HR naar ITSM
Hailey HR TOPdesk koppeling: locaties als vestigingen, kostenplaats en leidinggevende, met meldingen voor start en laatste werkdag
Met een koppeling tussen Hailey HR en TOPdesk staat iedere medewerker uit Hailey als persoon in TOPdesk, met locatie, afdeling, kostenplaats en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een melding voor elke nieuwe collega en voor elke laatste werkdag. KoppelHet reageert op de webhooks van Hailey en haalt daarna de volledige medewerker op.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Hailey HR gebruiken en TOPdesk voor IT en facilitair, voeren nieuwe collega's vaak twee keer in. Bij een vertrek merkt de servicedesk pas na de laatste werkdag dat er een laptop moest worden ingeleverd, omdat het einde van het dienstverband later valt dan de dag dat iemand echt stopt.
- HR maakt de medewerker in Hailey aan met locatie, afdeling, kostenplaats en leidinggevende.
- Hailey stuurt een webhook met het id van de medewerker. KoppelHet haalt de medewerker op en zet de persoon in TOPdesk.
- Vier weken voor de startdatum komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van de locatie.
- Een wijziging van locatie, afdeling, kostenplaats of leidinggevende past de persoon in TOPdesk aan.
- Een week voor de laatste werkdag komt de offboardingmelding. Na het einde van het laatste dienstverband wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Hailey HR en TOPdesk
- Hailey houdt per medewerker een laatste werkdag bij die eerder kan vallen dan het einde van het dienstverband, bijvoorbeeld als iemand zijn laatste weken vakantie opneemt. De offboardingmelding in TOPdesk richt zich op die laatste werkdag, en archiveren gebeurt pas na het einde van het dienstverband.
- Een locatie in Hailey heeft een adres, postcode, plaats, land en telefoonnummer. KoppelHet maakt daar vestigingen in TOPdesk van met hetzelfde adres, zodat een bezorging voor een nieuwe collega naar het goede kantoor gaat.
- In Hailey kan een medewerker invallen voor een collega, en dat staat als verwijzing naar die collega in het dienstverband. KoppelHet noemt in de onboardingmelding voor wie iemand invalt, zodat de servicedesk dezelfde toegang klaarzet als die collega heeft.
- Hailey berekent de status van een dienstverband uit de datums, zoals Will join of In service, en die status verandert vanzelf als de dagen verstrijken. Een webhook komt daar niet bij. KoppelHet vergelijkt daarom elke nacht, zodat een persoon op de startdatum actief wordt in TOPdesk.
- Bij een tijdelijk contract geeft Hailey het einde van de vaste termijn. KoppelHet zet die datum in de onboardingmelding, zodat de servicedesk weet tot wanneer een tijdelijke kracht een laptop nodig heeft.
- Wat de API van Hailey teruggeeft, hangt af van de rechten van de gebruiker achter het token, en bevat ook bankgegevens en persoonsnummer. KoppelHet neemt die velden nooit over naar TOPdesk en laat de tokengebruiker zonder rechten op salarissen.
- Het persoonlijke toegangstoken van Hailey is een jaar geldig en kan worden verlengd zonder dat de waarde verandert. KoppelHet verlengt het op tijd; zonder verlenging zou TOPdesk na een jaar stil achterlopen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hailey heeft een integratie met Entra ID. Is die niet genoeg?
Die regelt accounts in de cloud, niet personen, vestigingen en meldingen in TOPdesk. Beide kunnen naast elkaar draaien.
Wat als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft?
Hailey geeft elk dienstverband een prioriteit. KoppelHet gebruikt het dienstverband met de hoogste prioriteit voor locatie en afdeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Hailey HR API (v1, api.haileyhr.app) met een personal access token (verlengen via POST /PersonalAccessToken/Extend). GET /Employees met employmentNumber, companyEmail, workPhone, titleIds, departmentId, locationId, costCenterId, managerEmployeeId, employmentStatus (berekend, bijvoorbeeld In service of Will join), lastWorkingDay, lastDayOfEmployment, fixedTermType, endOfFixedTerm en substitutingForEmployeeId; GET /Company voor locaties (name, address, postalCode, city, country, phone), afdelingen en kostenplaatsen. Webhooks bij wijzigingen van bedrijf of medewerker, met alleen het id.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: vestigingen en personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, budgetHolder, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Hailey HR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employmentNumber | employeeNumber | Automatisch of handmatig gezet in Hailey |
firstName en lastName | firstName en surName | |
companyEmail en workPhone | email en phoneNumber | |
titleIds (leidende titel) | jobTitle | |
locationId (naam en adres via /Company) | branch | |
departmentId | department | |
costCenterId | budgetHolder | |
managerEmployeeId | manager | |
lastWorkingDay | targetDate van de offboardingmelding | |
lastDayOfEmployment | employmentTerminationDate en archiveren |
Gerelateerd
Hailey HR → Active Directory
Hailey HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts uit Hailey, met afloop op de laatste werkdag
Hailey HR → ADP iHCM
Hailey HR ADP iHCM koppeling: goedgekeurde salarissen en einde dienstverband naar de Nederlandse ADP-payroll
Hailey HR → AFAS Profit
Hailey HR koppelen met AFAS: dienstverband, omvang en salaris naar de Nederlandse salarisadministratie
Hailey HR → Arbodienst (SIVI)
Hailey HR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziektedagen uit de Hailey-kalender als verzuimmelding