Payroll koppeling
Hailey HR Nmbrs koppeling: Nederlandse collega's uit Hailey automatisch in Nmbrs
Met een koppeling tussen Hailey HR en Nmbrs gaan nieuwe medewerkers, salarissen, salaristypes en vertrekdatums van de Nederlandse entiteit uit Hailey naar het Nmbrs-bedrijf van die entiteit, in de periode waarin ze ingaan. Het salarisbureau krijgt de mutaties zonder Excel-lijst en houdt cao, pensioen en loonheffingskorting zelf in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Wie Hailey HR gebruikt voor de hele groep en de Nederlandse entiteit door een salarisbureau in Nmbrs laat verlonen, stuurt het bureau elke maand een overzicht uit Hailey. Het bureau rekent zelf om of een bedrag per jaar of per maand bedoeld is.
- HR werkt een Nederlandse medewerker bij in Hailey; Hailey meldt de wijziging aan KoppelHet.
- KoppelHet leest de medewerker met dienstverbanden en salarissen en kiest het Nmbrs-bedrijf op basis van de juridische entiteit.
- Nieuwe werknemers komen met adres, IBAN, BSN, dienstverband en uren in Nmbrs.
- Salarisbedragen gaan omgerekend naar de Nmbrs-periode van hun datum.
- Vóór de aanleverdatum ziet het bureau in het platform welke mutaties niet konden worden verwerkt.
Waar je op let bij Hailey HR en Nmbrs
- Hailey kent vier betaalperiodes voor een salaris, waaronder om de twee weken. Een Nmbrs-bedrijf verloont per maand of per vier weken. KoppelHet rekent het bedrag uit Hailey om naar de periode van het Nmbrs-bedrijf, en een uurbedrag gaat als uurloon.
- Elk salaris in Hailey hoort bij een salaristype dat de organisatie zelf benoemt. Nmbrs werkt met looncomponenten. Een vertaaltabel tussen salaristype en looncomponent bepaalt waar een bedrag landt; een onbekend type wordt een melding aan het bureau.
- Hailey onderscheidt de laatste werkdag van de laatste dag van het dienstverband. Voor Nmbrs telt de laatste dag van het dienstverband als datum uit dienst; de laatste werkdag gebruikt de koppeling niet, zodat bijvoorbeeld een periode met vrijstelling van werk gewoon wordt doorbetaald.
- Hailey kent naast vaste dienstverbanden ook losse dienstverbanden met gecontracteerde periodes. Die passen niet vanzelf op een vast rooster in Nmbrs; KoppelHet zet ze alleen door als per klant is afgesproken hoe het bureau ze verloont, en meldt ze anders.
- Elke medewerker in Hailey hoort bij een juridische entiteit. Die entiteit bepaalt in welk Nmbrs-bedrijf de werknemer komt. Medewerkers van Zweedse of Noorse entiteiten ziet de koppeling wel, maar schrijft ze nooit naar Nmbrs.
- Salarissen in Hailey zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste rol. Het token voor de koppeling hoort bij een eigen gebruiker met die rol; KoppelHet verlengt het token, dat een jaar geldig is, ruim voor het verloopt.
- Hailey meldt alleen welk id is gewijzigd. Omdat een bedrijfsmelding ook een nieuwe kostenplaats of afdeling kan betekenen, vergelijkt KoppelHet na zo'n melding de organisatiegegevens met wat in Nmbrs bekend is en meldt het bureau wat ontbreekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat blijft bij het salarisbureau?
De Nederlandse inrichting en de loonrun. De koppeling levert de HR-mutaties uit Hailey en overschrijft cao, pensioen en loonheffingskorting niet.
Kan de loonstrook uit Nmbrs terug in Hailey?
Hailey heeft een endpoint om documenten in de map van een medewerker te zetten. Dat kan later als uitbreiding; de eerste versie gaat alleen van Hailey naar Nmbrs.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey wordt gelezen via de Hailey HR API (v1) met een personal access token (bearer, een jaar geldig, te verlengen met POST /PersonalAccessToken/Extend). Endpoints GET /Employees (legalEntityId, costCenterId, iban, personalIdentityNumber, scopeHours, lastDayOfEmployment, lastWorkingDay), /Employments, /CasualEmployments, /Salaries (payPeriod, history, salaryTypeName) en /Company/SalaryTypes. Webhooks als POST met companyId of employeeId.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en een login op werkgeversniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
employmentNumber | Personeelsnummer | |
Naam, geslacht, geboortedatum | Persoonsgegevens | |
Adres | Adres | |
iban | IBAN | |
personalIdentityNumber | BSN | Afspreken bij de start |
legalEntityId | Nmbrs-bedrijf | Eén Nmbrs-bedrijf per Nederlandse entiteit |
dateOfJoining en lastDayOfEmployment | Datum in en uit dienst | |
scopeHours | Uren per week | |
Salarisbedrag met payPeriod en datum | Salaris met ingangsperiode | |
salaryTypeName | Looncomponent | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding