Payroll koppeling
Hailey HR Loket koppeling: dienstverbanden, oproepcontracten en goedgekeurd salaris uit Hailey in Loket
Met een koppeling tussen Hailey HR en Loket wordt elk dienstverband van een Nederlandse medewerker in Hailey een dienstverband in Loket, ook een oproepcontract, met opzegtermijn, uren en goedgekeurd salaris vanaf de ingangsdatum. Salarisvoorstellen die in Hailey nog op goedkeuring wachten, blijven buiten Loket tot ze zijn goedgekeurd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken, vaak vanuit Zweden ingericht, en hun Nederlandse medewerkers in Loket laten verlonen, voeren elk contract twee keer in. Oproepkrachten, tweede dienstverbanden en salarisvoorstellen die nog niet zijn goedgekeurd zorgen in Loket voor verkeerde of te vroege mutaties.
- Hailey meldt een gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt dienstverbanden, oproepcontracten en salarissen van die medewerker op.
- Een dienstverband bij de Nederlandse entiteit wordt een conceptwerknemer of een extra dienstverband in Loket.
- Het salarisbureau vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Goedgekeurde salarisregels gaan met hun ingangsdatum naar het loon in Loket.
- Een einddatum op het dienstverband beëindigt het dienstverband in Loket per de laatste dag van het dienstverband.
Waar je op let bij Hailey HR en Loket
- Hailey kent naast gewone dienstverbanden aparte oproepdienstverbanden met afgesproken periodes. Loket legt per dienstverband vast of het een oproepcontract is en of er opkomstplicht is. KoppelHet zet een oproepdienstverband uit Hailey met dat kenmerk in Loket; de opkomstplicht laat KoppelHet open voor het salarisbureau, omdat Hailey die niet vastlegt.
- Een salarisregel in Hailey kan een voorstel bevatten dat nog op goedkeuring wacht, voor een nieuw bedrag, een einde of een heractivering. KoppelHet stuurt alleen de goedgekeurde bedragen uit de salarishistorie naar Loket. Een voorstel komt pas in de loonrun als het in Hailey is goedgekeurd.
- Hailey kent salarissen per jaar, per maand, per twee weken en per uur. Loket verloont per maand, per vier weken of per week, of met een uurloon. Een jaar- of maandbedrag rekent KoppelHet om naar de periode van de administratie; een tweewekelijks salaris heeft in Loket geen tegenhanger en wordt een melding voor het salarisbureau.
- Eén medewerker kan in Hailey meerdere dienstverbanden tegelijk hebben, elk met een eigen prioriteit en voorwaarden. In Loket heeft een werknemer ook meerdere dienstverbanden. KoppelHet maakt per Hailey-dienstverband een eigen dienstverband bij dezelfde werknemer, zodat uren en loon niet bij elkaar worden opgeteld.
- De opzegtermijn staat in Hailey als getal met een eenheid, zoals maanden. Loket legt de opzegtermijn van werknemer en werkgever vast met een eigen tijdseenheid. KoppelHet neemt getal en eenheid samen over, zodat drie maanden in Hailey ook drie maanden in Loket is en geen drie dagen.
- Het adres staat in Hailey als één straatregel. Loket vraagt straat, huisnummer en toevoeging apart, met een korte toevoeging van maximaal vier tekens. KoppelHet splitst de regel en zet een adres dat niet eenduidig te splitsen is als controlepunt bij het concept.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de gewerkte uren van oproepkrachten ook mee?
Niet in de eerste versie: deze koppeling zet het dienstverband klaar. Gewerkte uren uit Hailey naar Loket kunnen later als uitbreiding.
Gaat het BSN uit Hailey mee?
Alleen als het persoonsnummer in Hailey voor Nederlanders het BSN bevat en de elfproef doorstaat. Anders vult het salarisbureau het aan.
Wat gebeurt er met een salarisvoorstel dat wordt afgewezen?
Niets in Loket. KoppelHet stuurt alleen goedgekeurde bedragen door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR via de REST API (api.haileyhr.app, OpenAPI v1) met een token. GET /Employees en /Employees/{employeeId} (streetAddress, postalCode, city, personalIdentityNumber, legalEntityId), GET /Employments (priority, startDate, endDate, lastWorkingDay, terms met noticePeriod, noticePeriodUnit, scopeHours, scopePercentage, employmentType, endOfFixedTerm), GET /CasualEmployments (contractedPeriods, status WillStart, Active of Ended) en GET /Salaries (payPeriod Yearly, Monthly, Biweekly of Hourly; history met date en amount; pendingApproval, pendingAmountApproval, pendingEndApproval).
- Loket via de REST API met OAuth - POST conceptemployees en een nieuw dienstverband bij een bestaande werknemer (isOnCallEmployment, hasOnCallAppearanceObligation, cancellationPeriodEmployee, cancellationPeriodTimeUnit), workinghours (deviatingHoursPerWeek), wages (grossWageType uur of periode) en PATCH terminate met de laatste dag.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employmentId | Dienstverband | Eén Loket-dienstverband per Hailey-dienstverband |
legalEntityId | Werkgever | |
firstName, lastName, dateOfBirth | Voornaam, voorvoegsel, achternaam en geboortedatum | |
streetAddress, postalCode, city | Straat, huisnummer, toevoeging, postcode en plaats | |
CasualEmployment | Dienstverband met kenmerk oproepkracht | |
terms.noticePeriod en noticePeriodUnit | Opzegtermijn met tijdseenheid | |
terms.scopeHours | Afwijkende uren per week | |
Salary history (date, amount) met payPeriod | Bruto loon per uur of per periode, met begindatum | |
endDate (dienstverband) | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding