebruiker in Entra ID aan of werkt hem bij, en zet de teams om naar groepen.
- Voor vertrek op de laatste werkdag leest KoppelHet die datum uit Hailey en schakelt het account op die dag uit.
- Met Active Directory on-premise levert KoppelHet aan het domein, via een agent in jullie netwerk.
Waar je op let bij Hailey HR en Microsoft Entra ID
- Hailey maakt het werkadres van een nieuwe medewerker niet zelf. KoppelHet bepaalt het volgens jullie naamgevingsregel en zet het via de API in Hailey.
- Komen jullie accounts uit een eigen domein via Entra Connect, dan schrijft KoppelHet naar Active Directory.
- Hailey kent naast de laatste dag van het dienstverband ook een laatste werkdag, die door opgenomen vakantie eerder kan liggen. KoppelHet schakelt op de laatste werkdag uit als jullie dat willen.
- Een medewerker kan in Hailey meerdere functietitels en teams hebben, en Entra ID heeft één veld voor de functie. KoppelHet kiest de titel die jullie leidend vinden en zet de teams om naar groepen in Entra ID.
- Een melding van Hailey bevat alleen het id van de medewerker. KoppelHet haalt na elke melding de hele medewerker op. Wat de API teruggeeft, hangt af van de rechten van de gebruiker achter het token, dus die gebruiker krijgt alleen rechten op de velden voor het account.
- Het API-token van Hailey is een jaar geldig en te verlengen zonder dat het verandert. KoppelHet verlengt het op tijd, zodat de koppeling niet na een jaar ineens stopt met adressen terugzetten of vertrekkers uitschakelen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens naar Entra ID?
Nee. Alleen de velden voor het account; de tokengebruiker van KoppelHet heeft geen rechten op salaris.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1) met een personal access token (een jaar geldig, verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend). GET /Employees (companyEmail, titleIds, teamIds, managerEmployeeId, employmentStatus, lastWorkingDay, lastDayOfEmployment), PUT /Employee/{employeeId}/CompanyEmail voor het werkadres; webhooks met alleen employeeId of companyId. Naar Entra ID via Microsoft Graph (accountEnabled, groepen) of API-driven inbound provisioning.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
Company email | userPrincipalName en mail | |
Company email zonder domein | mailNickname | |
First name, last name, full name | givenName, surname, displayName | |
Work phone | businessPhones | |
Title | jobTitle | |
Department | department | |
Legal entity | companyName | |
Location | officeLocation | |
Employment number | employeeId | |
Manager | manager | |
Start date | employeeHireDate | |
lastWorkingDay | accountEnabled = false |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding